Tại Nhật Bản, con dấu (印鑑 inkan hay còn gọi là はんこ Hanko) có ý nghĩa như chữ ký của bạn, thay vì ký tên vào các giấy tờ thì bạn sẽ đóng dấu. Bởi vậy, con dấu là một vật dụng vô cùng cần thiết trong cuộc sống tại Nhật Bản. Tùy vào quy định của thủ tục đăng ký mà chữ ký cũng có thể được chấp nhận.
Dù đã quen với việc sử dụng chữ ký trong mọi tình huống ở Việt Nam, nhưng khi đã tới Nhật để học tập và công tác, bạn cần phải có ít nhất một con dấu để có thể thực hiện các thủ tục hành chính, xác nhận giấy tờ cần thiết.
※Nói đúng ra, “inkan” (印鑑) và “hanko” (ハンコ) có ý nghĩa khác nhau. Nhưng ngày nay chúng mang nghĩa gần như giống nhau, vì vậy bạn có thể sử dụng một trong hai từ này khi nói về con dấu.
Phân loại và ứng dụng của con dấu
Tùy vào mục đích sử dụng mà người ta phân con dấu thành những loại cơ bản sau:
Con dấu chính thức (実印 Jitsu-in)
Khác với con dấu (inkan) thông thường, 実印 Jitsu-in là con dấu chính thức, uỷ quyền cho bạn, có hiệu lực về mặt pháp lý. Và để sử dụng nó, bạn cần phải thực hiện thủ tục “Đăng ký con dấu” (印鑑登録 Inkan tōroku, xem bên dưới để biết thêm chi tiết) tại đơn vị hành chính địa phương (市役所/区役所).
Nó được sử dụng trong các trường hợp cần thiết như đăng ký kinh doanh hay mua nhà hoặc các giấy tờ liên quan đến pháp lý. Đây là loại con dấu có tính bảo mật cao nhất, không trùng lặp với bất cứ người nào nên bạn cần phải giữ gìn cẩn thận, tránh làm mất. Nếu lỡ làm mất, bạn phải báo lên văn phòng chính quyền địa phương nơi sinh sống để xoá đăng ký con dấu cũ và làm con dấu mới.
Yêu cầu cho Jitsu-in là trên đó phải có một phần tên của bạn và nó có thể viết bằng bất cứ loại chữ viết nào (Romaji, Hiragana, Katakana, Kanji). Người Nhật hay dùng Họ trong các giao dịch của mình. Tuy nhiên, là người ngoại quốc, bạn có thể khắc cả họ hoặc tên của mình lên con dấu. Đường kính của con dấu nằm trong khoảng từ 8mm đến 25mm nên bạn hãy chọn ký tự phù hợp với kích thước con dấu.
Nhân tiện, nếu bạn tạo một Jitsu-in chỉ với Họ của mình, thì mọi người trong gia đình (cùng họ) của bạn cũng không thể sử dụng nó. Mỗi người cần Jitsu-in sẽ phải chuẩn bị một con dấu khác nhau. Vì thế, trước khi làm bạn nên tới xác nhận với đơn vị hành chính quận nơi bạn sống để xác nhận những mẫu chữ được chấp nhận, sau đấy tới làm ở cửa hàng chuyên về con dấu.
Con dấu ngân hàng (銀行印 Ginkō-in)
Đúng như tên gọi, 銀行印 Ginkō-in là một con dấu cần thiết cho các thủ tục ngân hàng. Con dấu mà bạn đã đăng ký với ngân hàng khi bạn mở tài khoản sẽ là con dấu ngân hàng.
Hầu hết mọi người thường sử dụng ATM để rút tiền sinh hoạt từ tài khoản của họ. Tuy nhiên, nếu bạn muốn rút số tiền vượt quá giới hạn giao dịch tại ATM, bạn sẽ cần phải làm thủ tục tại quầy. Vào thời gian đó, con dấu ngân hàng được sử dụng để xác nhận danh tính.
