Một quy trình đào tạo chuyên viên mới hiệu quả là thế nào?
Để lên được một quy trình đào tạo chuyên viên mới hiệu quả không phải là điều đơn giản. Thông thường với các doanh nghiệp mới thành lập thì cần phải trải qua vài ba lần đào tạo mới có thể đúc rút kinh nghiệm từ đó mới có thể xây dựng khung chương trình đào tạo chuyên viên mới chuẩn chỉ, chuyên nghiệp.
Một quy trình đào tạo chuyên viên mới hiệu quả cần đảm bảo các yếu như sau:
Lịch trình đào tạo cụ thể
Bên nhân sự, đào tạo cần vạch rõ, lên kế hoạch xây dựng chương trình đào tạo cho chuyên viên mới sẽ bao gồm những nội dung nào, số lượng khóa học là bao nhiêu, thời gian diễn ra đào tạo mấy ngày, từ ngày nào đến ngày nào, ai là người đào tạo, các tài liệu đào tạo sẽ gồm những gì, đào tạo ở đâu (công ty hay bên ngoài)… Lịch trình đào tạo cụ thể giúp mọi người thực hiện chuẩn chỉ và không bị sai lệch.
Xác định mục tiêu đào tạo
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp mình là gì, bởi nếu chỉ cưỡi ngựa xem hoa thì sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc của doanh nghiệp. Trong buổi đào tạo, nhà tuyển dụng cần đào tạo kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ để chuyên viên mới có thể nắm bắt, hiểu, từ đó công tác hiệu quả và nhanh chóng thích nghi với môi trường công tác mới.
Tham khảo về nội dung đào tạo từ các chuyên viên đang công tác
Các chuyên viên đang công tác sẽ là người hiểu rõ nhất công việc ở từng vị trí khác nhau sẽ cần đòi hỏi các kỹ năng gì. Tham khảo ý kiến từ họ để xây dựng nội dung đào tạo chuyên viên mới sẽ mang lại nhiều thông tin hữu ích để giúp doanh nghiệp xây dựng được quy trình đào tạo chuyên viên mới chuyên nghiệp hơn.
Tạo lộ trình học tập cho chuyên viên mới
Trong các buổi đào tạo, người tiến hành đứng ra đào tạo cần hướng dẫn chuyên viên mới cần nghiêm túc phát triển năng lực trong quá trình công tác. Mặt khác doanh nghiệp và chuyên viên cần thường xuyên phản hồi xem quá trình đào tạo có đang ổn không, nếu chưa ổn thì cần sửa đổi và khắc phục một cách nhanh chóng.
Sử dụng công nghệ trong đào tạo
Việc chỉ có người nói và chuyên viên mới ngồi nghe sẽ rất nhàm chán và khiến chuyên viên buồn ngủ. Một trong những cách làm cho các buổi đào tạo trở nên hiệu quả hơn đó là sử dụng các công nghệ hỗ trợ như máy chiếu, video… Các thông tin được trình bày cụ thể, sinh động, dễ hiểu, nhờ vậy chuyên viên mới sẽ tiếp thu hiệu quả hơn.
Theo dõi tiến độ
Đừng để xong chương trình đào tạo mới tổ chức đánh giá chất lượng quá trình đào tạo. Mà ngay từ khi chương trình đào tạo đang diễn ra thì các bộ phận quản lý trực tiếp cần phải theo dõi xem chuyên viên mới có hào hứng và hiểu nội dung đang được giảng dạy được không.
Mẫu kế hoạch đào tạo chuyên viên mới
Việc lên mẫu kế hoạch đào tạo chuyên viên mới có thể thực hiện bằng văn bản word hoặc excel… tùy theo các doanh nghiệp. Mẫu kế hoạch đào tạo chuyên viên mới cần được thực hiện bởi những quản lý giàu kinh nghiệm, có năng lực chuyên môn tốt thực hiện. Bản thân người traning trực tiếp cũng phải là người có khả năng giao tiếp tốt, truyền đạt dễ hiểu, là chiếc cầu nối cần thiết để gắn kết chuyên viên với doanh nghiệp.
Trong quá trình lập mẫu kế hoạch quy trình đào tạo chuyên viên mới thì doanh nghiệp nên chú ý chuẩn bị tất tần tật các thông tin về quy định, chính sách công ty, thiết bị phục vụ cho buổi đào tạo. Những điều này giúp doanh nghiệp tạo được sự chuyên nghiệp trong mắt các chuyên viên mới.
