Quy trình đánh giá nhà gửi tới theo ISO
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu đơn vị áp dụng cần phải tiến hành đánh giá nhà gửi tới nhưng lại không đưa ra những quy trình đánh giá cụ thể. Việc không đưa ra quy trình đánh giá nhà gửi tới cụ thể có thể giúp đơn vị áp dụng linh động trong việc đưa ra quy trình riêng để phù hợp với điều kiện và ngành hàng của mình nhưng mặt trái là có thể gây bối rối cho đơn vị triển khai.
Để giúp doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho việc đánh giá nhà gửi tới thì iRTC xin được chia sẻ về quy trình 10 bước đánh giá nhà gửi tới theo ISO giúp doanh nghiệp có thể dựa vào và xây dựng quy trình riêng cho mình.
Bước 1. Xây dựng các tiêu chí đánh giá
Về bản chất thì việc đánh giá nhà gửi tới là kiểm tra nhà gửi tới có đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp được không sau đó là so sánh với các nhà gửi tới khác từ đó chọn ra đơn vị phù hợp nhất với doanh nghiệp. Do đó thì bước đầu tiên trong quy trình đánh giá nhà gửi tới theo ISO đó là xây dựng các điều kiện, tiêu chí đánh giá.
Các tiêu chí đánh giá và điều kiện này sẽ phụ thuộc vào ngành hàng, điều kiện và và các yêu cầu của doanh nghiệp. Một số điều kiện phổ biến thường được áp dụng là chất lượng hàng hóa nguyên vật liệu, thời gian giao hàng, giá cả, trách nhiệm xã hội, xử lý môi trường, đạo đức, điều kiện thanh toán, năng lực gửi tới, quy chuẩn đóng gói, cách thức bảo quản, các yêu cầu đặc biệt, tính bền vững của nhà gửi tới, các tiêu chuẩn đã đạt, …
Bước 2. Tìm và danh sách các nhà gửi tới tiềm năng
Với sự nở rộ của Internet thì giờ đây việc tìm kiếm nhà gửi tới trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Doanh nghiệp có thể tìm nhà gửi tới thông qua Internet, quảng cáo, thư chào hàng, hồ sơ chứng từ cũ của doanh nghiệp,…
Bước 3. Yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực
Khi đã tìm được nhà gửi tới, doanh nghiệp cần liên hệ để yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực. Mặt khác thì doanh nghiệp cũng có thể nghiên cứu và hỏi thêm về những yêu cầu đặc biệt khác. Những thông tin này sẽ được dùng trong phần lớn quá trình đánh giá nhà gửi tới.
Bước 4. Đánh giá nhà gửi tới
Dựa vào những thông tin đã thu thấp, doanh nghiệp cần đánh giá xem nhà gửi tới có thể đáp ứng các tiêu chí đã được đặt ra hay chưa cũng như loại bỏ những nhà gửi tới chưa đạt yêu cầu.
Bước 5. Báo cáo đánh giá
Sau khi có được danh sách những nhà gửi tới thì bộ phận đánh giá sẽ cần sắp xếp các thông tin và và chuyển hóa các dữ liệu thành các thông tin có ích và dễ truyền tải hơn. Việc lập báo cáo đánh giá cũng giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể thuận lợi chọn ra được nhà gửi tới tốt nhất.
Bước 6. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Khi đã chọn ra được nhà gửi tới phù hợp nhất, doanh nghiệp sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng.
Việc đàm phán có mục tiêu chính đó là thiết lập các tiêu chí giữa 2 bên, chi phí và những điều kiện khác trước khi bắt tay vào ký kết hợp đồng.
Bước 7. Đặt hàng
Đơn hàng cần rõ các yêu cầu:
- Mặt hàng cần mua
- Giá hàng hóa
- Số lượng cho từng mặt hàng cần mua
- Các tiêu chuẩn về kỹ thuật của hàng hóa
- Ngày giao hàng
- Địa điểm giao hàng
- Các yếu tố khác có liên quan
Bước 8. Kiểm soát và giám sát nhà gửi tới
Doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát việc tuân thủ những điều lệ của nhà gửi tới cũng như kịp thời đưa ra những hành động khắc phục khi có vấn đề sảy ra.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 thì doanh nghiệp cần phải lựa chọn cấp độ kiểm soát nhà gửi tới tùy theo mức độ tác động tiềm ẩn của quá trình sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà gửi tới đó gửi tới.
Bước 9. Tái đánh giá
Với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 thì việc tái đánh giá nhà gửi tới cần được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần, tùy vào mức độ kiểm soát nhà gửi tới mà doanh nghiệp chọn cho nhà gửi tới đó.
Cần làm gì để có thể đánh giá nhà gửi tới theo ISO hiệu quả
Với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 thì việc đánh giá hà gửi tới là vô cùng cần thiết theo hướng dẫn của ISO 9001: 2015. Để việc đánh giá được diễn ra thuận lợi và đem lại hiệu quả thì doanh nghiệp cần:
- Lập kế hoạch rõ ràng.
- Chuẩn bị và quản lý hồ sơ tài liệu cẩn thận.
- Đánh giá nhà gửi tới một cách chính xác và khách quan.
- Quản trị các mối quan hệ của doanh nghiệp thật tốt.
- Có những nhân sự phù hợp.
Để việc đánh giá được hiệu quả và đáp ứng quy định của ISO 9001 thì những người tham gia đánh giá cần được đào tạo về nhận thức ISO 9001. Qua quá trình đào tạo ISO 9001, người học sẽ hiểu rõ về ISO 9001, các quy định và những yêu cầu để có thể xây dựng quy trình đánh giá nhà gửi tới, triển khai đánh giá nhà gửi tới và quản lý – kiểm soát nhà gửi tới hiệu quả.
Những bộ phận nào cần tham gia đánh giá nhà gửi tới
Việc đánh giá nhà gửi tới sẽ do bộ phận mua hàng tổ chức và chủ trì. Tham gia vào đó là những bộ phận có liên quan khác như bộ phận sản xuất, quản lý kho, bộ phận KCS, bộ phận QC, bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác có liên quan.
Để quá trình đánh giá thành công thì ngoài năng lực của từng bộ phận thì sự liên kết giữa và điều phối giữa các bộ phận cũng vô cùng cần thiết. Theo xu hướng trong tương lai thì các doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình công tác để có thể đảm bảo việc vận hành và liên kết các bộ phận được hiệu quả.