Văn hóa giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn có nhiều bạn bè và cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Tuy nhiên, để thành công trong văn hóa giao tiếp còn phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu trong nội dung trình bày này !.
Văn hóa giao tiếp nơi công sở chắc hẳn không còn xa lạ với bất kỳ ai. Mỗi người có thể tự tạo cho mình kỹ năng giao tiếp để tạo nên nét riêng. Và văn hóa giao tiếp của mỗi người cũng khác nhau để cho người khác thấy một phần tính cách của họ.
Có bao giờ bạn câu hỏi văn hóa giao tiếp là gì? Tại sao bạn cần tạo văn hóa công sở của riêng mình Văn hóa giao tiếp thế nào để thể hiện sự thông minh của mình? Bạn nên ứng xử thế nào về văn hóa giao tiếp trong cuộc sống cũng như môi trường văn hóa công sở. Hãy cùng nghiên cứu những quy định về văn hóa giao tiếp trong nội dung trình bày này.
I. Thế nào là văn hóa giao tiếp? quy định về văn hóa giao tiếp
Quy định của văn hóa giao tiếp là gì?
Văn hóa giao tiếp là gì? Văn hóa giao tiếp là tổng thể của một cuộc nói chuyện văn hóa của mỗi người trong xã hội. Giao tiếp có văn hóa là có thái độ thân thiện, chân thành, cởi mở với mọi người xung quanh, tôn trọng lẫn nhau, được tạo nên từ các hành vi, thái độ và lời nói, cách ứng xử…
Tùy vào mỗi một quốc gia khác nhau, mà văn hóa công sở giao tiếp cũng sẽ có sự khác nhau. Có nơi người ta sẽ thường rụt rè khi nói chuyện, có nơi mọi người sẽ nhìn thẳng vào mắt nhau, cũng có những nơi họ thích nói chuyện về kiến trúc, lại có nơi thích nói về thể thao…. Vậy để có văn hóa giao tiếp tốt, mỗi người cần phải nghiên cứu cả về môi trường nói chuyện
II. Các quy tắc trong văn hoá giao tiếp với chuyên viên cấp dưới:
a) Mục đích và cách thức tiến hành:
Kiểm tra việc thực hiện quyết định của quản trị bán hàng;
Đánh giá tiến độ của công việc trong doanh nghiệp để kịp thời uốn nắn được những sai sót và động viên kịp thời được những người tốt, việc tốt
Đánh giá chuyên viên về các năng lực công tác, về phẩm chất đạo đức, về năng lực chuyên môn,và khả năng tổ chức công việc;
Nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của từng người để có thể có những biện pháp giáo dục, nâng đỡ cho họ.
b) Các nguyên tắc trong văn hóa giao tiếp với chuyên viên cấp dưới:
Hãy tin và tín nhiệm những người có tài, có năng lực (hãy dùng người như dùng mộc); Quan tâm, đào tạo và bồi dưỡng những người nhân tài đó;
Lắng nghe mọi ý kiến của cấp dưới;
Tôn trọng và quan tâm đến chuyên viên cấp dưới;
Hãy đến với chuyên viên cấp dưới bằng cả tấm lòng và trái tim;
Khen, chê và động viên chuyên viên của mình kịp thời;
Đừng bao giờ quên những lời hứa.
III. Quy tắc văn hóa giao tiếp đối với cấp trên:
Quy tắc văn hóa giao tiếp dành cho cấp trên
Có thể bạn không hòa thuận với sếp trực tiếp của mình, và có thể bạn nghĩ rằng anh ấy chỉ kém cỏi, không thể giải quyết vấn đề. Nhưng nếu bạn “qua mặt” anh ta để nộp anh ta lên cấp cao hơn, anh ta sẽ gặp rắc rối
Nhớ đừng vượt quá cấp hệ thống tổ chức của tổ chức.
Cần phản hồi thường xuyên về hiệu suất;
Chấp nhận những lời chỉ trích một cách vô tư;
Hãy khéo léo, đừng nói xấu họ, đừng gièm pha sau lưng họ;
Học hỏi từ phong cách và kinh nghiệm tốt của họ.
