Mẫu thư mời phỏng vấn, hẹn lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh

1. Thư mời phỏng vấn, hẹn lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh là gì?

Thư mời phỏng vấn là thư được gửi đến ứng viên sau vòng xét duyệt hồ sơ đối với những ứng viên tiềm năng, mà nhà tuyển dụng muốn mời ứng viên đó đến gặp trực tiếp qua buổi phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn. Đặc biệt, trong trường hợp bạn là người tuyển dụng đang làm việc cho công ty nước ngoài thì dù gửi thư mời phỏng vấn cho người Việt Nam, bạn vẫn cần viết bằng tiếng Anh để thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. Ứng viên sẽ đánh giá cao và sẵn sàng tham gia phỏng vấn khi nhận được email đầy đủ thông tin và phong cách chuyên nghiệp.

2. Nội dung thư tiếng Anh mời phỏng vấn:

Thư mời phỏng vấn cần ngắn gọn, rõ ràng thể hiện mong muốn được mời phỏng vấn của ứng viên. Một email tiếng Anh mời phỏng vấn sẽ có bố cục như sau:

Tiêu đề thư:

Để đảm bảo tính chính xác của tên chủ đề hoặc tên người nhận không chính xác, bạn nên sử dụng mẫu thư được cung cấp. Tuyệt đối không để sai tên tiêu đề hoặc sai tên người nhận. Ứng viên hiện nay nếu thấy thiếu sự chuyên nghiệp ngày từ khâu gửi thư mời phỏng vấn sẽ nghi ngờ công ty và không tham gia phỏng vấn.

Lời chào và lời cảm ơn:

Lời chào và lời cảm ơn là bắt buộc trong bất kỳ bức thư nào, kể cả lời mời phỏng vấn. Lời đầu tiên xin cảm ơn bạn đã quan tâm đến tin tuyển dụng của công ty và gửi CV về cho chúng tôi.

Thời gian, địa điểm buổi phỏng vấn:

Đây là thông tin mà người nhận cần nắm bắt nên hãy cung cấp cho ứng viên thời gian và địa điểm phỏng vấn một cách cụ thể và chi tiết nhất. Đây cũng là phần nội dung chính mà người nhận quan tâm nhất.

Nếu cuộc phỏng vấn mà bạn mời ứng viên là phỏng vấn trực tiếp, hãy ghi rõ địa chỉ doanh nghiệp, công ty và nơi bạn mời ứng viên, nếu chi tiết hơn bạn có thể gửi vị trí của nơi phỏng vấn trên bản đồ hoặc đường dẫn đến bản đồ với địa chỉ được liên kết. Nó cũng thể hiện sự quan tâm đến ứng viên của bạn.

Đối với các cuộc phỏng vấn qua video hoặc qua điện thoại trực tuyến, vui lòng bao gồm số điện thoại hoặc liên kết phòng họp của bạn và mã truy cập nếu cần!

Mục đích buổi phỏng vấn:

Bạn cần trình bày mục đích của cuộc phỏng vấn để tạo niềm tin cho ứng viên, cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bộ phận nhân sự trong công ty.

Thông tin liên lạc và lời chào:

Trong quá trình phỏng vấn, do là lần đầu tiên đến địa chỉ công ty nên rất có thể ứng viên sẽ bị lạc, quên hoặc nhớ sai thời gian phỏng vấn. Thư mời phỏng vấn cần cung cấp cho họ phương thức liên hệ và số điện thoại của đại diện tuyển dụng để họ kịp thời hỗ trợ nếu có khó khăn.

3. Một số lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh:

Văn phong chuyên nghiệp:

Mỗi từ bạn sử dụng đại diện cho công ty của bạn. Trong email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn nên tránh sử dụng các ký hiệu, từ lóng hoặc từ viết tắt. Một số từ tiếng Anh nhiều nghĩa có thể gây hiểu lầm, bạn cũng cần chú ý để tránh mắc phải những lỗi sai không đáng có. Ngoài ra, bạn không được phép mắc lỗi chính tả, đây là dấu hiệu của sự thiếu chuyên nghiệp.

Trình bày rõ ràng, dễ hiểu:

Giúp ứng viên nắm bắt thông tin nhanh chóng và trình bày rõ ràng, bắt mắt nhất có thể. Nếu bạn chỉ nhấp vào một dòng mới sau khi hoàn thành một đoạn văn, toàn bộ bức thư sẽ trở thành một đống văn bản dính và kém hấp dẫn.

Thái độ lịch sự:

Bạn nên gửi thư của mình cho ứng viên vào một ngày làm việc trong tuần. Nếu bạn và ứng viên ở hai quốc gia khác nhau và khác múi giờ, hãy cố gắng chọn những thời điểm mà hai bạn làm việc cùng nhau để thuận tiện cho việc trao đổi trực tuyến.

4. Mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh:

4.1. Mẫu 1:

Dear Lan,

Thank you for applying for the position of Marketing Executive of Diamond Company. I would like to invite you to come to our office to interview for the position at 14 a.m, March 6^th, at room 605, Diamond Company – 43A Nguyen Trai street, Ha Noi.

If you have any questions, please contact me at 0989.040.XXX.

I look forward to seeing you

Sincerely,

Ms. Nhung

Dịch:

Chào Lan!

