Quy trình 5S là gì?
5S là một hệ thống tổ chức ko gian để công việc mang thể được thực hiện cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi công tác sạch sẽ – qua đó giúp mọi người công tác dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn.
Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật:
- Seiri (整理): Sàng lọc.
- Seiton (整頓): Sắp xếp.
- Seiso (清掃): Sạch sẽ.
- Seiketsu (清潔): Săn sóc
- Shitsuke (躾); Sẵn sàng.
Trong tiếng Anh, 5S thường được dịch thành:
- Type.
- Straighten/ Set in Order.
- Shine.
- Standardize.
- Maintain.
Mỗi chữ S uỷ quyền cho một phần của quy trình năm bước – nhằm mục tiêu cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp.
Mục tiêu của 5S là gì?
Phương pháp 5S của Nhật Bản ra đời với mục đính tăng cường hiệu quả công việc – với trọng tâm chính là cải tiến môi trường công tác. Điều này mang thể đạt được bằng cách tổ chức sắp xếp logic; những dụng cụ và vật liệu được đặt ở những vị trí thuận tiện cho những đối tượng cần sử dụng tới và thích hợp với tần suất sử dụng, v.v… Ko gian được làm sạch thường xuyên. Làm sạch và tổ chức trở thành thói quen của viên chức. Lúc được vận dụng đúng cách, 5S sẽ làm cho quy trình doanh nghiệp trở thành an toàn và hiệu quả hơn.
Mối quan hệ giữa quy trình 5S và Kaizen
Kaizen (改善) là một khái niệm trong gia công tinh gọn (Lean) – mang tức thị “cải tiến liên tục”. Trong đó, doanh nghiệp sẽ ko ngừng tìm ra những thay đổi nhỏ nhằm cải tiến quy trình theo thời kì. Để làm được điều này, mọi viên chức đều phải tham gia thông qua việc nỗ lực gia tăng hiệu quả công việc hằng ngày.
Giống như Kaizen, mục tiêu của 5S cũng là cải tiến quy trình công tác, nhưng phương thức thực hiện của 5S là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5S tạo cơ sở nền tảng cho doanh nghiệp vận dụng quy trình Kaizen. Một lúc hình thành hệ thống tổ chức công việc, doanh nghiệp mang thể dễ dàng tìm kiếm những thời cơ cải tiến hơn.
Nguồn gốc của 5S
Quy trình 5S được ứng dụng lần đầu trong Hệ thống Gia công Toyota (TPS) bởi hàng ngũ lãnh đạo nhà hàng vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này – còn được biết tới với tên gọi Gia công tinh gọn (Lean manufacturing) – ra đời nhằm mục tiêu gia tăng giá trị của sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng. Điều này mang thể được thực hiện bằng cách xác định và loại bỏ những phần ko cấp thiết trong quá trình gia công.
Quy trình Gia công tinh gọn sử dụng một loạt những dụng cụ như: 5S, Six Sigma, kaizen, kanban, gemba, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được xem là một phần nền tảng của Hệ thống Gia công Toyota – cho tới lúc nơi công tác hoàn toàn sạch sẽ và mang tổ chức, thì việc duy trì hiệu quả công tác là vô cùng khó khăn. Một ko gian bừa bộn, lộn xộn là nguyên nhân dẫn tới sơ sót, gia công chậm lại, thậm chí là tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn công việc và tác động tiêu cực tới doanh nghiệp.
Bằng cách hình thành một cơ sở nền tảng mang hệ thống, doanh nghiệp sẽ mang thể đảm bảo quá trình gia công diễn ra đúng như mong muốn.
Tiện lợi của 5S
Sau đây là một số thuận tiện chính lúc ứng dụng quy trình 5S:
- Quản lý thời kì tốt hơn – Loại bỏ những vật dụng ko cấp thiết, sắp xếp lại những dụng cụ quan yếu sẽ giúp loại bỏ tình trạng đồ đoàn lộn xộn. Người lao động sẽ phải dành ít thời kì hơn để tìm những đồ sử dụng cấp thiết – thay vào đó, họ mang thể tập trung công tác hiệu quả hơn.
