Căn cứ tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 01/2018/TT-VPCP quy định như sau:
Xây dựng quy trình nội bộ, quy trình điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính
1. Nguyên tắc xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính
a) Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia vào hoạt động của các đơn vị, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước
b) Bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật và thực tiễn triển khai tại đơn vị.
2. Xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết cấp bộ
a) Cơ quan, đơn vị chuyên môn chủ trì phối hợp với các đơn vị, đơn vị có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính đối với toàn bộ các thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết và gửi hồ sơ trình (gồm Tờ trình, dự thảo Quyết định phê duyệt) đến Văn phòng bộ, đơn vị ngang bộ.
b) Căn cứ vào Quyết định công bố của bộ, đơn vị ngang bộ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, Phòng có chức năng thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng bộ, đơn vị ngang bộ chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng bộ, đơn vị ngang bộ kiểm soát về cách thức, nội dung quy trình nội bộ trước khi trình Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị ngang bộ phê duyệt.
3. Xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết cấp tỉnh, huyện, xã
a) Cơ quan, đơn vị chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủ trì phối hợp với các đơn vị, đơn vị có liên quan rà soát, xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết của cấp tỉnh, huyện, xã và gửi hồ sơ trình (gồm Tờ trình, dự thảo Quyết định phê duyệt) đến Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
b) Căn cứ vào Quyết định công bố của bộ, đơn vị ngang bộ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, Phòng có chức năng thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kiểm soát về cách thức, nội dung quy trình trước khi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt.
4. Trên cơ sở nội dung quy trình nội bộ được phê duyệt, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị ngang bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo việc xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại phần mềm của Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh để áp dụng thống nhất tại bộ, ngành, địa phương.
Vì vậy theo hướng dẫn trên nguyên ắc xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính:
– Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia vào hoạt động của các đơn vị, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
– Bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật và thực tiễn triển khai tại đơn vị.
Nội dung báo cáo về tình hình, kết quả thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính gồm những gì?
Căn cứ tại Điều 11 Thông tư 01/2018/TT-VPCP quy định như sau:
– Báo cáo về tình hình, kết quả thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông bao gồm những nội dung chính sau:
+ Tình hình triển khai Nghị định 61/2018/NĐ-CP .
+ Tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ, ngành, địa phương.
+ Tình hình công bố danh mục thủ tục hành chính tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa; danh mục thủ tục hành chính tiếp nhận trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
+ Tình hình, kết quả thực hiện đánh giá về việc giải quyết thủ tục hành chính.
+ Tình hình, kết quả đề xuất các thủ tục hành chính thực hiện liên thông (nếu có).
+ Nội dung khác theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hoặc đề nghị của Văn phòng Chính phủ.
Nguyên tắc, cách thức ghi, sử dụng các loại biểu mẫu và lưu trữ các báo cáo, hồ sơ, sổ sách thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thế nào?
Căn cứ tại Điều 10 Thông tư 01/2018/TT-VPCP quy định nguyên tắc, cách thức ghi, sử dụng các loại biểu mẫu và lưu trữ các báo cáo, hồ sơ, sổ sách thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính như sau:
– Các loại biểu mẫu quy định tại khoản 1 Điều 18 Thông tư 01/2018/TT-VPCP phải đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu sau:
+ Được ghi trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử, có thể in ra và bảo đảm tra cứu được.
+ Các thông tin về thủ tục hành chính tại biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01), sổ theo dõi hồ sơ (Mẫu số 06) được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính; các thông tin về người dân, doanh nghiệp được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
+ Ngoài các thông tin được tích hợp tự động, cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải điền trọn vẹn, rõ ràng, chính xác nội dung yêu cầu trong các biểu mẫu.
+ Được ký số theo hướng dẫn hiện hành của pháp luật về chữ ký số.
– Trường hợp bộ, ngành, địa phương chưa hoàn thành việc xây dựng Hệ thống thông tin một cửa điện tử thì cán bộ, công chức, viên chức có thể sử dụng biểu mẫu, sổ giấy đảm bảo các điều kiện sau:
+ Sổ được mở theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ; người đứng đầu Bộ phận Một cửa ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
+ Sổ phải ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, có số trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng.
+ Số phải được ghi liên tục từ số 01 đến hết năm; trong trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác, thì phải lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được ghi từ số 01.
+ Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải in và điền trọn vẹn, rõ ràng, chính xác nội dung yêu cầu trong biểu mẫu.
– Việc lưu trữ các báo cáo, hồ sơ, sổ sách được thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan.