1. Công chứng hợp đồng thuê nhà là gì?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. 

Theo đó, công chứng hợp đồng thuê nhà là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng thuê nhà bằng văn bản mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng. Văn bản công chứng được coi như là một phương tiện ghi nhận ý chí, sự thỏa thuận của các bên khi tham gia giao kết một hợp đồng thuê nhà trên thực tế.

Theo khoản 2 Điều 122 Luật Nhà ở 2014 quy định, trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu.

Như vậy, hợp đồng cho thuê nhà ở phải được lập thành văn bản nhưng không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, trừ trường hợp có yêu cầu từ các bên của hợp đồng. Tuy nhiên khuyến khích cá nhân, tổ chức khi thuê nhà chứng thực, công chứng hợp đồng thuê nhà để có thể đảm bảo quyền lợi của các bên trong quá trình thuê nhà. Việc công chứng hợp đồng cho thuê nhằm tránh rủi ro cho các bên khi có phát sinh tranh chấp. Thực tế đã có phát sinh nhiều trường hợp tranh chấp khi không công chứng hợp đồng thuê nhà. Hợp đồng cho thuê nhà được công chứng khi đã được các công chứng viên xác nhận, sẽ an toàn về pháp lý cho cả người thuê và người cho thuê hơn nhiều so với các hợp đồng không được công chứng.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng hợp đồng thuê nhà

Căn cứ Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014, khi công chứng hợp đồng thuê nhà ở phải chuẩn bị các giấy tờ như sau:

Đối với bên cho thuê nhà:

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

– Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu.

– Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng độc thân).

– Hợp đồng thuê nhà đã soạn sẵn (nếu không có thể thuê văn phòng công chứng soạn thảo).

– Hợp đồng ủy quyền (nếu được ủy quyền ký hợp đồng cho thuê).

Đối với bên thuê nhà: Chuẩn bị bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu.

Lưu ý:

– Ngoài những giấy tờ trên, 02 bên cần có Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có đầy đủ thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

– Bản sao là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.

– Những giấy tờ yêu cầu bản sao cần mang bản chính để công chứng viên đối chiếu.

– 02 bên có thể tự soạn thảo hợp đồng thuê nhà sẵn, nếu không soạn thảo được thì có thể văn phòng công chứng soạn thảo (có thu phí).

3. Trình tự thủ tục công chứng hợp đồng thuê nhà

Trình tự thủ tục công chứng hợp đồng thuê nhà được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người yêu cầu sẽ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã trình bày ở phần trên đây và nộp tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 2: Kiểm tra và thụ lý hồ sơ

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ.

– Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ và hợp lệ thì sẽ được thụ lý.

– Trường hợp không hợp lệ có thể từ chối thụ lý hồ sơ.

Bước 3: Hướng dẫn các quy định có liên quan

Sau khi hồ sơ được thụ lý, công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu một số thông tin về quy định của thủ tục công chứng, thực hiện hợp đồng thuê nhà, quyền và nghĩa vụ cũng như ý nghĩa, hậu quả pháp lý của người yêu cầu khi tham gia hợp đồng này.

Bước 4: Làm rõ các vấn đề còn vướng mắc (nếu có)

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

Bước 5: Kiểm tra dự thảo hợp đồng thuê nhà

Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng thuê nhà có đảm bảo phù hợp với các điều kiện theo quy định của pháp luật, đạo đức. Nếu trong dự thảo hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

Bước 6: Ký và xuất trình bản chính giấy tờ

Ở bước này, người yêu cầu sẽ đọc lại dự thảo hợp đồng. Nếu đồng ý thì tiến hành ký xác nhận. Đồng thời xuất trình bản chính các giấy tờ cho Công chứng viên.

Sau khi đã đối chiếu thì Công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của hợp đồng được công chứng.

Cuối cùng, Công chứng viên sẽ trả kết quả công chứng hợp đồng thuê nhà cho người yêu cầu công chứng.

4. Thời hạn công chứng hợp đồng thuê nhà

Điều 43 Luật Công chứng 2014 quy định về thời hạn công chứng như sau:

– Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.

– Thời hạn công chứng tối đa không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Để tìm hiểu thêm thông tin liên quan, mời quý bạn đọc tham khảo bài viết: Công chứng là gì? Công chứng ở đâu? Ý nghĩa thủ tục công chứng.Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật LVN Group liên quan đến vấn đề: Thủ tục công chứng hợp đồng thuê nhà năm 2023 làm thế nào? Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.0191 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatLVN.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật LVN Group.