Phân tích vai trò của các kỹ năng trong hoạt động tư vấn pháp luật

Khái niệm kỹ năng tư vấn pháp luật

• Khái niệm kĩ năng

Có nhiều định nghĩa khác nhau về kỹ năng, nhưng định nghĩ này thường bắt nguồn từ góc nhìn chuyên môn và quan niệm cá nhân của từng người. tuy nhiên, hầu hết chúng ta đều thừa nhận rằng kĩ năng được hình thành khi chúng ta áp dụng kiến thức vào thực tiễn. Kỹ năng học được do quá trình lặp đi lặp lại một hoặc nhiều nhóm hành động nhất định nào đó.

Theo từ điển hành chính: “ Kỹ năng được hiểu là khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được vào thực tiễn”. Một số quan niệm khác cho rằng kỹ năng là tổng hợp những thao tác thành thạo trong thực tiễn hoạt động của mỗi người, được con người vận hành một cách chủ động trong công việc chuyên môn của mình. Tuy nhiên, kĩ năng còn bao gồm cả năng lực trí tuệ và khả năng vận dụng những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trong cuộc sống bằng những thao tác thuần thục mang lại hiệu quả công việc cao nhất. Nói một cách khái quát kỹ năng được hiểu là năng lực hay khả năng củ chủ thể thực hiện thuần thục một hoặc một số chuỗi hoạt động trên cơ sở hiểu biết.

• Kỹ năng tư vấn pháp luật

Kỹ năng tư vấn pháp luật là khả năng của người thực hiện tư vấn vận dụng kiến thức pháp luật, đạo đức xã hội và kinh nghiệm cuộc sống để hướng dẫn, trả lời, đưa ra ý kiến, gửi tới thông tin pháp luật, giúp soạn thảo văn bản liên quan nhằm giúp cho người được tư vấn biết cách xử sự hoặc giải quyết những vấn đề vướng mắc pháp luật của mình để phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Để có kỹ năng tư vấn pháp luật, người tư vấn không chỉ có kiến thức pháp luật, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về tư vấn pháp luật, kinh nghiệm cuộc sống xã hội mà còn phải có khả năng vận dụng thành thạo những kiến thức, hiểu biết đó để bảo vệ được quyền và lợi ích của mình. Theo khái niệm này, kĩ năng tư vấn pháp luật đòi hỏi người tư vấn phải có khả năng vận dụng tri thức pháp luật, đạo đức nghề nghiệp và kinh nghiệm hoạt động thực tiễn trong lĩnh vực pháp luật. Vì vậy, kỹ năng tư vấn pháp luật trong hoạt động trợ giúp pháp lý gồm các kỹ năng sau đây:

• Kỹ năng thụ lý vụ việc
• Kỹ năng tiếp khách hàng và nghe khách hàng trình bày
• Kỹ năng yêu cầu khách hàng gửi tới giấy tờ liên quan đến vụ việc, xem xét, xác minh, thu thập chứng cứ (nếu thấy cần thiết) để hiểu rõ bản chất cụ việc và vướng mắc của khách hàng
• Kỹ năng tra cứu tài liệu pháp luật, tìm cơ sở pháp lý để giải thích, , hướng dẫn phù hợp với pháp luật
• Kỹ năng soạn thảo văn bản tư vấn cho khách hàng
• Kỹ năng vận dụng kiến thức pháp luật, đạo đức xã hội để tư vấn, trả lời, hướng dẫn, đưa ra lời khuyên , đưa ra giải pháp, định hướng cho khách hàng tháo gỡ vướng mắc pháp luật, xử sự phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội
• Kỹ năng lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tư vấn pháp luật…

Các kỹ năng tư vấn pháp luật cơ bản trên đây có quan hệ mật thiết, biện chứng, tác động, ảnh hưởng lẫn nhau và được sử dụng trong suốt quá trình tư vấn một vụ việc cụ thể với một đối tượng cụ thể. Tùy theo từng loại vấn đề (vụ việc tư vấn) và từng loại đối tượng cụ thể mà sử dụng các kỹ năng cùng một thời gian hoặc sử dụng kỹ năng này trước, kỹ năng kia sau. Thông thường, để tiến hành tư vấn một vụ việc, người tư vấn phải tiếp đối tượng, nghe các bên tranh chấp trình bày, yêu cầu đưa ra tài liệu có liên quan đến yêu cầu tư vấn. Trong trường hợp cần thiết phải tiến hành xem xét, xác minh vụ việc; tra cứu tài liệu pháp luật, cân nhắc các nhà chuyên môn và vận dụng kiến thức pháp luật và kinh nghiệm cuộc sống để tư vấn, giải thích, hướng dẫn đối tượng ứng xử phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội.