IV. Quy tắc văn hóa giao tiếp với đồng nghiệp:
Cần có mối quan hệ tốt giữa các đồng nghiệp. Mọi người trong công ty đều có tinh thần hỗ trợ nhau để có thể phục vụ khách hàng tốt hơn. Tuy nhiên, để giữ mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, cần có những nguyên tắc sau trong văn hóa giao tiếp:
Sử dụng các hành vi của bạn để cho đồng nghiệp thấy rằng văn hóa của bạn cảm thấy an toàn; không nên tò mò chuyện đời tư của người khác, không nên bình luận sau lưng người khác, không nên quay ngược lại, không nên cố chấp trước những lỗi lầm lớn nhỏ của đồng nghiệp;
Nên có đi có lại với đồng nghiệp, nhưng không nên trao đổi điều này một cách thực dụng;
Nên giao tiếp trực tiếp nhưng giữ tần suất hợp lý;
Cạnh tranh công bằng, lành mạnh vì mục tiêu chung của toàn công ty;
Đối xử chân thành với đồng nghiệp, khen ngợi lợi ích của đồng nghiệp một cách tự nhiên, không xu nịnh;
Hãy phân biệt rạch ròi giữa việc công và việc tư.
V. Quy tắc văn hóa giao tiếp với khách hàng:
Quy tắc văn hóa giao tiếp với khách hàng
Quy tắc văn hóa giao tiếp với khách hàng
Mỗi doanh nghiệp cần một kế hoạch để giao tiếp với khách hàng của mình. Kế hoạch đó để nhằm đạt được mục đích như: nghiên cứu về nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, người tiêu dùng cần để kịp thời thoả mãn; thông qua dư luận về khách hàng mà cải tiến phát triển sản phẩm, những phương thức bán hàng, giao hàng hợp lý. Có các cách thức trong văn hóa giao tiếp với khách hàng như sau:
Thứ nhất: Tiếp xúc trực tiếp chuyên viên bán hàng với những khách hàng;
Thứ hai: Giao tiếp của Ban Lãnh đạo với khách hàng trong các hội nghị khách hàng, triển lãm, hội chợ…
Thứ ba: Tổ chức được những cuộc thăm quan của khách hàng tại chính doanh nghiệp;
Thứ tư: Sử dụng các phương tiện truyền thanh, truyền hình, chương trình giới thiệu đến sản phẩm;
Thứ năm: Tổ chức lên các cuộc triển lãm, nhằm để giới thiệu sản phẩm.
Khi có giao dịch với khách hàng, bạn cần nhớ đặt tinh thần phục vụ khách hàng lên ưu tiên hàng đầu và tuân theo các nguyên tắc trong văn hóa giao tiếp sau:
Thứ nhất: Hãy có trách nhiệm với khách hàng của mình, đáp ứng được kịp thời các hợp đồng, các nhu cầu của khách hàng và không được để chậm trễ khi mà đã hứa;
Thứ hai: Thông tin tới khách hàng kịp thời khi có sự chậm trễ về sản xuất và giao hàng;
Thứ ba: Tôn trọng khách hàng, không can thiệp vào những công việc nội bộ, văn hóa công sở họ trừ khi mà họ yêu cầu bạn cho lời khuyên;
Thứ tư: Không nên tỏ ra quá là thân thiện vì điều này khiến sẽ cho họ có ý tưởng muốn được ưu đãi đặc biệt mà cần nên giữ một khoảng cách hợp lý;
Thứ năm: Hãy nhớ rằng tất cả mọi khách hàng đều rất cần thiết, không được phân biệt địa vị, hình dáng, cách ăn mặc bên ngoài của họ, cho dù họ chỉ là người đến xem hàng hoặc cân nhắc giá cả của doanh nghiệp bạn;
Thứ sáu: Hãy khuyến khích khách hàng có những phản hồi về thông tin sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn.