- Ít tiêu hao ko gian – Bằng cách bỏ bớt những đồ sử dụng ko cấp thiết, bạn sẽ mang được ko gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn. Việc tận dụng tối đa ko gian công tác và nguồn lực sẽ góp phần tối đa lợi nhuận doanh nghiệp.
- Giảm tỷ lệ thương tật – Thường xuyên sắp xếp và thu dọn sẽ góp phần giảm bớt nguy cơ tai nạn lúc người lao động di chuyển tìm đồ.
- Giảm thời kì ko sử dụng thiết bị – Lúc những dụng cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, quá trình bảo trì sẽ trở thành đơn thuần hơn nhiều, và những hỏng hóc to mang thể được ngăn chặn hoàn toàn.
- Cải thiện tính nhất cửa hàng và chất lượng – Việc tiêu chuẩn hóa quy trình công tác giúp hạn chế đáng kể sơ sót và cải thiện năng suất công tác. Trên thực tiễn, nhiều doanh nghiệp kiểm tra rất cao tầm quan yếu của ứng dụng quy trình 5S trong quản lý chất lượng.
- Tăng ý thức viên chức – Lúc nguyên tắc 5S được vận dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng. Từ đó, họ sẽ cảm thấy tự hào về công việc của mình và sử dụng rộng rãi đóng góp cho nhà hàng.
Những thuận tiện trên đây của việc vận dụng quy trình 5S đã được ghi nhận tại nhiều tổ chức khác nhau. Lấy ví dụ, ĐH Georgia khởi đầu lên kế hoạch chương trình tinh gọn vào năm 2009. Bằng cách ứng dụng mô hình 5S, họ đã giảm được khoảng cách di chuyển để xử lý nguồn cung tới 83%, tiết kiệm từ 7.000-10.000 đô la mức giá lao động mỗi năm. (Nguồn: copphaviet.com/)
Tương tự, một bệnh viện đã sử dụng nguyên tắc 5S để giảm 37% thời kì chuẩn bị trong phòng mổ, cũng như giảm 70% số lượng dụng cụ cấp thiết cho một số quy trình. Về mặt tài chính, bệnh viện đã tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu USD mỗi năm. (Nguồn: Journal for Healthcare High quality, tập 37, bản số 5)
Đọc thêm: Quản trị hiệu suất – Phương pháp thành công của doanh nghiệp
Nội dung quy trình 5S
Quy tắc 5S của người Nhật bao gồm những nội dung chính sau:
Tên tiếng NhậtTên tiếng ViệtÝ nghĩa1. Seiri (整理)Sàng lọcLoại bỏ những vật dụng ko cấp thiết trong khu vực công tác2. Seiton (整頓)Sắp xếpTổ chức và sắp xếp ko gian lưu trữ3. Seiso (清掃)Sạch sẽLàm sạch và kiểm tra khu vực công tác thường xuyên4. Seiketsu (清潔)Săn sócÁp dụng 5S vào quy trình công tác tiêu chuẩn5. Shitsuke (躾)Sẵn sàngGiao trách nhiệm, theo dõi tiến độ và tiếp tục chu trình
1. Sàng lọc
Bước trước hết của quy trình 5S bao gồm việc xem xét lại tất cả những dụng cụ, đồ đoàn, vật liệu, thiết bị, v.v… trong khu vực công tác – từ đó xác định những gì cấp thiết và những gì mang thể được loại bỏ. Để thực hiện hiệu quả bước này, bạn mang thể tự đặt ra những câu hỏi như sau:
- Mục tiêu của món đồ này là gì?
- Lần cuối cùng sử dụng tới món đồ này là lúc nào?
- Tần suất sử dụng dụng cụ này?
- Ai sử dụng?
- Nó mang thực sự cần phải ở đây ko?
Trả lời những câu hỏi trên đây sẽ là cơ sở giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Ko gian công tác sẽ trở thành tốt hơn lúc bỏ đi những vật dụng ko cấp thiết, hoặc những vật dụng ko thường xuyên được sử dụng. Những thứ này sẽ chỉ gây tốn ko gian và cản trở hiệu quả công tác.
