Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ xác nhận của tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế. Trước khi thực hiện việc trả thu nhập theo yêu cầu của cá nhân, thuế được thu. Vậy quy định và thủ tục mua chứng từ nộp thuế TNCN thế nào?

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Chứng từ TNCN được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, có thể liệt kê một số mục đích sau:

Là thành phần hồ sơ quyết toán thuế trong trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với đơn vị quản lý thuế (theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Cho biết số thuế mà cá nhân được khấu trừ theo hướng dẫn của pháp luật. Từ đó, nghiên cứu các khoản lãi thanh toán của cá nhân và có nên trả PPI được không, nếu việc khấu trừ là chính xác. Thể hiện sự minh bạch, rõ ràng về các khoản mà cá nhân được khấu trừ thuế. Thể hiện nghĩa vụ ghi nhận số tiền bị khấu trừ của cá nhân của đơn vị nhà nước.

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp trong trường hợp nào?

Văn bản quy phạm pháp luật về thuế TNCN đã nêu rõ các trường hợp phải cấp và không phải cấp. Nội dung này được thể hiện rõ tại điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này cấp chứng từ khấu trừ khi có yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp Phiếu khấu trừ.

Vì vậy, các trường hợp sau đây, tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải gửi tới chứng từ khấu trừ theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp được cá nhân ủy quyền quyết toán thuế:

Thu nhập của cá nhân không cư trú. Thu nhập từ tiền công, tiền lương. Doanh thu từ đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng theo thang; thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Thu nhập từ đầu tư vốn. Thu nhập từ việc bán chứng khoán. Thu nhập từ bán phần vốn góp của cá nhân không cư trú. Trở về từ chiến thắng. Thu nhập từ tiền bản quyền, nhượng quyền thương mại. Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% thuế trước khi trả thu nhập).

Mặt khác, cần lưu ý quy định về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một số trường hợp cụ thể như sau:

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu người nộp thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế cho từng lần khấu trừ hoặc cấp chứng từ khấu trừ trường hợp ghi nợ nhiều lần trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: đơn vị, cá nhân chi trả doanh thu chỉ cấp cho cá nhân chứng từ khấu trừ trong thời gian tính thuế.

3. Mua chứng từ TNCN ở đâu?

Cá nhân hoặc công ty nộp thuế TNCN cho chuyên viên mang toàn bộ hồ sơ mua hồ sơ nộp thuế TNCN cho bộ phận Ấn chỉ đến phòng thu (chi cục thuế) quản lý công ty để mua hồ sơ nộp thuế TNCN. .

Đối với doanh nghiệp, hồ sơ khấu trừ thuế TNCN mỗi khi phát sinh:

Doanh nghiệp sẽ viết chứng từ khấu trừ gửi đơn vị thuế. Cơ quan sẽ cấp cho công ty 2 liên (chuyển cho người nộp thuế). Công ty giao cho người nộp thuế liên 2 để người nộp thuế quyết toán thuế.
Các công ty không bắt buộc phải nộp báo cáo về việc sử dụng chứng từ giữ lại IRP. Đối với công ty mua Phiếu khấu trừ thuế TNCN:

Công ty sẽ được cấp chứng từ khấu trừ thuế PPI.
Tương tự với cuốn hóa đơn; phiếu khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có 50 chữ số; Mỗi vấn đề gồm 2 liên (Phần 1: Xét và Lưu và Liên 2: Giao cho Người nộp thuế).
Khi người nộp thuế yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế, doanh nghiệp lập chứng từ khấu trừ thuế. Công ty giao cho người nộp thuế liên 2, liên 1 lưu vào sổ.
Hàng quý, các công ty phải gửi báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ IRP.

4. Giải đáp có liên quan

Những trường hợp nào không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2021 thì nếu thuộc một trong những trường hợp sau đây sẽ không phải quyết thuế TNCN:
(1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.
(2) Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống. Cá nhân được miễn thuế trong trường hợp này tự xác định số tiền thuế được miễn, không bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN và không phải nộp hồ sơ miễn thuế.

Mức phạt khi chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ theo hướng dẫn tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì tùy theo thời gian chậm quyết toán mà có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền với mức thấp nhất là 02 triệu đồng và mức cao nhất là 25 triệu đồng.
Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo hướng dẫn thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.