VI. Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với nhà gửi tới:
Thứ nhất: Đừng bắt nhà gửi tới phải chờ đợi, đối với họ thời gian quý như vàng;
Thứ hai: Đừng đối xử kém ưu tiên với những nhà gửi tới so với các khách hàng;
Thứ ba: Thông tin cho biết về bất cứ một sự thay đổi nào về ngân sách, về hợp đồng, kế hoạch kinh doanh để họ có những điều chỉnh tương ứng;
Thứ tư: Hãy nêu rõ các yêu cầu của doanh nghiệp bạn với nhà gửi tới bằng một văn bản, giấy tờ càng chi tiết thì càng tốt, tránh nói miệng hay hứa suông;
Thứ năm: Thanh toán đúng hạn và thể hiện được sự hài lòng của bạn đối với những bản hợp đồng hoàn thành tốt;
Thứ sáu: Hãy cẩn thận về các bí mật kinh doanh của doanh nghiệp bạn vì những nhà gửi tới có thể sẽ còn được giao dịch buôn bán với những đối thủ cạnh tranh với các doanh nghiệp bạn. Và bạn cũng đừng dò hỏi các bí mật về đối thủ như thế sẽ càng làm cho họ trở nên khó xử;
Thứ bảy: Hãy mạnh dạn đề nghị cho họ những lời khuyên và các tin tức về tình hình trong ngành.
VII. Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với đơn vị chính quyền:
Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với đơn vị chính quyền
Bất cứ doanh nghiệp nào đều có liên hệ với những đơn vị chính quyền kể từ khi nộp đơn và xin phép thành lập cho đến khi được phép hoạt động, đóng thuế… Các doanh nghiệp đó cần phải có các dịch vụ về an ninh, trật tự, hay các chính sách ưu đãi của Nhà nước. Khi đến công tác với những đơn vị chính quyền thì các văn hóa giao tiếp cần lưu ý:
Thứ nhất: Cần ăn mặc nghiêm túc, chỉnh tề, không quá sặc sỡ, lòe loẹt sẽ dễ làm cho đối phương có ác cảm,nếu như bạn được hẹn thì nên đến đó đúng giờ;
Thứ hai: Mỗi một đơn vị thường có quy định riêng, vì vậy mà bạn có bất bình vì nó có vô lý cũng đừng nên phản đối lại sẽ gây khó khăn tới việc giải quyết công việc. Sau có thể góp ý qua hộp thư của họ;
Thứ ba: Hãy là người biết tôn trọng những người uỷ quyền của đơn vị chính quyền đó nhưng không có nghĩa là bạn cần phải quỵ luỵ,khúm núm mà làm mất thể diện. Cần giữ một phong thái đúng mực, văn hóa giao tiếp cần phải một cách nhẹ nhàng, hoà nhã, trình bày một cách ngắn gọn, dễ hiểu và đề nghị họ giải quyết công việc đó theo đúng những chức trách và nhiệm vụ của họ;
Thứ tư: Hãy luôn nhớ rằng ai cũng muốn người khác coi mình là cần thiết. Vì vậy, nếu uỷ quyền chính quyền tuyên bố là cần thiết, bạn phải thông cảm, cái chính là bạn phải giải quyết vấn đề chính của mình.
VIII. Quy tắc văn hóa giao tiếp với báo chí, truyền thông:
Trong hoạt động thương mại, đôi khi có cơ hội gặp gỡ báo chí. Bạn cần xây dựng mối quan hệ tốt với giới báo chí vì điều đó có thể tiết kiệm cho công ty hàng nghìn đô la tiền quảng cáo truyền thông. Ngược lại, nếu quan hệ không tốt thì có khi công ty gặp bất lợi, thua lỗ sẽ bị báo chí “đào sâu, thổi phồng”. Có một vài quy tắc trong văn hóa giao tiếp mà bạn cần ghi nhớ:
Lịch sự và cởi mở khi tiếp xúc trực tiếp với báo giới. gửi tới cho họ thông tin cần thiết, nếu đó không phải là bí mật công nghệ hoặc thương mại của công ty này;
Sử dụng ngôn ngữ phù hợp, không dùng lời lẽ gay gắt, chỉ trích, gièm pha, so sánh người này với người khác, công ty này với công ty khác, sản phẩm và dịch vụ của bạn với công ty khác.
Chuẩn bị trước những điều nên nói và không nên nói, tránh tình trạng sau khi trả lời phỏng vấn, bạn sẽ nói với báo chí: “Chuyện này xin quý báo, đài đừng đưa lên”;
Với những thông tin này, chưa chắc bạn có thể nói với phóng viên rằng tin chưa được kiểm chứng hay chỉ mang tính chất cân nhắc.
IX. Làm thế nào để nâng cao văn hóa giao tiếp?
Trong xã hội ngày nay, kỹ năng giao tiếp đã trở nên quá cần thiết trong các ngành nghề và cuộc sống hiện nay. Bạn đã biết cách nâng cao văn hóa giao tiếp chưa?