Vai trò của kĩ năng trong hoạt động tư vấn pháp luật

Trong cuộc sống, muốn thực hiện thành công một công việc nào đấy một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, đạt được kết quả như mong muốn thì đều cần có kỹ năng. Mỗi công việc, mỗi ngành nghề lại đòi hỏi những kỹ năng nhất định, do vậy mỗi người cần phải rèn luyện những kỹ năng phù hợp với công việc, ngành nghề của mình. Một người thầy giỏi ngoài những kiến thức vững chắc cũng cần có kỹ năng như kỹ năng nói trước đám đông, kỹ năng thuyết phục học sinh nghe giảng, kỹ năng truyền cảm hứng cho học sinh… Trong hoạt động tư vấn pháp luật cũng vậy, kỹ năng đóng một vai trò rất cần thiết. Bởi kỹ năng sẽ góp phần bổ trợ cho những kiến thức chuyên môn của người tư vấn pháp luật nhằm tăng năng suất lao động tạo ra hiệu quả cao trong công việc. Do đó, ngay từ khi còn học tập trên giảng đường, sinh viên cần hiểu rõ vai tròng cần thiết của kỹ năng và tăng cường học tập, trau dồi những kỹ năng này.

Thứ nhất, kỹ năng làm tăng tự tin tưởng của khách hàng đối với luật sư. Khi rèn luyện được những kỹ năng cần thiết cho công việc thì hoạt động tư vấn sẽ diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao hơn. Có thể thấy giữa một luật sư chỉ có kiến thức pháp luật mà còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn, không có kỹ năng giúp cho khách hàng tin tưởng vào khả năng của mình với một luật sư có kiến thức, có kinh nghiệm, ngay từ những lần tiếp xúc đầu đã tạo được cho khách hàng sự tin cậy và thái độ tốt thì rõ ràng người luật sư có kỹ năng sẽ đạt được kết quả cao hơn và được khách hàng tin tưởng hơn. Khi đã trang bị cho mình được những kỹ năng như kỹ năng tiếp xúc, nghiên cứu yêu cầu khách hàng, kỹ năng soạn thảo tài liệu… luật sư sẽ cảm thấy tự tin, biết cách tạo ấn tượng cho khách hàng, đồng thời sẽ khiến khách hàng tin tưởng hơn vào khả năng của mình.

Thứ hai, kỹ năng giao tiếp tốt là một thế mạnh đối với bất cứ ai trong công việc, đặc biệt là đối với luật sư. Giao tiếp là phương tiện cho phép luật sư tư vấn xây dựng cầu nối với khách hàng, thuyết phục khách hàng chấp nhận ý kiến của mình và bày tỏ được nhu cầu của khách hàng khi tìm đến luật sư tư vấn. Trong quá trình thực hiện hoạt động tư vấn của mình, luật sư có thể chưa hiểu rõ yêu cầu tư vấn của khách hàng, nhưng nếu có kỹ năng, luật sư sẽ dễ dàng có phương pháp để khai thác thông tin và đi vào trọng tâm vấn đề.

Thứ ba, kỹ năng thuyết phục khách hàng cũng góp phần cần thiết vào quá trình tư vấn của luật sư. Để khách hàng nghe và hiểu những điều mà mình nói thì cần có phương pháp khác nhau đối với từng đối tượng. Tùy vào từng đối tượng khách hàng mà người thực hiện hoạt động tư vấn linh hoạt trong việc tiếp xúc và trình bày quan điểm về vụ việc. Bên cạnh đó, những kỹ năng như soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng tư vấn sẽ giúp cho luật sư thực hiện công việc một cách dễ dàng hơn. Những kỹ năng này sẽ giúp cho hoạt động tư vấn của luật sư trở nên chuyên nghiệp hơn, khiến cho khách hàng dễ dàng nắm bắt được những quyền và nghĩa vụ của mình khi công tác với luật sư. Việc trang bị cho mình kỹ năng tìm kiếm văn bản pháp luật phù hợp với vụ việc cũng là rất cần thiết, bởi lẽ, khi đã có được kỹ năng này người thực hiện hoạt động tư vấn sẽ nhanh chóng tìm được nhưng văn bản pháp luật liên quan có thể sử dụng được, văn bản còn hiệu lực pháp lý và có giá trị cao. Đồng thời sẽ không bị mắc phải những văn bản đã hết hiệu lực, những văn bản không cần thiết, không đem lại hiệu quả cho công việc cần giải quyết.