Cần lưu ý rằng, người thích hợp nhất để kiểm tra sự cấp thiết của một vật dụng là những viên chức trực tiếp công tác trong ko gian đó. Lúc đã xác định danh sách những vật dụng ko cấp thiết, bước tiếp theo là xem xét những giải pháp sau:
- Chuyển những vật dụng này sang phòng ban khác.
- Tái chế / vứt bỏ / bán những món đồ này.
- Đưa vào lưu kho.
Đối với những trường hợp giá trị của vật dụng ko thể xác định cứng cáp – ví dụ: một dụng cụ ko được sử dụng vừa qua, nhưng mang thể cần tới trong tương lai – phương pháp gắn thẻ đỏ (purple tagging) mang thể được vận dụng. Trên thẻ, người sử dụng sẽ điền thông tin cụ thể như:
- Vị trí.
- Mô tả chức năng.
- Tên người sử dụng.
- Ngày dán thẻ.
Sau đó, dụng cụ này sẽ được đặt trong “khu vực thẻ đỏ” (purple tag space) cùng với những vật dụng nghi vấn khác. Nếu sau khoảng thời kì được chỉ định (mang thể là 1-2 tháng) mà vẫn ko cần sử dụng tới, bạn mang thể an tâm loại bỏ món đồ đó khỏi ko gian công tác.
Mẹo hữu ích: Bạn mang thể đặt lời nhắc – trên điện thoại, máy tính, hoặc dán đâu đó trong ko gian công tác – để ko quên kiểm tra lại khu vực thẻ màu đỏ lúc tới hạn.
2. Sắp xếp
Một lúc đã sàng lọc những vật dụng ko cấp thiết, doanh nghiệp mang thể sắp xếp cho những đội nhóm hợp tác đưa ra chiến lược phân loại những hạng mục còn lại – bằng cách giải quyết những câu hỏi sau:
- Những ai (hoặc khu vực) cần sử dụng những vật dụng nào?
- Lúc nào cần sử dụng tới những vật dụng này?
- Dụng cụ nào được sử dụng thường xuyên nhất?
- Mang cần phân loại vật dụng theo nhóm ko?
- Vị trí để đồ nào sẽ là thông minh nhất?
- Một số vị trí mang thích hợp với người lao động hơn những vị trí khác ko?
- Một số vị trí mang góp phần giảm bớt đi lại ko cấp thiết ko?
- Mang cần nhiều thùng chứa hơn để giữ đồ đoàn ngăn nắp ko?
Ở thời đoạn này, doanh nghiệp nên xác định cách sắp xếp nào là thông minh nhất. Để làm được việc này, bạn sẽ cần tính tới những công việc cần làm, tần suất thực hiện, ko gian cấp thiết để di chuyển, v.v…
Mẹo hữu ích: Để đạt được mục tiêu của 5S, hãy đặc trưng xem xét cách xếp đặt và tổ chức của một khu vực mang thể làm tăng / giảm thời kì chờ đợi, di chuyển và vận chuyển ko cấp thiết thế nào.
3. Sạch sẽ
Thu vén là một trong những khâu dễ bị bỏ qua, đặc trưng ở những thời khắc công việc bận rộn. Bước này của mô hình 5S tập trung vào việc thu dọn khu vực công tác – lau dọn, quét bụi, làm sạch bề mặt, chứa bớt vật dụng, v.v…
Ngoài vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ (Seiso) còn liên quan tới việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện những vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là cơ sở giúp giảm tiêu hao thời kì, ngăn ngừa suy giảm lợi nhuận do công việc bị gián đoạn.
Sạch sẽ (Seiso) là bước tối quan yếu trong quy trình 5S, và ko chỉ thuộc về trách nhiệm của viên chức vệ sinh. Mọi cá nhân đều phải thu dọn ko gian công tác của mình mỗi ngày. Bằng cách này, viên chức của bạn sẽ mang thời cơ phát huy ý thức tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và gắn bó với nhà hàng hơn.
