Định nghĩa về một quy trình vận hành nhà hàng tiêu chuẩn
Quy trình vận hành nhà hàng, về cơ bản, là những nguyên tắc mà các chuyên viên cần tuân thủ trong quá trình công tác tại nhà hàng. Đôi khi quy trình vận hành chỉ đơn giản là câu chào của lễ tân với khách hàng, hay phức tạp hơn là toàn bộ quá trình từ lúc order đưa vào bếp đến khi ra đồ.
Sẽ không công thức đúng cho tất cả, quy trình vận vận hành cũng vậy sẽ không có quy trình nào là đúng cho tất cả. Bởi lẽ, mỗi cơ sở kinh doanh sẽ công tác với một loại sản phẩm, một nhóm chuyên viên, trong những điều kiện khác nhau, sinh ra các quy trình vận hành của riêng mình. Một quy trình vận hành nhà hàng đủ tốt là một bộ quy tắc phù hợp nhất với cơ sở kinh doanh của bạn.
Giá trị của một quy trình vận hành nhà hàng phù hợp
Xây dựng và cá nhân hóa được bộ quy trình vận hành cho mỗi nhà hàng là vô cùng cần thiết. Trên thực tiễn, khi trải nghiệm ăn uống tại các cơ sở kinh doanh, bản thân từng thực khách có thể cảm nhận được một phần quy trình vận hành của nhà hàng dựa trên những trải nghiệm. Một quy trình tốt sẽ đem đến nhiều lợi ích hơn bạn nghĩ.
Giảm thời gian, công sức vận hành
Loại bỏ những công đoạn thừa, giảm thời gian di chuyển cũng như giao tiếp trong nhà hàng là một trong những lợi thế đầu tiên của một quy trình chỉn chu, phù hợp. Khi giảm được thời gian, công sức không cần thiết cho việc vận hành, nhà hàng có thể làm nhiều việc sinh lợi nhuận hơn.
Tránh thất thoát những chi phí không cần thiết
Một suất đồ ăn bị làm thừa do lỗi giao tiếp giữa các thành viên trong bếp với phục vụ là một khoản chi phí của hệ thống vận hành chưa ăn khớp. Nếu tình trạng này xảy ra liên tục, ngân sách của nhà hàng sẽ có những tác động tiêu cực.
Nâng cao chất lượng dịch vụ
Khách hàng khi đến nhà hàng gặp ai, ngồi đâu, làm gì quyết định đánh giá của họ về chất lượng dịch vụ. Bạn có thể làm tốt nhất nếu thực sự quản trị được việc vận hành của mình.
Giữ chân những chuyên viên tốt nhất
Mâu thuẫn với đồng nghiệp, quản lý, bức xúc trong quá trình công tác… là một vài yếu tố ảnh hưởng lớn đến quyết định rời bỏ của chuyên viên. Bởi vậy, xây dựng một môi trường công tác lý tưởng với những quy trình đơn giản nhưng trơn tru, hiệu quả thực sự là một bài toán cần được giải.
Quy trình vận hành tiêu chuẩn cho nhà hàng
Trên thực tiễn, không có một bộ quy chuẩn cố định nào cho tất cả các cơ sở kinh doanh dịch vụ F&B cả. Tuy vậy, có một số những nguyên tắc nhất định để xây dựng bộ quy trình cho các chủ cửa hàng ăn, nhà hàng.
Trước giờ mở cửa
Kiểm tra các thiết bị, nguyên vật liệu
Tùy vào cơ cấu nhân sự của từng cơ sở kinh doanh, quy trình kiểm tra các thiết bị, nguyên vật liệu sẽ được thực hiện bởi bếp trưởng, phụ bếp, hay quản lý dựa trên cơ cấu, yêu cầu nhân sự.
Các thiết bị cần phải kiểm tra công việc vận hành bình thường, đẩy đủ nhiên liệu để chạy cả ngày. Một số thiết bị cần thời gian khởi động phải được bật sẵn từ trước.
Mặt khác, công việc kiểm tra các cơ sở vật chất như bàn ghế, cửa sổ, cửa kính, đèn điện, kiểm kê nguyên vật liệu, nhận nguyên vật liệu tươi đầu ngày… cũng cần được hoàn thiện chỉn chu trước giờ mở cửa
Họp chuyên viên
Càng ở các cơ sở kinh doanh lớn, việc họp chuyên viên đầu ngày càng cần thiết. Cuộc họp này chỉ cần ngắn trong khoảng 15-20 phút để điều chỉnh sẵn sàng về thái độ, tư thế, trang phục cũng như phổ biến các yêu cầu mới của ngày. Mặt khác, nếu cơ sở kinh doanh có dịch vụ đặt bàn trước, đây cũng là thời gian phù hợp để thông báo và lên tinh thần công tác cho cả nhà hàng.
