Giai đoạn 1: Trước khi ký hợp đồng
Đây là một trong những bước cần thiết nhất, tại giai đoạn này, những nội dung cần xác định bao gồm:
+ Hàng hóa có được xuất khẩu được không?
Nói một cách khác là hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu của nhà nước được không
+ Nếu hàng hóa không thuộc danh mục cấm xuất khẩu, các nội dung tiếp theo cần xác định:
– Nhà nước có chính sách gì đặc biệt quy định về xuất khẩu mặt hàng này không (có cần giấy phép, hợp quy, kiểm tra chất lượng …?)
– Chi phí và thời gian xuất khẩu có phù hợp?
Chi phí xuất khẩu thông thường bao gồm 02 phần chính là thuế khi xuất khẩu và chi phí vận chuyển
+ Thuế khi xuất khẩu
Thuế xuất khẩu:
Nếu hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa chịu thuế xuất khẩu thì sẽ phải nộp thuế xuất khẩu; nếu không thuộc danh mục này thì hàng hóa không chịu thuế xuất khẩu.
Thuế VAT:
Theo quy định hiện hành, thuế VAT đối với hàng hóa xuất khẩu là 0%.
+ Chi phí vận chuyển
Chi phí vận chuyển và thời gian vận chuyển có quan hệ mật thiết với nhau. Tùy tính chất hàng hóa và mức độ yêu cầu thì hàng hóa xuất khẩu quốc tế có thể vận chuyển theo đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt, đường chuyển phát nhanh.
Mỗi lô hàng cần xem xét cụ thể để đưa ra quyết định phù hợp nhất.
Các chi phí vận chuyển thông thường gồm các phần chính: Chi phí vận chuyển từ kho/nhà máy ra cảng; chi phí local charge tại cảng (nâng hạ/ sắp xếp hàng tại bãi; THC, phí seal..); chi phí liên quan thông quan; cước vận chuyển quốc tế (nếu bán theo term CNF); chi phí giao hàng đầu nước ngoài (nếu theo theo DDP, DDU)…
Mặt khác có thể có các chi phí như chi phí bảo hiểm, chi phí làm C/O, chi phí hun trùng, kiểm dịch …
Giai đoạn 2: Ký hợp đồng
Để ký kết hợp đồng, các bên cần xem xét cẩn thận tất cả các điều khoản, trong đó những điều khoản cần chú ý (dưới góc độ vận chuyển, thủ tục hải quan) bao gồm: Thanh toán, thời gian giao hàng, chất lượng và xác nhận chất lượng; chứng từ thanh toán; chứng từ vận chuyển…
Giai đoạn 3: Giao hàng
Căn cứ vào hợp đồng đã ký, người xuất khẩu tiến hành giao hàng theo tiến độ.
Tùy theo điều kiện giao hàng đã ký mà người bán có thể thực hiện một hoặc toàn bộ quá trình giao hàng như sau:
+ Xếp hàng lên phương tiện vận chuyển tại xưởng
+ Chở hàng từ xưởng ra cảng/sân bay
+ Giao hàng tại kho/bãi tại cảng/sân bay
+ Làm thủ tục hải quan
+ Vận chuyển quốc tế từ Việt Nam ra nước ngoài
+ Làm thủ tục thông quan tại nước ngoài
+ Giao hàng vào kho/bãi tại cảng/sân bay ở nước ngoài
+ Giao hàng đến địa chỉ của người nhập khẩu
Khi giao hàng, cần lưu ý dán shipping mark cho hàng hóa.
Giai đoạn 4: Yêu cầu thanh toán
Sau khi hàng lên tàu/máy bay người xuất thông báo cho người mua và yêu cầu thanh toán.
Tùy quy định của hợp đồng mà người bán sẽ đem chứng từ ra ngân hàng yêu cầu thanh toán hoặc gửi trực tiếp chứng từ cho người mua qua đường bưu điện.
Bộ chứng từ thông thường bao gồm: Hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O (nếu người mua yêu cầu)
Tùy yêu cầu của người mua và đặc thù mặt hàng, có thể sẽ thêm các chứng từ như kiểm dịch, hun trùng, xác nhận chất lượng…
Giai đoạn 5: Sau khi thông quan
Sau khi hàng hóa được thông quan, chủ hàng cần lưu trữ chứng từ hải quan trọn vẹn, theo hướng dẫn để công tác sau này với đơn vị thuế hoặc đơn vị hải quan (trong trường hợp sau thông quan).
Hàng hóa xuất khẩu hiện nay có thuế VAT 0% do đó VAT đầu vào có thể được khấu trừ hoặc hoàn thuế. Do đó, người xuất khẩu cần đặc biệt lưu ý việc lưu trữ chứng từ để việc hoàn thuế được thuận lợi.