Cảm ơn chị đã nộp đơn ứng tuyển vị trí nhân viên Marketing tại công ty Diamond. Chúng tôi muốn mời chị đến văn phòng của khách sạn để tham gia phỏng vấn vị trí vào 14 giờ chiều, ngày 6 tháng 3, tại phòng 605, công ty Diamond – 43A đường Nguyễn Trãi, Hà Nội

Nếu chị có bất cứ thắc mắc hoặc cần đặt lại lịch phỏng vấn, vui lòng liên hệ với tôi theo số điện thoại 0989.040.XXX.

Mong sớm gặp chị!

Trân trọng

Ms. Nhung

4.2. Mẫu 2:

Subject: Invitation to Interview

Dear Jane Applicant,

Thank you for applying for the position of office administrator with ABC Company in Minneapolis, MN.

We would like to invite you to come to our office to interview for the position. Your interview has been scheduled for May 10, 2021, at 1 pm, at 123 Main Street, Minneapolis, MN 55199.

Please call me at 651-555-6666 or email me at [email protected] if you have any questions or need to reschedule.

Sincerely,

John Smith.

Regional Manager

ABC Company.

4.3. Mẫu 3:

Subject line: Invitation to interview with [Company_name] for the [Job_title] position

Dear [Candidate_Name],

Thank you once again for applying to [Company_name] for [Job_title] position.

After reviewing your application, we have decided to select you for the next round. I am thrilled to invite you for a job interview [insert preferred option: at our office / via phone / via Skype] so that we can get to know you better.

One of the interviewers will also be our [position, name], and the interview should not take longer than [X minutes].

The goal of this interview is for us to get to know you better, and for you to ask any questions you may have. We want to make sure that your goals and ambitions match our company’s culture and position.

Here are a few days and time interview options

• • [Monday, date, time]
  • [Tuesday, date, time]
  • [Wednesday, date, time]
  • [Thursday, date, time]
  • [Friday, date, time]

Please let me know which option works for you. If you are not available at any of them, please suggest a different time, and I will give my best to adjust.

Looking forward to hearing back from you soon,

Kind regards,

[Your name]

[Signature]

4.4. Mẫu 4:

Subject: Marketing Coordinator Interview Invitation

Dear Samantha,

We have received your application for the marketing coordinator position at XYZ Company. Thank you very much for your interest in our organization.

I would like to schedule a video call to discuss the position with you. Could you let me know your availability for early next week?

When we have a time scheduled, I’ll send you a calendar invitation to confirm the details with instructions for participating in the call.

Best,

Tobias Cramer

Recruiting Manager

XYZ Company.

4.5. Mẫu 5: 

Subject line: Interview invitation with [Company_name] for the position [Job_title]

Dear [Person_Name]!

Once again, thank you for applying to [Company_name] for the [Job_title] position.

After reviewing your application, we have decided to select you for the next round. I am happy to invite you to a job interview [insert preference: at our office / by phone / via Skype] so that we can get to know you better.

One of the interviewers will also be our [title, name] and the interview will not last more than [X minutes].

The goal of this interview is for us to get to know you better and for you to ask any questions you may have. We want to make sure that your goals and ambitions align with our company’s culture and position.

Here are a few dates and interview time options

[Monday, date, time]

[Tuesday, date, time]

[Wednesday, date, time]

[Thursday, date, time]

[Friday, date, time]

Please let me know which option is right for you. If you’re not at any of them, feel free to suggest another time, and I’ll do my best to accommodate.

Looking forward to hearing from you soon,

Best regards,

[Your name]

[Signature]

Tạm dịch

Dòng chủ đề: Lời mời phỏng vấn với [Company_name] cho vị trí [Job_title]

Kính gửi [Tên_người]!

Một lần nữa, cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào [Company_name] cho vị trí [Job_title].

Sau khi xem xét hồ sơ của bạn, chúng tôi đã quyết định chọn bạn vào vòng tiếp theo. Tôi rất vui được mời bạn tham gia một cuộc phỏng vấn việc làm [chèn ưu tiên: tại văn phòng của chúng tôi / qua điện thoại / qua Skype] để chúng tôi có thể hiểu rõ hơn về bạn.

Một trong những người phỏng vấn cũng sẽ là [chức danh, tên] của chúng tôi và cuộc phỏng vấn sẽ không kéo dài quá [X phút].

Mục tiêu của cuộc phỏng vấn này là để chúng tôi hiểu rõ hơn về bạn và để bạn có thể đặt bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể có. Chúng tôi muốn đảm bảo rằng mục tiêu và tham vọng của bạn phù hợp với văn hóa và vị thế của công ty chúng tôi.

Dưới đây là một số lựa chọn về ngày tháng và thời gian phỏng vấn

[Thứ Hai, ngày, giờ]

[Thứ Ba, ngày, giờ]

[Thứ 4, ngày, giờ]

[Thứ Năm, ngày, giờ]

[Thứ sáu, ngày, giờ]

Vui lòng cho tôi biết tùy chọn nào phù hợp với bạn. Nếu bạn không ở bất kỳ nơi nào trong số họ, vui lòng đề xuất một thời gian khác, và tôi sẽ cố gắng hết sức để đáp ứng.

Chờ tin của bạn,

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chữ ký]