Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

1. Cơ sở pháp lý

Cơ sở pháp lý về chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN dựa trên các nghị định, thông tư sau:

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. Thông tư số 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 17/09/2021 hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019.

2. Hồ sơ lưu trữ điện tử TNCN là gì?

Tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:

Chứng từ điện tử bao gồm các chứng từ, biên lai theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều này được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do đơn vị, thể nhân chịu trách nhiệm khấu trừ thuế hoặc đơn vị thu thuế cấp cho người nộp thuế. , phí và lệ phí được cấp cho người nộp tiền bằng phương thức điện tử theo Đạo luật phí và lệ phí và luật thuế.
Trích dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Thư viện pháp luật

Theo nghị định này, bên cạnh chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại nguồn, chứng từ thu thuế, phí, lệ phí áp dụng dưới dạng điện tử cũng được coi là chứng từ điện tử.
Vì vậy, Phiếu khấu trừ của IPP sẽ được đơn vị có thẩm quyền quy định theo mẫu và sẽ được cấp đồng thời cho các thể nhân bị khấu trừ tại nguồn nộp thuế TNCN uỷ quyền cho việc khấu trừ tại nguồn tương ứng.

3. Quy định về chứng từ khấu trừ điện tử về thuế thu nhập cá nhân (IRP) theo Nghị định 123

Từ ngày 1/7/2023, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thay cho chứng từ giấy nếu đã sử dụng hết hóa đơn tự in hiện có. Quy định của loại chứng từ này cụ thể như sau:

3.1. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử
Tại điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời gian lập chứng từ như sau:

Tại thời gian khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời gian thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Nguồn: Theo Điều 31 Nghị định 123 Thư viện pháp luật

3.2. Nội dung Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 32 quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ về những nội dung cần phải có trên loại chứng từ điện tử này như sau:

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời gian trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Nguồn: Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Thư viện pháp luật

3.3. Định dạng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Các doanh nghiệp, tổ chức khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử sẽ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng, đồng thời đảm bảo các nội dung bắt buộc theo hướng dẫn nêu trong Khoản 1, Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mặt khác, tổ chức không phải đăng ký, thông báo phát hành và truyền dữ liệu điện tử đến CQT (quản lý thuế).
3.4. Cách bảo quản, lưu trữ văn bản điện tử
Việc lưu giữ, lưu trữ chứng từ điện tử được quy định cụ thể tại khoản 1, 2, 3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

1. Hóa đơn và các chứng từ kèm theo được lưu giữ, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính bảo mật, bí mật, toàn vẹn, trọn vẹn, không bị thay đổi, sai lệch trong thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng, trọn vẹn theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được lưu trữ và lưu trữ dưới dạng điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng cách thức lưu giữ, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc điểm hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng để in ra giấy hoặc tra cứu theo yêu cầu.

3. Hóa đơn đặt in của đơn vị thuế và các chứng từ đặt in, tự in phải được lưu giữ, lưu trữ theo các yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ không lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo hệ thống lưu trữ, bảo quản chứng từ hết giá.

b) Hóa đơn, chứng từ lập theo đơn vị hạch toán được lưu trữ theo hướng dẫn về lưu trữ, lưu trữ chứng từ kế toán. c) Hoá đơn, chứng từ phát hành của các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân không liên kết đơn vị phải được lưu trữ và coi là tài sản riêng của tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đó.
Nguồn: Khoản 1,2,3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Thư viện pháp luật

3.5. Quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, luân chuyển
xử lý chứng từ tự in chưa thanh toán
Ngày 12/07/2023, Tổng cục Thuế đăng tải Công văn số 2455/TCT-DNNCN hướng dẫn triển khai, vận hành hóa đơn, chứng từ điện tử. Đặc biệt:

Trường hợp chưa triển khai chứng từ khấu trừ điện tử thì tổ chức (bao gồm cả đơn vị thuế) được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự ban hành theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã công bố ban hành trước ngày 01/7/2023. còn chứng từ khấu trừ do đơn vị thuế cấp thì cũng được tiếp tục sử dụng. Ghi chú:

Từ ngày 01 tháng 7 năm 2023; Cơ quan thuế sẽ không tiếp tục cấp Phiếu khấu trừ thuế do đơn vị thuế in. Do đó, nếu chứng từ tự in đã hết mà vẫn còn tồn thì tổ chức phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
Đồng thời, NNT không làm thủ tục nộp hồ sơ khấu trừ IRP trên Cổng thông tin điện tử Thuế TP.HCM theo hướng dẫn tại Mục 2 Công văn số 7563/CTTPHCM-TTHT và Công văn số 7564/Hồ Hồ Chí Minh-TTHT về Hồ sơ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
3.6. Mẫu Phiếu Khấu Trừ Thuế TNCN Điện Tử Mới Nhất
Mẫu khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 03/TNCN) mới nhất ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2023.

 

4. Giải đáp có liên quan

Những trường hợp nào không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2021 thì nếu thuộc một trong những trường hợp sau đây sẽ không phải quyết thuế TNCN:
(1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.
(2) Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống. Cá nhân được miễn thuế trong trường hợp này tự xác định số tiền thuế được miễn, không bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN và không phải nộp hồ sơ miễn thuế.

Mức phạt khi chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì tùy theo thời gian chậm quyết toán mà có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền với mức thấp nhất là 02 triệu đồng và mức cao nhất là 25 triệu đồng.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo hướng dẫn thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.