1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là loại chứng từ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho cá nhân thuộc diện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Theo Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trên Phiếu khấu trừ thuế TNCN có nội dung như sau:
– Tên chứng từ khấu trừ, ký hiệu chứng từ khấu trừ, ký hiệu chứng từ khấu trừ, số thứ tự chứng từ khấu trừ.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp. – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế đã có mã số thuế).
– Quốc tịch (nếu người nộp thuế không phải là công dân Việt Nam).
– Số thu nhập, thời gian trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ tại nguồn, số thu nhập còn nhận.
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
– Họ, tên, chữ ký của người nộp tiền. – Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, một số mục đích được ghi nhận trong luật thuế như sau:
– Là một phần của hồ sơ thanh khoản thuế trong trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với đơn vị quản lý thuế (đăng ký tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
Trường hợp tổ chức trả doanh thu không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả doanh thu đã ngừng hoạt động, đơn vị thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét, xử lý hồ sơ quyết toán. các tài liệu.
– Chứng từ chứng minh cá nhân được khấu trừ thuế theo hướng dẫn của pháp luật về thuế. Từ đó cá nhân tra cứu được mình có phải nộp thuế TNCN được không, việc khấu trừ có đúng không. – Chứng minh tính minh bạch, rõ ràng về các khoản mà cá nhân được khấu trừ thuế.
2. Nguyên tắc phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân?
Theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được quy định như sau:
– Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn, khi thu thuế, phí, lệ phí, đơn vị khấu trừ thuế, đơn vị thu phí, lệ phí và đơn vị thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ thu thuế, biên lai thu thuế. thu nhập chịu thuế khấu trừ, đối tượng nộp thuế, đối tượng nộp phí, lệ phí và phải đăng ký trọn vẹn theo hướng dẫn tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo chuẩn định dạng dữ liệu của đơn vị thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập.
– Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, đơn vị chi trả hoặc cá nhân được lựa chọn cấp phiếu khấu trừ thuế cho từng lần khấu trừ hoặc cấp phiếu khấu trừ nhiều lần. giảm trừ trong kỳ tài chính. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thì đơn vị, cá nhân chi trả doanh thu chỉ cấp cho cá nhân chứng từ khấu trừ tại nguồn trong kỳ tính thuế.
3. Thời hạn cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ tại nguồn thuế TNCN phải được lập tại thời gian đơn vị chi trả hoặc cá nhân thực hiện khấu trừ thuế TNCN. Bằng chứng khấu trừ tại nguồn phải được cấp cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là khi cá nhân có yêu cầu tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử có trọn vẹn nội dung theo hướng dẫn của pháp luật.
Tuy nhiên, kể từ ngày 01/07/2023, ngày Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tất cả các công ty, tổ chức, cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử cá nhân.
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đơn vị quản lý thuế TNCN được phép tạo hệ thống phần mềm riêng để sử dụng chứng từ điện tử nhưng vẫn phải đảm bảo chứng từ này có trọn vẹn nội dung theo hướng dẫn của đơn vị quản lý thuế thu nhập cá nhân. quy định. . Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập phải được thể hiện trọn vẹn, chính xác, đảm bảo không gây hiểu nhầm để cá nhân nhận biết.
Đối với số chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân, Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
– Cá nhân chưa ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng: Xuất trình chứng từ nộp tiền theo từng lần trích nợ trực tiếp tại nguồn hoặc xuất trình chứng từ nộp tiền trực tiếp cho nhiều lần trích nộp trực tiếp trong kỳ tài chính .
– Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Mỗi kỳ tính thuế cá nhân chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ.
4. Thủ tục mua hồ sơ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Theo công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế, kể từ ngày 1/7/2023, đơn vị thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp do đơn vị thuế đặt in; Trường hợp còn phiếu mua sắm của đơn vị thuế thì được tiếp tục sử dụng. Do đó, hiện nay các công ty, tổ chức chưa thể thực hiện bước mua hồ sơ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại đơn vị thuế.
Theo Khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ ngày 01/07/2023, tất cả các công ty, tổ chức, cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dưới dạng điện tử.
Với chứng từ điện tử, khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi sử dụng chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được tạo hệ thống phần mềm sử dụng chứng từ điện tử của riêng mình.
Thủ tục mua hồ sơ khấu trừ thuế TNCN điện tử của mỗi nhà gửi tới sẽ có một số điểm khác biệt. Tuy nhiên, nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp cân nhắc và chọn mua bộ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và chuyên viên bán hàng của nhà gửi tới phần mềm lập hồ sơ khấu trừ thuế TNCN điện tử để giao kết hợp đồng gửi tới dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng.
Thông thường, đăng ký dịch vụ sẽ yêu cầu các tài liệu sau:
– 01 bản scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
– 01 bản scan chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người uỷ quyền theo pháp luật của công ty.
– Nếu người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bước 3: Nhân viên gửi tới phần mềm e-voucher hướng dẫn khách hàng cách sử dụng.
Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử xong, nhà gửi tới sẽ phát hành chính thức phần mềm cho khách hàng sử dụng. Mặt khác, cần lưu ý rằng công văn 2455/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế cũng nêu rõ đơn vị khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển giao chứng từ. dữ liệu điện tử cho đơn vị thuế. đơn vị chức năng và tổ chức khấu trừ tự tạo hệ thống phần mềm sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo hướng dẫn.
5. Giải đáp có liên quan
Những trường hợp nào không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2021 thì nếu thuộc một trong những trường hợp sau đây sẽ không phải quyết thuế TNCN:
(1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.
(2) Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống. Cá nhân được miễn thuế trong trường hợp này tự xác định số tiền thuế được miễn, không bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN và không phải nộp hồ sơ miễn thuế.
Mức phạt khi chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì tùy theo thời gian chậm quyết toán mà có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền với mức thấp nhất là 02 triệu đồng và mức cao nhất là 25 triệu đồng.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo hướng dẫn thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.