Mẹo hữu ích: Hãy đảm bảo mọi viên chức biết thu dọn ko gian công tác đúng cách. Cấp quản lý cần hướng dẫn viên chức – đặc trưng là người mới – nên sử dụng chất tẩy rửa nào, nơi chứa giữ vật liệu làm sạch, cách vệ sinh thiết bị, đặc trưng nếu đó là thiết bị dễ hư hỏng.
4. Săn sóc
Một vấn đề thường gặp lúc vận dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp – đó là mọi người rất hào hứng làm theo lúc ban sơ, nhưng rồi sau đó lại “đâu vào đấy”. Săn sóc (Seiketsu) là bước tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả của mô hình này. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa những hoạt động này thành thói quen chung – bằng cách thường xuyên giao nhiệm vụ, lên thời khắc biểu và đăng thông tin hướng dẫn.
Tùy thuộc vào ko gian công tác, doanh nghiệp mang thể cân nhắc sử dụng guidelines 5S hàng ngày. Một lộ trình được niêm yết sẽ cho mọi viên chức biết tần suất phải thực hiện những công việc thu dọn nhất định, cũng như ai chịu trách nhiệm cụ thể gì.
Ban sơ, viên chức sẽ cần nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5S. Nhưng với thời kì, mọi thứ sẽ trở thành thông lệ, và mô hình 5S sẽ trở thành quy chuẩn chung của doanh nghiệp.
Mẹo hữu ích: Doanh nghiệp mang thể tận dụng những dấu hiệu trực quan như: bảng hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn… để hướng dẫn viên chức thực hiện theo quy trình 5S mà ko cần phải nhắc nhở.
5. Sẵn sàng
Sau lúc vận dụng quy trình tiêu chuẩn 5S thành công, doanh nghiệp phải liên tục duy trì những quy trình đó và tiến hành cập nhật lúc cấp thiết. Từ cấp quản lý cho tới viên chức gia công, kho bãi, văn phòng… đều phải tham gia công việc này. Sẵn sàng (Shitsuke) là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Cùng với thời kì, doanh nghiệp sẽ khởi đầu nhận thấy những kết quả tích cực do quy trình này mang lại.
Mẹo hữu ích #1: Để duy trì thực hiện 5S, hãy đảm bảo tất cả viên chức mới (cũng như viên chức chuyển phòng) được huấn luyện về những quy trình 5S trong khu vực của họ.
Mẹo hữu ích #2: Hãy làm cho mọi thứ trở thành thú vị. Nghiên cứu cách những nhà hàng khác đang ứng dụng hệ thống 5S để mang ý tưởng cải thiện quy trình công tác và giữ chân viên chức tốt hơn.
Triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp
Khái niệm 5S nghe qua mang vẻ khá đơn thuần, nhưng vận dụng trong thực tiễn lại vô cùng khó khăn. Doanh nghiệp cần khởi đầu với từng bước thực tiễn như: quyết định phòng ban và cá nhân nào sẽ tham gia, huấn luyện thế nào, sử dụng dụng cụ nào để tương trợ quá trình thực hiện. Xác định càng yếu tố sẽ giúp đẩy nhanh hiệu quả triển khai 5S.
Đối tượng nào nên ứng dụng quy trình 5S?
Lúc một phòng ban doanh nghiệp khởi đầu thực hiện 5S, cấp nhà quản lý và tất cả viên chức khác cũng cần tham gia. Bằng ko, điều này mang thể dẫn tới tình trạng nhầm lẫn, hoặc lộn xộn mà ko ai muốn phải chịu trách nhiệm.
Một số cá nhân sẽ đóng vai trò quan yếu hơn trong thực hiện quy trình 5S so với những người khác. Căn cứ, những điều phối viên sẽ phụ trách việc cài đặt và duy trì dán nhãn 5S, theo dõi nhiệm vụ được giao, hoặc giới thiệu viên chức mới vào hệ thống này. Tuy nhiên, điều quan yếu là mọi người phải thay đổi tư duy theo quy trình mới, làm sao để cách công tác này trở thành một phần công việc hàng ngày.