Một luật sư giỏi chuyên môn nhưng giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng không tốt cũng không mang lại hiệu quả tư vấn cao cho khách hàng và cho sự thành công của chính bản thân mình. Một người tư vấn có kỹ năng cao sẽ dóng góp tích cực vào sự thành công của một tổ chức, đặc biệt với những tổ chức phục vụ khách hàng hay cộng đồng như trung tâm tư vấn pháp luật thì kỹ năng là tố chất cực kỳ cần thiết mà người tư vấn pháp luật cần được đào tạo. Ngày nay, kỹ năng ngày càng được đánh giá rất cao.

Cuối cùng, nếu như các kiến thức chuyên môn là nền tảng chính để tạo ra các nhà chuyên môn thì kỹ năng là phần giá trị tối cần thiết cần có ở người tư vấn pháp luật.

Vì vậy, kỹ năng đóng một vai trò rất cần thiết trong hoạt động tư vấn, từ tiếp xúc khách hàng, nghiên cứu yêu cầu, đến ký kết hợp đồng và giải quyết vụ việc. Trong bất kỳ giai đoạn nào của hoạt động tư vấn cũng cần đến những kỹ năng nhất định. Từ việc đã trang bị cho mình những kỹ năng thích hợp còn phải biết vận dụng linh hoạt những kỹ năng đó trong khi thực hiện công việc của mình để đem lại hiệu quả cao nhất.

Kĩ năng tư vấn

• • Kĩ năng tiếp xúc khách hàng, nghiên cứu yêu cầu tư vấn

Trong thời buổi bùng nổ công nghệ thông tin và các văn phòng, công ty luật cũng ra sức quảng bá cho mình, phổ biến các thông tin như website, email, điện thoại…thì việc khách hàng nghiên cứu về luật sư qua các thông tin này cũng là điều đương nhiên. Rất nhiều khách hàng trước khi gặp gỡ luật sư đã có hẹn trước nhờ những phương tiện trên hoặc qua giới thiệu của người quen, của khách hàng cũ của luật sư. Vì không gặp trực tiếp để nhìn thấy sắc diện và những phản ứng của khách hàng nên luật sư phải hết sức tinh tế và nhanh nhạy trong việc nắm bắt yêu cầu và thái độ của khách hàng qua giọng nói hoặc ngôn từ sử dụng trong email. Từ việc phán đoán các yêu cầu, cũng như thói quen tâm lí của khách hàng luật sư sẽ đưa ra những phương thức tiếp xúc khách hàng cho phù hợp.

• Nếu khách hàng tiếp xúc với luật sư qua điện thoại

Họ gọi điện vừa có nhu cầu nghiên cứu, vừa mang tính chất thăm dò. Nhận những cuộc điện thoại như vậy, luật sư phải nắm bắt được những bất an của khách hàng, thể hiện được sự nhiệt tình, lịch sự của luật sư nhưng lại không được quá vồ vập với yêu cầu của khách hàng. Đầu tiên, luật sư phải giới thiệu tên mình, tên văn phòng/công ty luật của mình dù khách hàng đã biết họ gọi đến đâu và có khi còn yêu cầu gặp trực tiếp ai. Luật sư cũng phải hỏi được những thông tin về người đang nói chuyện với mình, xem họ có phải là người yêu cầu và người có liên quan đến nội dung công việc yêu cầu được không. Có những trường hợp, người đang nói chuyện với luật sư không phải là người yêu cầu và cũng không có liên quan gì đến công việc. Ví dụ, một yêu cầu tư vấn về hợp đồng lao động, nhưng người gọi điện đến cho luật sư không phải là người lao động, mà là vợ của người đó hoặc một người bạn nào đó của người vợ để hỏi hộ thông tin. Do vậy luật sư phải hỏi rất rõ về tư cách người đang nói chuyện với mình, thông tin tóm tắt nội dung công việc và người yêu cầu mình. Từ đó, luật sư ước lượng thời gian nghiên cứu các văn bản pháp luật liên quan để đưa ra một cuộc hẹn với người yêu cầu, cũng như số điện thoại và các phương thức liên lạc với họ. Những thông tin luật sư nghiên cứu được sẽ giúp luật sư chuẩn bị tốt cho cuộc gặp trực tiếp với khách hàng

• Khách hàng liên hệ với luật sư qua email

Tuy phương thức liên lạc này mất thời gian hơn qua điện thoại, nhưng bù lại, ít tốn kém hơn và các bên trao đổi được nhiều thông tin hơn, các thông tin được lưu lại làm căn cứ cho cuộc gặp trực tiếp. Luật sư có thể nghiên cứu được trọn vẹn những thông tin mình muốn để chuẩn bị các phương án tư vấn. Do vậy đây là phương thức trao đổi ưu việt với những vụ việc không yêu cầu quá gấp về mặt thời gian hoặc các bên có điều kiện thường xuyên check mail, cập nhật các thông tin.

