1. Sự Cần thiết trong quy trình phối hợp giữa các phòng ban
Việc thiết lập các quy trình nghiệp vụ cụ thể giữa các phòng ban là rất cần thiết. Nó giúp đảm bảo chất lượng, tiến độ và hiệu quả công việc. Tuân thủ và thực hiện đúng các quy trình công tác là cơ sở để đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu phù hợp của công ty. Một quy trình phối hợp hợp giữa các phòng ban hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích như:
- Cải thiện năng suất và hiệu quả của công ty.
- Các nguồn lực của công ty được tối ưu hóa và giảm chi phí vận hành.
- Nâng cao vị thế của công ty thông qua nâng cao hiệu quả hoạt động nội bộ.
- Hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa theo trình tự rõ ràng.
2.Các xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
2.1 Làm rõ mục đích công việc
Đây là một bước thiết yếu trong việc xây dựng quy trình phối hợp giữa các bộ phận. Các thành viên trong công ty khó có thể công tác với nhau nếu họ không hiểu rõ về bản chất công việc và mục đích công việc của họ. Các nhà quản lý nên phác thảo mục tiêu công việc của họ cho chuyên viên trước khi bắt đầu một dự án. Điều này cũng tạo cảm giác gắn kết và giúp các thành viên trong bộ phận kết nối và hiểu nhau hơn.
2.2 Xác định phạm vi quy trình công tác
Việc xác định phạm vi của quy trình cho phép tổ chức biết ai là người trực tiếp tham gia vào quy trình. Bộ phận nào trực tiếp thực hiện quy trình, phạm vi công việc có thể thực hiện ở các thời gian, địa điểm khác nhau để đạt kết quả tốt nhất.
2.3 Xác định nội dung chính của quy trình công tác
Cần nắm bắt tốt mọi hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp. Nhằm xác định rõ ràng nhiệm vụ của từng phòng ban trong đơn vị. Để phân tích chính xác nội dung công việc từng phòng ban, cần xác định các yếu tố sau:
- Đầu vào: Đầu vào của quy trình là gì?
- Đầu ra: Những yếu tố nào được yêu cầu cho đầu ra của quy trình?
- Áp dụng phương pháp 5W+1H và 5M để giải quyết vấn đề
5W + 1H bao gồm:
- What: Xác định những gì công việc đòi hỏi
- Why (tại sao?): Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
- When (khi nào?): Xác định thời gian chạy, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
- Where (ở đâu?): Xác định nơi chạy.
- Who (Ai?): Xác định những người, chuyên viên hỗ trợ, và người giám sát sẽ thực hiện công việc.
- How (Làm thế nào?): Xác định Làm thế nào để hoàn thành công việc
Phương pháp 5M (xác định nguồn lực):
-
Nhân sự (Manpower ) : Người thực hiện công việc có đủ trình độ, năng lực, kinh nghiệm, trình độ không?
-
Tiền bạc (Money): Ngân sách của bạn dành cho những thứ này là bao nhiêu?
-
Hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu (Material): Tiêu chuẩn vật liệu là gì?
-
Máy móc/công nghệ (Machine): tiêu chuẩn máy móc là gì? Công nghệ nào được sử dụng để hoàn thành công việc
-
Phương pháp (Method) : Nó hoạt động thế nào?
2.4 Kiểm soát và kiểm tra quy trình công tác
Trong quá trình bạn xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban công tác, để có thể đảm bảo tiến độ, đánh giá đúng chất lượng và đưa ra những phương pháp tối ưu. Nhà quản lý cần có một số phương pháp để kiểm tra, xem xét toàn bộ quy trình công tác chẳng hạn như:
- Đơn vị đo lường công việc
- Phương pháp đo
- Điểm đo là gì?
Các yếu tố phương pháp kiểm tra cần xem xét:
- Có bao nhiêu bước để làm bài kiểm tra?
- Tần suất chạy thử nghiệm
- Ai phụ trách việc kiểm tra
- Những điều cần kiểm tra
2.5 Giải thích quy trình công tác
Để tạo điều kiện cho chuyên viên đưa quy trình vào thực tiễn, bạn cần có các bước rõ ràng để hoàn thành công việc.
- Mô tả chi tiết và rõ ràng về quy trình công tác
- Cách giải thích quy trình công tác
- Một số tài liệu quá phức tạp để xử lý
2.6 Tạo môi trường công tác thoải mái
Tâm lý có tác động rất lớn đến khả năng sáng tạo và hiệu quả công tác của chuyên viên. Do đó, môi trường công tác rất cần thiết để xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả.
2.7 Tổ chức các hoạt động ngoại khóa, team building
Khi chuyên viên đi làm, họ thường chỉ trao đổi nhiều về những dự án lớn. Quan hệ giữa các phòng ban dần trở nên ghẻ lạnh. Các nhà quản lý cần có những hành động để gắn kết tình cảm giữa các chuyên viên với nhau. Các công ty có thể tổ chức các hoạt động team building và tình nguyện hàng quý để kết nối mọi người tốt hơn và tăng sự gắn kết trong nhóm.