Cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

1. Các trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, doanh nghiệp cấp chứng từ khấu trừ thuế trong các trường hợp cụ thể sau:

Trường hợp 1: Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu đơn vị, cá nhân chi trả doanh thu cấp chứng từ khấu trừ thuế cho từng lần khấu trừ hoặc cấp 1 chứng từ khấu trừ thuế cho khấu trừ nhiều lần trong 1 kỳ tính thuế.
Ví dụ cụ thể: Anh A ký hợp đồng dịch vụ vệ sinh với công ty X từ tháng 10/2020 đến tháng 3/2021. Thu nhập của anh A được công ty X trả hàng tháng là 4 triệu đồng.
Vì vậy, trong trường hợp này, Ông A có thể yêu cầu Công ty X cấp chứng từ khấu trừ thuế theo tháng hoặc cấp 1 chứng từ phản ánh số thuế khấu trừ từ tháng 10 đến tháng 12 năm 2019 và 1 chứng từ chứng minh cho khoảng thời gian từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2020 .
Trường hợp 2: Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Cơ quan, cá nhân chi trả doanh thu chỉ cấp cho cá nhân Biên lai khấu trừ nguồn 1 kỳ tính thuế. Ví dụ cụ thể: Anh B ký hợp đồng lao động dài hạn với công ty Y từ tháng 7/2020 đến hết tháng 6/2021.
Trường hợp Ông B là đối tượng khai thuế trực tiếp với đơn vị thuế và yêu cầu Công ty Y cấp chứng từ khấu trừ thuế thì Công ty Y sẽ có chứng từ thể hiện số thuế khấu trừ tháng 7/2020 đến hết tháng 12/2019 và 1 văn bản phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 1 năm 2021 đến hết tháng 6 năm 2021.

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Doanh nghiệp có thể in hoặc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ đơn vị thuế.
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC, công ty tự in chứng từ khấu trừ thuế phải đăng ký mẫu chứng từ tự in chứng từ khấu trừ thuế. Chỉ sau khi được sự chấp thuận của đơn vị thuế, công ty mới được phép tự in. Trong trường hợp doanh nghiệp, tập đoàn không đủ điều kiện hoặc không được đơn vị thuế chấp thuận cho tự in tài liệu thì có thể đăng ký mua với đơn vị thuế.
Hồ sơ đăng ký mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:

Giấy phép ĐKKD Cơ quan Giấy giới thiệu Bản sao CMND/CCCD của người nộp hồ sơ (có tên trong giấy giới thiệu) kèm theo bản chính để đối chiếu. Mang hồ sơ đến Nhà in của đơn vị thuế sẽ được cấp 1 cuốn ST 10 và 1 chứng từ khấu trừ thuế 50 số, mỗi số có 2 liên:

Liên 1: Liên minh xác minh và đăng ký Liên 2: Giao cá nhân nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Dưới đây là một ví dụ về chứng từ lưu giữ thuế TNCN.

3. Hướng dẫn cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Bạn đăng ký hồ sơ khấu trừ thuế TNCN như sau:

I. Thông tin về tổ chức, cá nhân chuyển tiền thu nhập:

II. Thông tin người nộp thuế

III. Thông tin về thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn

Thu nhập: Ghi rõ loại thu nhập cá nhân như thu nhập từ tiền lương, tiền công, tiền kinh doanh, tiền đầu tư vốn, v.v.

Thời điểm trả thu nhập: Thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch. Nếu trả thu nhập trong một khoảng thời gian thì ghi từ tháng … đến tháng ….
Ví dụ: Công ty trả lương cho cả năm 2020 thì ghi “Từ tháng 1 đến tháng 12”.
Trường hợp trả thu nhập trong 5 tháng 6, 7, 8, 9, 10 và tháng 11 thì ghi “Tháng 6 đến tháng 11”. Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: Ghi tổng số tiền thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân không có khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.
Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập cho thuê – Các khoản miễn thuế

Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Là tổng số thuế thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã khấu trừ của người nộp thuế.

Số thu nhập cá nhân còn nhận: được xác định bằng tổng thu nhập chịu thuế mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân.

4. Giải đáp có liên quan

Những trường hợp nào không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2021 thì nếu thuộc một trong những trường hợp sau đây sẽ không phải quyết thuế TNCN:
(1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.
(2) Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống. Cá nhân được miễn thuế trong trường hợp này tự xác định số tiền thuế được miễn, không bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN và không phải nộp hồ sơ miễn thuế.

Mức phạt khi chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì tùy theo thời gian chậm quyết toán mà có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền với mức thấp nhất là 02 triệu đồng và mức cao nhất là 25 triệu đồng.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo hướng dẫn thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.