• Giao dịch trực tiếp với khách hàng.

Giai đoạn chuẩn bị:  Trước tiên, luật sư phải hệ thống lại nội dung công việc, những yêu cầu của khách hàng thông qua thông tin mà khách hàng gửi tới, từ đó dự kiến những tình huống có thể phát sinh, những phương án để tư vấn cho khách hàng lựa chọn. Luật sư cần chuẩn bị một số câu hỏi dự kiến hỏi khách hàng để làm rõ vụ việc. Thông thường, qua điện thoại hoặc email khách hàng chỉ gửi tới sơ qua các thông tin, nên luật sư phải chuẩn bị các câu hỏi để hướng cuộc nói chuyện vào những vấn đề mà mình muốn khai thác. Luật sư cũng cần tìm những văn bản pháp luật điều chỉnh nội dung vụ việc, chuẩn bị để đưa một danh mục cho khách hàng nghiên cứu, nếu cần thiết có thể gửi tới luôn văn bản cho khách hàng. Tuy đây không phải là nghĩa vụ bắt buộc của luật sư, nhưng gửi tới cho khách hàng văn bản để họ hiểu biết hơn thì sẽ dễ dàng cho luật sư hơn khi tư vấn các vấn đề liên quan. Mặt khác, dựa trên những yêu cầu sơ bộ mà khách hàng thông báo, luật sư sẽ chuẩn bị một biểu phí và một bản dự thảo hợp đồng dịch vụ pháp lý để khách hàng có thể xem xét kí kết.

Bên cạnh những chuẩn bị về chuyên môn, luật sư cũng cần có những chuẩn bị khác như chuẩn bị về địa điểm giao tiếp, chuẩn bị sổ sách ghi chép, chuẩn bị card để đưa cho khách hàng. Và qua những thông tin cá nhân mà khách hàng cho biết, luật sư có thể tìm một số chủ đề liên quan để tạo không khí giao tiếp cởi mở và thân thiện.

Tiếp khách hàng:  Để việc giao dịch đạt kết quả tốt, những giao tiếp thông thường của luật sư không thể thiếu, đó là việc chào hỏi giới thiệu, luật sư đưa card cho khách hàng. Luật sư cần đưa ra cho họ chương trình của buổi giao tiếp, đầu tiên là quy trình và phương thức trao đổi, đồng thời cả thời gian mà luật sư có thể tiếp khách hàng. Những thống nhất ngay từ đầu này sẽ giúp cho buổi là việc đi đúng hướng, khách hàng sẽ lựa chọn những thông tin cần gửi tới và trao đổi với luật sư, không quá sa đà vào những nội dung ngoài lề.

Trong buổi tiếp xúc trực tiếp, từ các yêu cầu rõ ràng của khách hàng, luật sư sẽ xác định một mức phí dịch vụ chính xác và có thể thảo luận luôn về hợp đồng dịch vụ pháp lý. Luật sư phải cho khách hàng biết về nghĩa vụ bảo mật thông tin của luật sư, ghi chép những thông tin cần thiết và đánh dấu những vấn đề chưa rõ. Nếu khách hàng kí hợp đồng dịch vụ pháp lý, luật sư sẽ thông báo cho khách hàng các bước triển khai tiếp theo để giải quyết công việc của mình. Nếu khách hàng còn băn khoăn, luật sư cần trả lời những câu hỏi của khách hàng về trách nhiệm của mình và cho khách hàng một khoảng thời gian suy nghĩ lựa chọn phương án giải quyết và xem xét việc kí hợp đồng với luật sư. Dù khách hàng đã kí hay chưa kí hợp đồng, luật sư đều hẹn buổi công tác tiếp theo. Tùy theo kết quả của buổi công tác đầu tiên này, luật sư sẽ chuẩn bị cho buổi công tác tiếp theo thế nào.