Ngày nay có rất nhiều cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp. Tuy nhiên, những cách phổ biến để cải thiện văn hóa giao tiếp bao gồm:
1.Ngôn ngữ cơ thể
Dù nhiều người để ý nhưng ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò rất cần thiết trong giao tiếp. Đôi khi ngôn ngữ cơ thể là chìa khóa của văn hóa giao tiếp. Vì vậy, khi nói với người đối diện, đừng lảng tránh; bẽn lẽn che giấu.
Duy trì một mức độ thoải mái nhất định và đặt mọi nỗi sợ giao tiếp sang một bên. Cho dù bạn đang nói chuyện trực tiếp với một người hay đứng trước đám đông.
Hiện nay, có một số dấu hiệu ngôn ngữ cơ thể cho bạn biết đối phương đang thực sự quan tâm đến cuộc nói chuyện của bạn như: ánh mắt chú ý vào nội dung cuộc nói chuyện, thỉnh thoảng nháy mắt như một dấu hiệu đồng ý…. Dưới đây là một số dấu hiệu bạn có thể thấy rằng cuộc trò chuyện của bạn đang diễn ra tốt đẹp. Và ngược lại, nếu bạn ở vị trí người nghe và không hài lòng với cuộc trò chuyện. Vậy đâu là văn hóa giao tiếp, ứng xử lúc này, đừng thể hiện những hành động như cắn móng tay, khoanh tay… Rất dễ khiến đối phương khó chịu đấy.
2. Luyện nói rõ ràng
Nhiều người có thể hơi tọc mạch, nhưng ăn nói rõ ràng mới là yếu tố quyết định văn hóa trong giao tiếp. Khi bắt chuyện, bạn cần nói rõ ràng, mạch lạc. Tránh ngắt dòng. Mặt khác, bạn cũng cần thường xuyên hỏi đối phương xem họ có hiểu gì không để bạn sẵn sàng giải thích.
Và ngoài việc nói rõ ràng, mạch lạc. Bạn cũng cần có thái độ lắng nghe tích cực. Nó cũng là một thành phần của văn hóa giao tiếp. Không chỉ là nói không, đôi khi bạn cũng phải biết cách lắng nghe người khác phản hồi với những thông tin cần thiết.
Từ các nhận xét, bạn có thể sẵn sàng giải thích cho khán giả để họ hiểu rõ hơn về mục tiêu của bạn, đồng thời bạn cũng sẽ tiếp thu kiến thức mới từ những người khác.
3.Tránh làm gián đoạn nội dung cuộc nói chuyện
Một phần rất cần thiết khác của văn hóa giao tiếp mà nhiều người bỏ qua đó là phải kiên nhẫn, không cắt ngang nội dung cuộc nói chuyện. Việc người nói đang trình bày một vấn đề mà bị người nghe cắt ngang đột ngột dễ gây tâm lý khó chịu cho người nói.
Vì vậy, bạn không nên vội vàng mà hãy cho người nói thời gian để trình bày vấn đề của mình. Vì vậy, cũng để cho họ thấy rằng bạn luôn có thái độ tôn trọng đối phương.
Mặt khác, nếu cuộc giao tiếp không đi thẳng vào vấn đề, đừng đi quá xa mà hãy hỏi người nói một cách tế nhị để họ có thể đi thẳng vào vấn đề mà bạn quan tâm.
Chính thái độ ngọt ngào, kiên định sẽ khiến cuộc trò chuyện của bạn trở nên thoải mái. Từ đó cũng nâng cao văn hóa giao tiếp, ứng xử trong bạn lên một tầm cao hơn.
X. Kết luận
Vì vậy, qua nội dung trình bày trên, LVN Group đã trả lời được câu hỏi văn hóa giao tiếp là gì cũng như đặc điểm của văn hóa công sở. Hy vọng những thông tin và quy định về văn hóa giao tiếp trên đây sẽ giúp bạn nâng cao nền tảng kiến thức của mình. Và trong cuộc sống hiện đại, văn hóa giao tiếp đóng vai trò đặc biệt cần thiết, bởi nó quyết định đến 60% cơ hội thành công của bạn trong mọi lĩnh vực.