Con dấu này cũng cần thiết khi đăng ký chuyển khoản hoặc khi thay đổi thông tin chủ tài khoản như địa chỉ cư trú, mã số cá nhân (my number) với ngân hàng.
Con dấu cá nhân (認印 Mitomein)
Mitome-in là con dấu cá nhân, không có tính pháp lý và không cần đăng ký. bạn có thể dùng để đóng dấu chứng nhận chuyển hàng hay các thủ tục thường ngày không yêu cầu chặt chẽ về tính pháp lý.
Nó cũng được sử dụng cho công việc văn phòng và nhận chuyển phát nhanh tại công ty, nhưng sẽ thuận tiện hơn nếu bạn sử dụng con dấu của Shachihata được mô tả dưới đây.
Ngay cả khi nó không phải là con dấu chính thức được đăng ký, Mitome-in vẫn mang ý nghĩa là “phê duyệt” hoặc “xác nhận”. Vì vậy, hãy chắc chắn xác nhận nội dung thật kỹ trước khi đóng dấu lên bất kỳ loại thủ tục, giấy tờ nào.
Chất liệu làm con dấu
Tùy vào sở thích của bạn và loại con dấu mà chất liệu làm con dấu sẽ khác nhau. Có thể là bằng đá, bằng gỗ hoặc bằng nhựa cứng, cao su.
Đối với các con dấu có tính bảo mật cao như Jitsuin hay Ginkō-in, bạn cần đặt làm thủ công chất liệu là đá hoặc gỗ tốt để khó làm giả và có thể bảo quản trong thời gian dài.
Mitomein có thể mua tại cửa hàng 100 yên hoặc làm bằng máy tự động và sử dụng những chất liệu rẻ như cao su hoặc nhựa cứng.
Trường hợp tự đăng ký tại quầy
Nếu bạn tự đến quầy thủ tục để đăng ký, quy trình sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại giấy tờ chứng minh danh tính và sự hiện diện / vắng mặt của người bảo lãnh.
Nếu mang theo giấy tờ xác minh danh tính có ảnh khuôn mặt
Đối với người nước ngoài sinh sống tại Nhật, giấy tờ xác minh danh tính có thể sử dụng là: thẻ cư trú (Residence card), hộ chiếu hoặc bằng lái xe đăng ký tại Nhật.
Chuẩn bị:
- Con dấu cần đăng ký
- Giấy tờ xác minh danh tính có ảnh khuôn mặt
Quy trình đăng ký:
- Mang các giấy tờ trên ra 区役所 nơi bạn ở và điền các thông tin cần thiết vào đơn đăng ký con dấu
- Nộp đơn đã điền kèm theo vật dụng, giấy tờ yêu cầu cho người phụ trách.
- Nhận giấy chứng nhận con dấu. Hoàn tất.
Nếu không có giấy tờ tùy thân có ảnh khuôn mặt
Nếu bạn chỉ có thể chuẩn bị một giấy tờ tùy thân mà không có ảnh khuôn mặt, chẳng hạn như thẻ bảo hiểm y tế, hoặc thẻ thông báo mã số cá nhân (通知カード),… bạn sẽ cần phải thực hiện trước vài thủ tục nhất định tại quầy. Sau đó quay trở lại để hoàn thành nó sau khi nhận được giấy đăng ký bổ sung đã được gửi đến nhà bạn.
Chuẩn bị:
- Con dấu cần đăng ký
- Giấy tờ xác minh danh tính không có ảnh khuôn mặt: 2 loại (thẻ bảo hiểm, sổ lương hưu, thẻ thông báo mã số cá nhân,…)
Quy trình đăng ký:
- Mang các giấy tờ trên ra tòa thị chính nơi bạn ở và điền các thông tin cần thiết vào đơn đăng ký con dấu.
- Điền các mục cần thiết vào phiếu trả lời (回答書 Kaitō-sho) được gửi đến nhà bạn.
- Mang theo đơn yêu cầu (回答書 Kaitō-sho) đã điền ở trên tới tòa thị chính một lần nữa để làm nốt thủ tục.
- Hoàn tất.