Một lưu ý cần nhớ khác là lãnh đạo nhà hàng cần tích cực tham gia vào quy trình 5S, đặc trưng lúc vận dụng trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp. Lúc viên chức thấy cấp trên thực hiện nghiêm túc, họ cũng sẽ mang động lực hành động tương tự hơn.
Huấn luyện quy trình 5S
Bất kỳ ai tham gia vào quy trình 5S đều cần được huấn luyện – mang thể trong môi trường lớp học và / hoặc thông qua hoạt động thực hiện. Để viên chức hiểu lý do và tầm quan yếu của quy trình mới, họ cần được gửi tới thông tin sơ lược về lịch sử hình thành của 5S, những thành phần và thuận tiện mang lại.
Mỗi doanh nghiệp và phòng ban sẽ mang những đặc thù khác nhau. Vì vậy, trong quá trình thực hiện 5S tại nơi công tác, cần phải liên tục kiểm tra để tìm ra cách vận dụng quy trình đạt hiệu quả cao nhất.
5S & Những dụng cụ quản lý trực quan
Một thuận tiện quan yếu của 5S là làm cho ko gian công tác sạch sẽ hơn – và do đó dễ dàng hoàn thành công việc hơn. Những dụng cụ quản lý trực quan như: nhãn, dấu sàn, dấu tủ và kệ, bảng bóng… sẽ tỏ ra rất hữu ích cho mục tiêu nêu trên. Mặt khác, những dụng cụ này còn góp phần đảm bảo sự ngăn nắp của ko gian công tác.
Những dụng cụ trực quan được sử dụng phổ thông trong 5S mang thể kể tới như:
- Băng đánh dấu sàn: Băng đánh dấu sàn mang thể được sử dụng để phác thảo những ô công tác, đánh dấu những vị trí đặt thiết bị, hoặc làm vượt trội những mối nguy hiểm. Loại băng này mang nhiều màu sắc và hoa văn khác nhau, và mang thể được sử dụng trên kệ, bàn công tác, tủ cũng như những bề mặt khác.
- Nhãn và Dấu hiệu: Doanh nghiệp lúc thực hiện quy trình 5S mang thể sử dụng văn bản, màu sắc và biểu tượng để truyền tải thông tin cấp thiết (ví dụ: trong ngăn kéo mang chứa gì, những mối nguy hiểm cần phòng tránh, hoặc nơi chứa giữ vật dụng…).
Doanh nghiệp mang thể lựa sắm sử dụng một số hoặc toàn bộ những dụng cụ trực quan này. Tất cả đều giúp đạt được mục tiêu: “Một nơi cho mọi thứ, và mọi thứ ở đúng vị trí của nó”. Mặt khác, chúng còn giúp bạn xác định rõ ràng mọi thứ thuộc về đâu, tránh tình trạng đồ đoàn lộn xộn ngổn ngang.
Vai trò của viên chức trong quy trình 5S
Sự tham gia của viên chức là yêu cầu nên để thực hiện 5S thành công. Cấp lãnh đạo cần đảm bảo mọi viên chức được tham gia vào sắp như tất cả những thời đoạn trong quy trình 5S (ví dụ: quyết định việc gắn thẻ đỏ cho những đồ sử dụng ko cấp thiết). Cũng cần mang một hàng ngũ chịu trách nhiệm kiểm tra, tiến hành thực hiện và kiểm tra ưu – nhược điểm của quy trình ngày nay.
Mentoring và coaching là công việc ko thể thiếu nhằm đảm bảo mục tiêu nêu trên. Viên chức sẽ ko thể hiểu và tuân thủ những nguyên tắc 5S nếu họ ko hiểu được phương pháp và mục tiêu cuối cùng. Họ cần phải hiểu rõ giá trị của 5S như một “dụng cụ” – thay vì chỉ đơn thuần là một triết lý. Lúc đó, họ sẽ khởi đầu tin tưởng vào những quá trình liên quan, cải thiện hiệu quả, chất lượng và tính linh hoạt trong công việc.