Văn bản đi, văn bản đến là gì?
Căn cứ khoản 5, khoản 6 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về văn bản đi, văn bản đến như sau:
– “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do đơn vị, tổ chức ban hành.
– “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do đơn vị, tổ chức nhận được từ đơn vị, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
Trình tự quản lý văn bản đi
Trình tự quản lý văn bản đi như sau:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu đơn vị, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy);
Ký số của đơn vị, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Bước 5: Lưu văn bản đi.
(Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Cấp số, thời gian ban hành văn bản như sau:
– Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của đơn vị, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm).
Số và ký hiệu văn bản của đơn vị, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.
+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu đơn vị quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu đơn vị, tổ chức quy định.
– Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày công tác tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
– Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
(Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi như sau:
– Việc đăng ký văn bản bảo đảm trọn vẹn, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
– Đăng ký văn bản
Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
+ Đăng ký văn bản bằng sổ
Văn thư đơn vị đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
+ Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy trọn vẹn các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
– Văn bản mật được đăng ký theo hướng dẫn của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
(Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
3. Nhân bản, đóng dấu, ký số của đơn vị, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
Việc nhân bản, đóng dấu, ký số của đơn vị, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn được quy định tại Điều 17 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
– Nhân bản, đóng dấu của đơn vị, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy
+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
+ Việc đóng dấu đơn vị, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
– Ký số của đơn vị, tổ chức đối với văn bản điện tử
Ký số của đơn vị, tổ chức được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Tại Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi như sau:
– Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư đơn vị và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày công tác tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
– Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo hướng dẫn của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
– Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có cách thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của đơn vị, tổ chức ban hành văn bản.
– Thu hồi văn bản
+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
– Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư đơn vị thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của đơn vị, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
– Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư đơn vị thực hiện theo hướng dẫn tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
5. Lưu văn bản đi
– Đối với việc lưu văn bản giấy:
+ Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư đơn vị và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
– Đối với việc lưu văn bản điện tử:
+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của đơn vị, tổ chức ban hành văn bản.
+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo hướng dẫn tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo hướng dẫn tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư đơn vị tạo bản chính văn bản giấy theo hướng dẫn tại khoản 5 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP để lưu tại Văn thư đơn vị và hồ sơ công việc.
(Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
Trình tự quản lý văn bản đến
Trình tự quản lý văn bản đến gồm:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
(Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
1. Tiếp nhận văn bản đến
Tại Điều 21 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc tiếp nhận văn bản đến như sau:
– Đối với văn bản giấy
+ Văn thư đơn vị kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.
Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư đơn vị báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
+ Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi đơn vị, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư đơn vị phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”.
Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong đơn vị, tổ chức thì Văn thư đơn vị chuyển cho nơi nhận (không bóc bì).
Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của đơn vị, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư đơn vị để đăng ký.
+ Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
– Đối với văn bản điện tử
+ Văn thư đơn vị phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
+ Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản 2 Nghị định 30/2020/NĐ-CP hoặc gửi sai nơi nhận thì:
Cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho đơn vị, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống.
Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư đơn vị báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
+ Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho đơn vị, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
2. Đăng ký văn bản đến
– Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm trọn vẹn, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư đơn vị thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo hướng dẫn của pháp luật.
– Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
– Đăng ký văn bản
Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Văn thư đơn vị đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn tại Phụ lục IV Nghị định này.
+ Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống
Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư đơn vị thực hiện số hóa văn bản đến theo hướng dẫn tại Phụ lục I Nghị định này. Văn thư đơn vị cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo hướng dẫn tại Phụ lục VI Nghị định này. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy trọn vẹn các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
– Văn bản mật được đăng ký theo hướng dẫn của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
(Điều 22 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
3. Trình, chuyển giao văn bản đến
– Văn bản phải được Văn thư đơn vị trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày công tác tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý.
Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của đơn vị, tổ chức.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
– Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế công tác của đơn vị, tổ chức;
Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.
– Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư đơn vị để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
– Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư đơn vị trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin:
+ Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản;
+ Thời hạn giải quyết;
+ Chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.
Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư đơn vị thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
(Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến như sau:
– Người đứng đầu đơn vị, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
– Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế công tác của đơn vị, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
(Điều 24 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)