Kĩ năng soạn thảo, ký kết hợp đồng tư vấn pháp luật

• Tìm hiểu kỹ, trọn vẹn các quy định của pháp luật về hợp đồng và các quy định có liên quan đến giao dịch khi ký kết, thực hiện hợp đồng.

Việc làm này rất cần thiết bởi lẽ nó đảm bảo cho việc ký kết hợp đồng, nội dung thỏa thuận luôn đúng pháp luật, sẽ đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng và hạn chế được những rủi ro do hợp đồng trái pháp luật gây ra. Việc nghiên cứu kỹ pháp luật sẽ cho phép quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng luôn thận trọng, chính       xác, đạt độ chuẩn cao và như vậy sẽ có thể loại trừ được việc lợi dụng các sơ hở của bên đối tác để vi phạm hợp đồng. Vì vậy việc nghiên cứu kỹ toàn diện các quy định của pháp luật về hợp đồng và có liên quan đến lĩnh vực mà mình tham gia giao dịch là điều cần làm đầu tiên, có ý nghĩa hết sức cần thiết.

• Tuân thủ đúng và trọn vẹn các quy định về cách thức của hợp đồng về chủ thể tham gia ký kết hợp đồng.

Trước hết về cách thức hợp đồng phải được bảo đảm đúng pháp luật. Những loại hợp đồng nào được pháp luật quy định lập thành văn bản thì phải triệt để tuân thủ. Nếu có quy định phải đăng ký (như đối với các giao dịch bảo đảm) hoặc công chứng, chứng thực thì không bao giờ được tùy tiện bỏ qua. Việc vô tình hay cố ý bỏ qua không đăng ký, công chứng hoặc chứng thực sẽ làm hợp đồng bị vô hiệu và không có hiệu lực pháp lý.

Đối với chủ thể của hợp đồng, những người tham gia ký kết hợp đồng phải bảo đảm đủ tư cách như: đủ độ tuổi luật định, đủ năng lực hành vi và trong trường hợp uỷ quyền để ký kết hợp đồng mà không phải là uỷ quyền theo pháp luật thì phải có giấy ủy quyền hợp lệ.

Đối với hợp đồng kinh doanh – thương mại thì hầu hết các chủ thể là pháp nhân do đó phải do người đứng đầu hay uỷ quyền hợp pháp của pháp nhân như Giám đốc, chủ doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp không có chức danh Giám đốc) ký kết hoặc người uỷ quyền do người đứng đầu pháp nhân đó ủy quyền thay mặt ký kết và việc ký kết phải được đóng dấu hợp lệ của pháp nhân. Chỉ có ký kết hợp đồng đúng chủ thể thì hợp đồng mới có giá trị pháp lý và có hiệu lực thi hành.

• Soạn thảo nội dung hợp đồng phải chặt chẽ, trọn vẹn nội dung cơ bản và ngôn ngữ phải chính xác.

Thông thường, nội dung hợp đồng sẽ được chia các vấn đề ra thành các điều khoản hay các mục, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn, nhằm giúp cho nội dung hợp đồng được chặt chẽ, trọn vẹn, đảm bảo được những nội dung chủ yếu cần có trong một hợp đồng. Nội dung hợp đồng cũng cần thể hiện được sự tiên lượng rủi ro và những lợi ích của các chủ thể. Bên cạnh đó, ngôn ngữ trong hợp đồng cần trong sáng, rõ ràng, văn phong phải mạch lạc dễ hiểu và không hàm chứa nhiều nghĩa. Từng dấu chấm, dấu phẩy phải đặt đúng chỗ vì nếu đặt các dấu sai chỗ thì sẽ làm thay đổi hoàn toàn nghĩa của câu.

Hợp đồng cũng nên có điều khoản định nghĩa để giải thích các từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần, ký hiệu viết tắt hoặc để thống nhất cách hiểu giữa các bên. Việc này rất cần thiết, giúp cho việc thực hiện được dễ dàng, hạn chế phát sinh tranh chấp, khi có kiện tụng xảy ra thì điều khoản này giúp cho người xét xử hiểu rõ những nội dung các bên đã thỏa thuận và đưa ra phán quyết chính xác.

Với những phần kiến thức đã được gửi tới ở trên, chúng ta phần nào đã có thể hiểu và có cái nhìn rõ nét hơn về hoạt động tư vấn pháp luật và kỹ năng tư vấn pháp luật. Từ đó càng có thể thấy rõ hơn về vai trò của kỹ năng trong hoạt động tư vấn pháp luật