Trong thời gian mở cửa
Một quy trình đón tiếp khách hàng từ lúc bước vào cơ sở kinh doanh đến khi sử dụng xong dịch vụ về cơ bản có thể chia thành 5 bước như sau: đón khách, gọi đồ, phục vụ món ăn, thanh toán và tiễn khách.
Đón khách
Đây là thời gian đầu tiên khách hàng tiếp xúc với nhà hàng, vì vậy, một ấn tượng tốt khi đón khách là một lợi thế. Nhân viên thực hiện nhiệm vụ này cần chú ý về giọng nói, âm lượng, nụ cười, hành động cử chỉ niềm nở và đúng theo cung cách nhà hàng đã quy định. Thông thường mỗi nhà hàng sẽ xây dựng một bộ nguyên tắc riêng để đón khách, từ câu chào, cách chào cũng như trang phục chuẩn bị.
Gọi đồ
Công việc gọi đồ thuộc nhiệm vụ của các chuyên viên phục vụ bàn. Tùy theo tính chất nhà hàng, công việc gọi đồ lại được thực hiện khác nhau. Ở một số nhà hàng, chuyên viên chỉ cần đưa menu và chờ khách chọn trong khi ở nơi khác, chuyên viên cần giải thích, hướng dẫn nhiều hơn. Tuy vậy, các chuyên viên phục vụ luôn cần nhớ các chuẩn mực nhất định về thái độ, giọng nói, cách đưa menu, ghi chú order và quy trình đưa đến bếp.
Phục vụ món ăn
Cũng giống như khi gọi đồ, chuyên viên phục vụ cần duy trì thái độ ôn hòa, niềm nở với khách hàng, luôn luôn sẵn sàng đưa đồ theo đúng nguyên tắc phục vụ.
Bên cạnh đó, trong quá trình khách hàng dùng bữa, chuyên viên cũng cần thường trực hỗ trợ lấy thêm đồ, rót thêm nước hay trả lời các câu hỏi của khách. Với các bữa nhiều món, chuyên viên cũng cần chú ý thời gian đưa đồ, cách thức dọn bớt món hay trình tự phục vụ cho hợp lý.
Tiễn khách
Sau khi khách hàng dùng bữa xong xuôi, ở giai đoạn tiễn khách, khách hàng thường làm công việc thanh toán và lấy xe ra về. Các nhà hàng có thể cân nhắc sắp xếp một hay nhiều chuyên viên hỗ trợ các bước này để khách hàng không lúng túng khi di chuyển giữa những khu vực khác nhau. Giọng nói dễ nghe, ngôn ngữ vừa phải, sự tận tình cũng như những lời cảm ơn sẽ là điểm cộng cho một trải nghiệm khách hàng tốt.
Trước khi đóng cửa
Công tác vệ sinh cuối ngày
Trước khi nhà hàng đóng cửa, từng bộ phận cần thực hiện việc dọn dẹp, tắt các thiết bị, bảo quản các nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu. Với bộ phận bếp, các chuyên viên cần dọn sạch không gian công tác chung, vệ sinh chén bát, các dụng cụ và để đúng vị trí cần thiết. Các loại máy móc thiết bị cần được vệ sinh đúng cách và đảm bảo tắt hết trước khi đóng cửa.
Đặc biệt, với các ngày dự báo thời tiết có mưa, bão, sấm sét, các thiết bị, đồ dùng cần có kế hoạch, biện pháp bảo vệ riêng phù hợp.
Kiểm tra và ghi chú những điều cần lưu tâm
Bước kiểm tra cuối cùng thường được thực hiện bởi trưởng bộ phận hay quản lý trước khi tất cả khóa cửa ra về. Các quản lý cần đặc biệt chú ý đến các thiết bị điện, nước, gas, thông khí để tránh những vấn đề khó lường.
Bên cạnh đó, nếu có vấn đề chưa thể giải quyết luôn trong ngày, quản lý cần ghi chú lại để ngày tiếp theo có thể biết tình hình và giải quyết.