“Ai là người tổ chức sự kiện này?” là câu hỏi đầu tiên cần đặt ra trước khi bạn bắt đầu tổ chức công việc và điều phối chuyên viên thực hiện đúng công việc theo kế hoạch. Hãy cùng nghiên cứu những thông tin thú vị dưới đây để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của một team event !!
1. Những người tổ chức sự kiện là ai?
Những người tổ chức sự kiện là ai và họ đóng vai trò gì? Người lập kế hoạch sự kiện là gì? Người tổ chức sự kiện là một nhóm người biết điều phối tất cả các hoạt động của sự kiện sao cho các yếu tố trong chương trình diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch đã thống nhất.
Các thành viên tham gia tổ chức sự kiện thường là những người có chuyên môn, kiến thức và kỹ năng ngoại giao tốt để phối hợp với nhau nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho chương trình của sự kiện. Các đối tượng này có thể là chuyên viên của công ty tổ chức sự kiện, cộng tác viên thuê ngoài hoặc chuyên viên của công ty có khả năng dàn dựng chương trình hiệu quả.
Trách nhiệm của điều phối viên sự kiện rất cao nên áp lực anh ta nhận được cũng tương tự. Tuy nhiên, dựa vào chuyên môn và sự chuyên nghiệp của một đơn vị uy tín, chương trình của bạn sẽ diễn ra rất suôn sẻ.
2. Người lập kế hoạch sự kiện là gì?
Bố trí chuyên viên trong tổ chức sự kiện cần thiết thế nào? Việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện thực sự cần thiết để công ty có thể kiểm soát và điều phối mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch. Ở bất kỳ vị trí nào được phân công, mỗi người trong sự kiện đều đóng vai trò vô cùng cần thiết giúp cho sự kiện diễn ra trọn vẹn và đạt hiệu quả cao cho mục tiêu cuối cùng.
Bất kỳ chi tiết nhỏ nào xuất hiện trong chương trình đều có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ sự kiện, vì vậy việc phân công nhân sự theo dõi tình hình và xử lý tình huống nếu cần thiết là rất hữu ích.
Về phía ban tổ chức, việc bố trí nhân sự trong quá trình tổ chức sự kiện phải dựa trên nhiều tiêu chí và đánh giá khách quan về kinh nghiệm của từng chuyên viên.
Đối với những chuyên viên có nhiều kinh nghiệm, giỏi giải quyết vấn đề phải sẵn sàng đảm nhận các vị trí cần thiết như sân khấu, bàn setup hiệu ứng sự kiện,..,
Ngược lại, với những chuyên viên không có nhiều kinh nghiệm thì nên giao những công việc đơn giản, không quá cao siêu vì khó kiểm soát.
Mặt khác, trước khi bắt tay vào tổ chức sự kiện, đội ngũ tổ chức sự kiện phải họp bàn và lên kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận để tránh tốt nhất những rủi ro có thể xảy ra. Nhân viên trong tổ chức sự kiện
Nhóm – Ai là người tổ chức sự kiện? Để trả lời chính xác hơn câu hỏi “Ai là người tổ chức sự kiện?” Qua nội dung trình bày đâu là những thông tin trong nội dung này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đấy!
3. Điều phối viên sự kiện (Điều phối viên sự kiện)
Điều phối viên sự kiện là một bộ phận rất cần thiết trong đội ngũ tổ chức sự kiện khi họ chịu trách nhiệm điều phối các bộ phận bên dưới hoạt động đúng với nhiệm vụ được giao.
Những thông tin chi tiết trong một sự kiện sẽ được họ lưu giữ cẩn thận và ứng biến trước những sự cố bất ngờ.
Người tổ chức sự kiện luôn phải chịu rất nhiều áp lực vì mọi trách nhiệm đều dồn về phía họ nên rất khó “căng não” xử lý các tình huống trong suốt chương trình.
Ở vị trí này, HR phải có kỹ năng giao tiếp tốt, kiên nhẫn và có tầm nhìn bao quát toàn bộ chuyên viên bên dưới để nhanh chóng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Người lập kế hoạch sự kiện (Lập kế hoạch sự kiện)
Được cho là sự sống còn của một đội ngũ tổ chức sự kiện chính là chuyên viên tổ chức sự kiện. Vì họ là nhân sự cần thiết khi quyết định địa điểm, thời gian, hậu cần, phục vụ ăn uống và họ chịu trách nhiệm công tác với tất cả các phòng ban trong đoàn.
Nhờ họ, người quản lý có thể hình dung ý tưởng thực hiện sự kiện và điều phối nhân sự hợp lý nhất có thể.
Đặc biệt, các giấy phép cần thiết để nộp lên đơn vị nhà nước cũng sẽ được Event Planner thực hiện.
Nhóm tổ chức sự kiện
4. Quản lý sự kiện dịch vụ khách hàng (Customer Service Manager)
Quan trọng không kém, Người quản lý sự kiện dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề của khách hàng sao cho mức độ hài lòng của họ ở mức trung bình đến tốt nhất. Ở vị trí này, phản hồi tiêu cực và tìm giải pháp tốt nhất để hiệu ứng sau sự kiện không bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Trình xử lý sự kiện (xử lý sự kiện)
Không giống như điều phối viên, người quản lý sự kiện công tác chặt chẽ với các bộ phận để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.
Vai trò của họ rất linh hoạt và có thể được giao nhiệm vụ chỉnh sửa kịch bản khi cần thiết. CBNV cần hỗ trợ, trao đổi công việc có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận này để được giải quyết tốt nhất.
5. Quản lý sự kiện
Tuy trách nhiệm không quá nặng nề nhưng một sự kiện nếu không có sự hỗ trợ của nhóm người này sẽ khiến khâu thực hiện gặp trở ngại do thiếu nguồn nhân lực. Nhân viên hỗ trợ sự kiện không yêu cầu nhiều về kỹ thuật, nhưng bù lại phải là người biết lắng nghe, nhanh “bỏ số” khi nghe hiệu lệnh từ bộ đàm của quản lý và hỗ trợ PG, PB hay MC một số việc khác.
Do số lượng của nhóm nhân sự này khá lớn nên người quản lý sẽ phải sắp xếp, phân công họ một cách chính xác để đảm bảo các khâu công việc đều đạt được mục tiêu chung.
6. Đạo diễn (đạo diễn sự kiện)
Nếu như event manager quản lý con người thì đạo diễn là người sẽ quản lý hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED, v.v. của sự kiện.
Ở vị trí này, họ cũng sẽ phụ trách lập ngân sách và quản lý sản xuất giữa các bộ phận thiết kế. Mục tiêu của Giám đốc sự kiện là đảm bảo rằng các ý tưởng và kịch bản cuối cùng được thực hiện một cách chính xác. Giám đốc Tiếp thị/Quảng cáo (Marketing/Events Promotion Manager)
Truyền thông mang lại ý nghĩa to lớn cho một sự kiện, chính vì vậy bộ phận xúc tiến sự kiện (Marketing) sẽ có mặt tại sự kiện để ghi lại và nắm bắt những khoảnh khắc quý giá mang lại những ý tưởng truyền thông cho công ty hoặc khách hàng.
Bộ phận này thường đảm nhận vai trò là chuyên viên hỗ trợ sự kiện khi có mặt tại hiện trường. Nhưng sau sự kiện, nhân sự của bộ phận này sẽ thể hiện rõ tầm cần thiết của việc mang lại giá trị truyền thông cho công ty.