Quy trình quản lý kho cơ bản
Như đã nói ở trên quy trình quản lý kho chính là toàn bộ quá trình quản lý hoạt động của hàng ngày. Và để quản lý từng công việc người ta đặt ra một ra những trình tự quản lys nhất định. Quy trình quản lý kho gồm 7 bước như sau:
Bước 1: Nhập kho
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng hóa, thành phẩm, Người quản lý cần kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, số lượng, thời gian. Đây là một bước yêu cầu phải thực hiện một cách nghiêm túc để không bị nhập kho sai và ảnh hưởng đến những bước sau:
- Dán nhãn và các thông tin ở vị trí tiện theo dõi nhất
- Số lượng sản phẩm trong 1 thùng
- Kích thước, khối lượng tối đa đóng trong 1 thùng…
- Thông thường những thông tin này được thể hiện ở văn bản do bên nhà gửi tới đưa ra. Những thông tin trên và thời gian giao hàng sẽ được gửi cho doanh nghiệp nhận hàng. Vì thế việc sắp xếp thời gian cũng như nhân lực để nhận hàng sẽ chủ động hơn.
- Khi nhận hàng, người bàn giao cần phải gửi tới phiếu xuất hàng. Trong phiếu này sẽ thể hiện những thông tin như các loại sản phẩm và số lượng từng lại, thời gian xuất hàng. Phiếu này sẽ có giá trị nếu có xác nhận của thủ kho bên nhà gửi tới.
- Người nhận hàng sẽ kiểm tra dấu niêm phong thùng hàng, kiểm tra số lượng và tiến hành xếp dỡ hàng xuống.
Bước 2: Lưu kho
Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kh là lưu kho. Để việc xuất nhập hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi thì chuyên viên khi cần sắp xếp hàng hóa sau cho hợp lý và khoa học nhất.
Để làm được điều này, khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho thì hãy phân loại theo sản phẩm. Bạn có thể sắp xếp mỗi sản phẩm lên một ngăn kệ hoặc một kệ riêng biệt để việc tìm kiểm trơn dễ hơn.
Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng
Đây là bước thu thập đủ sản phẩm hàng hóa để thực hiện các đơn hàng cho doanh nghiệp. Tối ưu được bước này bạn sẽ giảm được nhiều chi phí và tăng hiệu quả quản lý kho.
Nếu bạn thực hiện việc lưu kho như đã nói ở trên thì việc tìm kiếm, nhặt hàng trở nên dễ dàng hơn. Theo những người có kinh nghiệm thì bạn có thể nhặt hàng theo 2 cách:
Thu thập theo đơn hàng: Đây là cách nhặt hàng phù hợp với những đơn vị kinh doanh nhỏ, ít đơn. Theo đó người quản lý kho sẽ in đơn hàng ra và đưa cho chuyên viên tìm đúng chất lượng và đủ số lượng như quy định.
Nhặt hàng theo cụm: Nhân viên quản lý kho sẽ nhóm nhiều đơn hàng lại. Sau đó sẽ phân loại từng mặt hàng và số lượng cụ thể để chuyên viên kho nhặt theo. Sau khi nhặt hàng trọn vẹn thì mới chia đơn. Đây là giải pháp phù hợp với những đơn vị kinh doanh có nhiều đơn hàng cùng lúc.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
Sau khi nhặt hàng trọn vẹn bạn cần phải đóng gói để tiện vận chuyển. Bước này rất cần thiết vì thế phải thực hiện cẩn thận, chính xác để không bị hoàn hảo. Hãy ghi nhớ việc đóng gói nhằm hướng đến 2 mục đích là:
Hàng hóa được an toàn, hạn chế tối đa sự hư hại trong quá trình vận chuyển.
Tối ưu khối lượng để giảm thiểu chi phí giao hàng.
Khi hoàn thành việc đóng gói thì khi tiến hành bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đây là thời gian hàng ghi nhận là xuất kho và chuyên viên tiến hành trừ tồn.
Bước 5: Hoàn hàng
Đây là bước không doanh nghiệp nào mong muốn nhưng vẫn phải có trong quy trình quản lý kho. Khi thực hiện việc hoàn hàng chuyên viên kho cần chú ý một số điều như:
Hàng trả phải thực hiện đúng chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân hàng bị hoàn lại.
Hàng hóa bị trả lại nhập vào kho cần phân loại theo mục đích sử dụng sau đó như: sửa chữa, tái chế, tiêu hủy, trả lại cho nơi sản xuất…
Bước 6: Kiểm hàng
Đây là công việc mà chuyên viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên để tránh sai sót, thiếu hụt hàng hóa do những sai lầm của các bước trên. Nếu kho luôn sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm hàng hóa trở nên đơn giản hơn.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng hóa giúp đỡ cho công việc này. Với công nghệ hiện đại bạn chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch và kiểm đếm số lượng.
Bước 7: Thống kê, báo cáo
Những thống kê, báo cáo cũng rất cần thiết để quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Một số báo cáo kho phổ biến nhất là: sổ kho, báo cáo ko, báo cáo vượt/dưới định mức..