Hướng dẫn viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

 

1. Hồ sơ tạm giữ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ PPI là các chứng từ, biên bản thể hiện công ty, tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ PPI để tính số thuế phải nộp trên thu nhập của người nộp thuế theo hướng dẫn của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.

2. Hướng dẫn cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

2.1 Thông tin về tổ chức, cá nhân trả thu nhập[01] Tên tổ chức, cá nhân chuyển thu nhập: ghi tên tổ chức, cá nhân chuyển thu nhập bằng chữ in hoa

[02] Mã số thuế: Nhập mã số thuế của tổ chức trả doanh thu[03] Địa chỉ: Ghi địa chỉ tổ chức nộp doanh thu[04] Điện thoại: Nhập số điện thoại của đơn vị nộp thu

#2.2 Thông tin Người nộp thuế[05] Họ và tên: Viết chữ in hoa theo tên trên chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do đơn vị thuế cấp.[07] Quốc tịch: Ghi Quốc tịch của người nộp thuế[08], [09] Đánh dấu x vào ô tương ứng là cá nhân cư trú hoặc không cư trú[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi địa chỉ hoặc số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa đơn vị thuế và người nộp thuế[11] Số CMND hoặc số hộ chiếu:[12] Nơi cấp: …… [13] Ngày cấp: ghi theo trên CMND hoặc hộ chiếu

#2.3 Thông tin thuế thu nhập cá nhân khấu trừ

[14] Khoản thu nhập: Ghi rõ loại thu nhập các nhân nhận được (thu nhập từ tiền lương tiền công, thu nhập từ kinh doanh từ đầu tư vốn,…)[15] Thời điểm trả thu nhập: Là thời gian tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch. Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào.
Ví dụ: Công ty A chi trả thu nhập cho cá nhân B từ tháng 2 đến 4 năm 2016 thì ghi: “2,3,4 năm 2016”[16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: Ghi tổng số thu nhập chịu thuế đã chi trả cho cá nhân đó (là tổng thu nhập chưa trừ các khoản giảm trừ như: giảm trừ gia cảnh, đóng bảo hiểm, từ thiện, nhân đạo,…)

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế (Không phải khoản giảm trừ )

[17] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Là số tiền thuế TNCN mà DN đã khấu trừ của cá nhân đó (là số tiền thuế đã khấu trừ theo biểu lũy tiến hoặc tỷ lệ 10%.)[18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: [(16)-(17)]: Là số tiền mà cá nhận đó còn nhận được.
Theo Công văn số 8198/CT-TTHT ngày 24/8/2017 của Cục Thuế TP. HCM

Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTCstatus2 , trường hợp Công ty khi chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động đã khấu trừ thuế TNCN thì phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của người lao động. Việc không cấp chứng từ khấu trừ thuế chỉ áp dụng đối với người lao động ủy quyền cho Công ty thanh toán thay cho Công ty.
– Đối với người lao động được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn theo tỷ lệ 10% thì có thể cấp chứng từ riêng cho từng kỳ khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong kỳ tài chính.
– Đối với người lao động khấu trừ thuế TNCN theo bậc thang lũy ​​tiến chỉ cấp 01 chức danh trong kỳ tính thuế (điểm b khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC).

3. Nguyên tắc sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

– Doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN hàng quý (mẫu CTT25/AC ban hành kèm theo quyết định số 440/QĐ-TCT).

4. Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Thời hạn nộp Danh mục hồ sơ khấu trừ IRP: (Theo mục 3 Quyết định 440/QĐ-TCT ngày 14/3/2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

“Báo cáo tình hình sử dụng Biên lai thu thuế, Chứng từ khấu trừ thuế TNCN của đơn vị nộp thuế (Mẫu CTT25/AC); thời hạn nộp báo cáo: chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.”

5. Giải đáp có liên quan

Những trường hợp nào không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2021 thì nếu thuộc một trong những trường hợp sau đây sẽ không phải quyết thuế TNCN:
(1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.
(2) Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống. Cá nhân được miễn thuế trong trường hợp này tự xác định số tiền thuế được miễn, không bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN và không phải nộp hồ sơ miễn thuế.

Mức phạt khi chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì tùy theo thời gian chậm quyết toán mà có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền với mức thấp nhất là 02 triệu đồng và mức cao nhất là 25 triệu đồng.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo hướng dẫn thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.