Dịch vụ Payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản là gì?

Giới thiệu về dịch vụ Payroll (Tính lương) cho doanh nghiệp

Quản lý tiền lương ̣̣(payroll) là việc quản lý về mặt tài chính và nhân sự mà công ty lớn nhỏ nào cũng phải thực hiện. Với những yêu cầu về sự nhanh chóng, minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật trong công việc đã tạo ra gánh nặng về thời gian và nhân lực cho các doanh nghiệp Nhật Bản.

Đơn vị gửi tới dịch vụ tính lương sử dụng nguồn nhân lực để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ không chỉ tính toán tiền lương hàng tháng mà còn xử lý các thủ tục hồ sơ, đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.

Tại Việt Nam, dịch vụ payroll cho doanh nghiệp Nhật Bản nhận được sự quan tâm đông đảo của rất nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài không những thế nó cũng đang trở thành xu hướng toàn cầu. Đặc biệt trong tình hình kinh tế khó khăn, dịch bệnh bùng phát nhiều công ty chọn cách cắt giảm nhân sự để tiết kiệm ngân sách cho hoạt động công ty thì việc tính lương đang dần được chuyển giao cho các đơn vị cung ứng có uy tín để thực hiện.

Doanh nghiệp Nhật Bản nào nên sử dụng dịch vụ payroll?

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ còn hạn chế về tài chính thì không nhất thiết phải duy trì cả bộ phận nhân sự tính tiền lương để tiết kiệm ngân sách hoạt động.
• Doanh nghiệp lớn có nhiều bộ phận hành chính, nhân sự không thể đảm nhận hết công việc hạch toán tiền lương chi trả cho số lượng lớn chuyên viên.

Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ tính lương, payroll bên ngoài

Sử dụng dịch vụ payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản giúp đánh giá hiệu quả khoản tiền bỏ ra cho chuyên viên cùng với các chi phí khác liên quan đến nhân sự. Tối ưu việc sử dụng nguồn nhân lực, tăng hiệu suất công tác của người lao động song song với việc tạo động lực bằng các chính sách thu nhập hấp dẫn.

Tiết kiệm tiền, thời gian và tăng hiệu suất làm việc:

Khi bước vào quá trình hoạt động, doanh nghiệp nào cũng quan tâm đến việc vận hành công ty sao cho để sinh lợi nhuận cao nhất. Tuy nhiên, quy trình quản lý tiền lương thường là vòng lặp hàng tháng các việc ghi chép, tính toán và chi trả. Đặc biệt công việc này không đòi hỏi tính sáng tạo cao và không mang lại giá trị gia tăng. Thay vào đó, công ty nên dành thời gian để đầu tư phát triển chuyên môn.

Hơn nữa, để xây dựng một bộ phận nhân sự chuyên tính lương cũng tốn kém không ít. doanh nghiệp sẽ phải tốn phí và thời gian quản lý nhân lực, các khoản trợ cấp, phúc lợi xã hội, các khoản tiền bảo hiểm,…. Nếu thuê chuyên viên còn non kinh nghiệm thì khó đảm bảo hiệu suất làm việc cao. Tuy nhiên, tuyển kế toán viên fulltime thì thực sự cần cân nhắc kĩ giữa ngân sách bỏ ra và lợi ích nhận được bởi đây cũng chỉ là công việc hành chính nhỏ lẻ.

Doanh nghiệp bạn sẽ tiết kiệm thời gian hơn với cách quản lý tiền lương chuyên nghiệp từ đội ngũ kế toán chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm. Các giấy tờ, công việc chi tiết, thời gian nhập liệu được hoàn thành đúng thời hạn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn hưởng lợi từ phần mềm tính lương bởi nhà gửi tới dịch vụ payroll đã lo liệu đầy đủ, cắt giảm được khoản đầu tư thiết bị quản lý mà vẫn đảm bảo mọi công việc diễn ra hiệu quả.

Quy trình chuyên nghiệp với độ chính xác cao

Do tính chất công việc đòi hỏi sự chính xác nên dẫn đến áp lực liên quan đến con số dễ dẫn những hạch toán sai lầm, những sai số trong tính lương ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi chuyên viên, làm giảm danh tiếng và lợi nhuận của công ty. Chưa kể, công ty sẽ phải nộp phạt cho các sai sót của mình và tất nhiên tiền chi trả sẽ rất tốn kém.

Một công ty lúc nào cũng gồm đa dạng kiểu hình thuê lao động từ các bộ phận khác nhau như: chuyên viên full-time, part-time, chuyên viên thời vụ, hợp đồng,…Vì vậy công ty cần phải hiểu biết rõ điều luật, các mức lương và mức thuế khác nhau cho từng loại nhân công. Hơn nữa, pháp luật và quy định của Chính phủ không hoàn toàn cố định, luôn có những quyết định, dự thảo sửa đổi hàng kì, hàng năm gây khó khăn cho các công ty. Đặc biệt với doanh nghiệp Nhật Bản gặp rào cản ngôn ngữ và sự khác biệt trong cơ sở pháp lý giữa các quốc gia khác nhau. Vì thế, nếu đội ngũ kế toán không nắm bắt kịp những thay đổi ấy thì mắc phải các điều vi phạm pháp luật Việt Nam là không thể tránh khỏi.

Bằng sự hỗ trợ tận tâm của đội ngũ chuyên viên luôn cập nhật các thay đổi mới liên quan đến quản lý tiền lương để đảm bảo công ty bạn luôn tuân thủ đúng luật. Dịch vụ payroll, tính lương cho doanh nghiệp Nhật Bản sẽ giảm thiểu tối đa các lỗi lầm xảy trong quá trình thực hiện. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ cam kết bồi thường nếu xảy ra sai sót xuất phát từ đơn vị cung ứng nên các doanh nghiệp hoàn toàn tin tưởng vào dịch vụ.

Bảo mật thông tin an toàn

Bảo mật dữ liệu luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Bộ phận tài chính – kế toán tại công ty có thể mang một số rủi ro như rò rỉ hồ sơ, bảng lương của chuyên viên, chưa kể bạn còn phải xem xét liệu phần mềm tính lương có đáng tin cậy, dữ liệu riêng tư của công ty lưu trữ trên máy chủ có an toàn không.

Tuy nhiên, sử dụng dịch vụ payroll, tính lương thuê ngoài sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề khó nhằn này. Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm bởi các công ty cung ứng luôn có nghĩa vụ bảo mật và đảm bảo an toàn dữ liệu, điều này được cam kết rõ trong hợp đồng. Để xây dựng bộ phận tính lương cố định đi kèm hệ thống bảo mật cao, công ty của bạn sẽ phải cân nhắc chi khoản ngân sách đáng kể. Ngược lại, sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ cung cấp phần mềm chuyên biệt hàng đầu bảo vệ bạn khỏi các đánh cắp thông tin và rủi ro rò rỉ các thông tin thu nhập nhạy cảm.
Trước khi lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ tính payroll, lương cho doanh nghiệp Nhật Bản, bạn nên xem xét đánh giá tính bảo mật của dịch vụ tính lương thông qua các yếu tố sau:

• Hạn chế quyền truy cập vào hệ thống đối với những người không có thẩm quyền;
• Phần mềm gửi tới dịch vụ phải đảm bảo uy tín và đã được đánh giá, kiểm định bởi an ninh mạng.