Con dấu là gì?
Con dấu là đồ vật thể hiện địa vị pháp lý của đơn vị, tổ chức. Hiện nay con dấu được chia làm 2 loại:
– Con dấu do đơn vị công an quản lý áp dụng đối với các công ty, tổ chức không theo luật doanh nghiệp như: công ty luật, công ty đấu giá, văn phòng uỷ quyền nước ngoài và các tổ chức khác
– Con dấu do doanh nghiệp sử dụng dấu hoặc chữ ký số, hiện nay không cần làm thủ tục công bố trước khi sử dụng (theo luật doanh nghiệp 2020). Chính vì sự quản lý như vậy nên hồ sơ, thủ tục khắc lại con dấu cũng chia ra 2 loại
Quy định về quản lý con dấu:
– Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
– Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn luật doanh nghiệp
– Công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD ngày 02/11/2015 của bộ kế hoạch đầu tư
Làm lại con dấu công an quản lý
Đối với các con dấu loại này khi bị mất dấu hoặc hỏng dấu đơn vị liên hệ đơn vị công an quản lý dấu để thực hiện khắc lại con dấu. Thường là phòng cảnh sát QLHC và TTXH công an tỉnh, thành phố nơi đơn vị đặt trụ sở – PC64. Một số trường hợp sẽ khắc lại tại cục cảnh sát QLHC và TTXH.
Hồ sơ khắc lại con dấu bị hỏng (dấu công an)
– Công văn xin đổi lại con dấu. Công văn không có mẫu chung, đơn vị tự trình bày lý do xin khắc lại con dấu do mất hoặc hỏng. Nếu đơn vị chưa rõ có thể liên hệ tổng đài 19006165 để được hỗ trợ viết công văn đổi dấu
– Bản sao y đăng ký, quyết định thành lập của đơn vị
– Bản chính đăng ký mẫu dấu của đơn vị do đơn vị công an cấp
– Giấy giới thiệu cho người thực hiện thủ tục
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, đơn vị tiếp nhận sẽ trả 1 giấy hẹn kết quả và giấy giới thiệu tới một cơ sở khắc dấu nào đó gần nhất. Doanh nghiệp liên hệ đơn vị khắc dấu và trả tiền dấu sau đó đến ngày trên phiếu hẹn liên hệ phía công an để nhận con dấu và đăng ký mẫu dấu mới
Làm lại con dấu do bị mất (dấu công an)
Bước 1: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho đơn vị đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và đơn vị Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu. (khoản 7 điều 24 nghị định 99/2016/NĐ-CP)
Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại con dấu tại đơn vị công an quản lý con dấu gồm:
– Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của đơn vị, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của đơn vị quản lý trực tiếp hoặc đơn vị có thẩm quyền;
– Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.
Bước 3: Nộp phạt do làm mất con dấu theo hướng dẫn tại điểm d khoản 2 điều 13 nghị định 144/2021/NĐ-CP mức phạt đối với hành vi làm mất con dấu là 5.000.000 đồng.
Sau khi nộp phạt sẽ được giấy giới thiệu của đơn vị công an tới đơn vị khắc dấu và làm dấu mới. Sau 3 ngày uỷ quyền công ty có mặt tại đơn vị công an để nhận dấu và đăng ký mẫu dấu mới.
Làm lại con dấu của doanh nghiệp
Theo luật doanh nghiệp 2020 mới thì doanh nghiệp chủ động về con dấu của mình mà không phải thông báo với đơn vị nhà nước có thẩm quyền.
Hồ sơ làm lại con dấu doanh nghiệp
Việc khắc lại dấu bị mất, hỏng của doanh nghiệp hiện không có yêu cầu cụ thể theo hướng dẫn mà yêu cầu của đơn vị khắc dấu có thể gồm các tài liệu sau:
– Xác nhận của đơn vị công an về việc trình báo việc mất dấu
– Biên bản họp, quyết định của đại hội đồng cổ đông/hội đồng quản trị công ty/chủ sở hữu công ty
– Bản sao y chứng thực đăng ký kinh doanh và giấy tờ cá nhân của uỷ quyền theo pháp luật công ty
– Uỷ quyền hoặc hợp đồng dịch vụ về việc cử chuyên viên đi làm thủ tục khắc dấu
Do vậy, đơn vị có thể tự liên hệ để thực hiện khắc lại dấu tại các đơn vị khắc dấu này. Trong trường hợp có yêu cầu dịch vụ AZLAW có thể thay mặt đơn vị thực hiện các thủ tục này.
Lưu ý: Đối với các đơn vị hoạt động theo luật doanh nghiệp nhưng vẫn dùng dấu của đơn vị công an (do thành lập trước 01/07/2015 mà chưa làm thủ tục đổi dấu) còn phải làm thủ tục trả lại con dấu cho đơn vị công an. Hiện tại pháp luật chưa quy định về thời gian bắt buộc phải trả dấu và mức phạt tuy nhiên theo LVN Group nếu không có nhu cầu sử dụng thì đơn vị nên làm thủ tục trả luôn để tránh trường hợp khi quy định thay đổi thì con dấu đã bị thất lạc