Đề xuất dự án
Khái niệm
Đề xuất dự án trong tiếng Anh gọi là Project Proposal.
Một bộ tài liệu được trình lên để đánh giá dự án được gọi là hồ sơ đề xuất dự án. Hồ sơ đề xuất dự án có thể khác nhau về số lượng loại tài liệu hoặc cách thức tài liệu, căn cứ vào các loại hình dự án khác nhau, tuy nhiên hồ sơ này có một số đặc điểm chung thường gặp.
Nhìn chung tất cả các đề xuất cần được bắt đầu bằng một phần tóm tắt đề cập đến các đặc điểm chủ yếu và lợi ích chung mà dự án mang lại. Tóm tắt này nên hạn chế việc sử dụng ngôn ngữ kĩ thuật.
Mọi đề xuất thường phải được kèm theo một “tờ trình” tờ trình này là chìa khóa marketing và cần được soạn thảo kĩ.
Ngoài phần tóm tắt dự án và ‘tờ trình’, mọi đề xuất cần phải đề cập đến bốn vấn đề:
(1) Bản chất và cơ sở của vấn đề cần giải quyết, mục tiêu muốn đạt tới và cách thức xử lí;
(2) Kế hoạch triển khai dự án một khi nó được chấp nhận;
(3) Kế hoạch hậu cần và quản lí dự án;
(4) Mô tả nhóm nhân sự dự định công tác cho dự án, bao gồm cả kinh nghiệm cần có từ những công việc tương tự.
Các tài liệu bổ trợ, giải thích khác kèm theo, ví dụ như Hồ sơ năng lực mô tả các kinh nghiệm tương tự trước đây của tổ chức, lí lịch trọn vẹn của nhóm nhân sự…
Cơ sở xây dựng đề xuất dự án
• Tiếp cận kĩ thuật
Đề xuất bắt đầu bằng mô tả chung về vấn đề cần giải quyết hoặc dự án sẽ được thực hiện. Nếu vấn đề phức tạp, các phần nhỏ của vấn đề hoặc của dự án phải được lưu ý cùng với hướng tiếp cận của tổ chức đối với từng vấn đề.
Thông tin trình bày phải trọn vẹn và chi tiết để một người có kiến thức có thể hiểu được người đề xuất có ý định làm gì. Đề xuất cần làm rõ phương pháp chung về giải quyết các điểm mấu chốt.
Nếu có nhiều vấn đề phụ, phương pháp xử lí từng vấn đề cũng phải được trình bày.
Mọi yêu cầu đặc biệt của khách hàng cũng phải được đề cập, phân tích cùng với phương án thực hiện dự kiến. Các thủ tục kiểm định và kiểm tra để đảm bảo chất lượng, độ tin cậy và mức độ phù hợp với các thông số cũng cần được lưu ý và trình bày chi tiết để tăng tính thuyết phục của đề xuất.
• Kế hoạch triển khai
Bao gồm cả yêu cầu về thời gian, chi phí và vật liệu cần thiết.
Mỗi hợp phần của dự án phải được trình bày, mô tả, phân tích cùng với chi phí dự tính có liên quan. Những chi phí này được tổng hợp cho toàn bộ dự án và tổng chi phí phải được tính cho từng hạng mục.
Đề xuất cần ghi rõ thời gian và lượng vật liệu cần dùng, đồng thời cần có biểu chi phí thiết bị, biểu tổng chi phí dự tính và chi phí quản lí cần thiết.
• Kế hoạch hậu cần và quản lí
Giải thích về cách thức để kiểm soát các nhà thầu phụ.
Tính chất và thời hạn của tất cả các báo cáo tiến bộ, báo cáo ngân sách, kiểm toán và đánh giá cũng cần được trình bày cùng với mô tả về tài liệu hướng dẫn cuối cùng. Các thủ tục để kết thúc dự án cũng cần được mô tả đặc biệt nên chỉ rõ cách thức giải quyết nhân sự, nguyên vật liệu và thiết bị khi dự án kết thúc.
Một vấn đề cần thiết thường hay bị bỏ qua đó là mô tả chi tiết về cách thức xử lí các thay đổi trật tự và chi phí của các thay đổi này.
Các thay đổi trật tự thường là nguyên nhân gây nảy sinh các mâu thuẫn giữa tổ chức thực hiện dự án và khách hàng. Khách hàng ít khi hiểu rằng đôi khi dự án chỉ mang lại một thay đổi đơn giản song song thực tiễn đó có thể là một xáo trộn lớn.
Người đề xuất dự án cần rất cẩn trọng và làm rõ các chi tiết này để tránh các rủi ro và chi phí lớn hơn có thể xảy ra sau này trong quá trình thực hiện dự án.
(Tài liệu cân nhắc: Giáo trình Quản trị Dự án, NXB Lao động)