Cách đào tạo cho chuyên viên mới hiệu quả
Sự hòa nhập của chuyên viên mới chịu ảnh hưởng rất lớn từ quy trình đào tạo hội nhập cho chuyên viên mới tại mỗi doanh nghiệp. Những doanh nghiệp bỏ qua bước lên quy trình đào tạo chuyên viên mới sẽ khiến chuyên viên gặp nhiều khó khăn trong việc thích nghi môi trường mới, công việc mới, tốn thời gian làm quen và thực hiện các công việc. Điều này cũng khiến công việc, hiệu suất của doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Nhìn chung bản thân các doanh nghiệp cần chủ động xây dựng mẫu quy trình đào tạo chuyên viên mới:
Bước 1: Chuẩn bị không gian công tác cho chuyên viên mới
Khi nhà tuyển dụng đã kết thúc đợt phỏng vấn, test và lựa chọn được các ứng viên tiềm năng, phù hợp nhất thì phòng nhân sự sẽ cần gửi email thông báo đến các phòng ban liên quan trong doanh nghiệp để có sự chuẩn bị chu đáo, cần thiết về chỗ ngồi, vị trí công tác của chuyên viên mới, các thiết bị như máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm…
Bước 2: Chào đón chuyên viên mới
Để ban lãnh đạo, các bộ phận chuyên viên cũ làm quen chuyên viên mới thì công ty cần lên kế hoạch chào đón họ trong ngày đầu họ đến công tác tại công ty. Việc chào đón chuyên viên mới có thể diễn ra với nhiều cách thức khác nhau như có một buổi chào đón chung các chuyên viên mới, buổi tiệc ngọt nho nhỏ, sắp xếp chuyên viên cũ hướng dẫn, chào đón để người mới không bị bỡ ngỡ… Nhân viên mới sẽ cảm nhận được sự thân thiện và gần gũi hơn với môi trường mình sắp công tác.
Bước 3: Đào tạo quy định chung của doanh nghiệp
Thường thì ở bước này doanh nghiệp thường sẽ tổ chức 1 – 2 buổi đào tạo, nội dung chủ yếu đề cập đến các thông tin về doanh nghiệp, bộ máy quản lý, lịch sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp, các quy định chung của công ty, chính sách đối với chuyên viên, giờ giấc công tác, thông tin liên hệ…
Thường bộ phận đào tạo nhân sự sẽ cần chuẩn bị slide đào tạo hội nhập cho chuyên viên mới, ví dụ hội nhập nhân lực, theo dõi slide giúp chuyên viên dễ theo dõi và thông tin trình bày trực quan, sinh động, dễ hiểu hơn. Đồng thời trong buổi đào tạo này, các bộ phận quản lý cũng sẽ có những định hướng công việc cho chuyên viên mới, đưa ra bài test đào tạo hội nhập, giúp họ hiểu thêm về công việc mình định làm, tiềm năng phát triển, cơ hội thăng tiến trong tương lai.
Bước 4: Đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn
Trong quy trình đào tạo chuyên viên mới thì không thể bỏ qua khâu đào tạo kỹ năng chuyên môn cho họ. Bởi mỗi công ty, ở từng vị trí công việc sẽ đòi hỏi chuyên viên phải có các kỹ năng chuyên môn khác nhau, có vững chuyên môn thì quá trình triển khai công việc mới có thể diễn ra thuận lợi. Chẳng hạn với các công ty truyền thông sẽ có quy trình đào tạo chuyên viên marketing… Trong các buổi đào tạo chuyên môn này các kiến thức thường được truyền tải đến chuyên viên mới sẽ gồm:
- Tổng quan về sản phẩm hay dịch vụ mà công ty đang triển khai, hoạt động.
- Các công việc, kiến thức chuyên viên cần có ở mỗi vị trí khác nhau.
- Các kiến thức nâng cao chuyên viên sẽ được đào tạo riêng công ty.
- Các kỹ năng mềm giúp chuyên viên công tác hiệu quả: kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng công tác nhóm, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục…
Bước 5: Đánh giá quy trình đào tạo
Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà thời gian lên quy trình đào tạo hội nhập cho chuyên viên mới sẽ có sự khác nhau, có thể là 1 – 2 ngày hoặc có thể là 1 tuần. Kết thúc chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần có buổi nói chuyện thân thiện và cởi mở với chuyên viên mới để xem họ nêu quan điểm, suy nghĩ thế nào về chương trình đào tạo vừa qua. Nếu có chỗ nào chưa được tốt thì doanh nghiệp nên chú ý để sửa đổi, bổ sung kịp thời cho các lần đào tạo chuyên viên mới kế tiếp.
Việc đánh giá giúp doanh nghiệp xem xét liệu chuyên viên mới đã tiếp nhận được các thông tin, kiến thức gì trong suốt quá trình đào tạo, từ đó đánh giá năng lực của mỗi ứng viên và xây dựng được nguyện vọng phát triển nghề nghiệp theo mong muốn của họ.
Có thể thấy việc lên quy trình đào tạo chuyên viên mới là điều cực kỳ cần thiết và cần thiết, các doanh nghiệp không nên bỏ qua bước này. Hãy để chuyên viên mới thiện cảm ngay với doanh nghiệp từ buổi đầu tiên, từ đó sẵn sàng cống hiến và gắn bó lâu dài với công ty.