Bảng báo giá là một tài liệu quan trọng trong các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Nhưng không phải ai cũng biết về khái niệm này vì vậy trong bài viết này chúng ta sẽ đi tìm hiểu về Bảng báo giá.
1. Định nghĩa mẫu bảng báo giá là gì?
Mẫu báo giá là một dạng biểu mẫu văn bản được sử dụng để cung cấp thông tin về giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng của các doanh nghiệp và công ty. Các mẫu báo giá thường được tạo bằng các ứng dụng như Excel hoặc Word. Bảng báo giá được thiết kế theo mẫu và được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh để cung cấp thông tin cơ bản và giá cả sản phẩm một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và không cần phải đến gặp khách hàng để trình bày bảng báo giá.
2. Những sản phẩm dùng bảng mẫu báo giá:
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp những bảng báo giá các sản phẩm. Các loại sản phẩm thông thường sử dụng bảng báo giá bao gồm vật liệu xây dựng, văn phòng phẩm, phụ tùng xe, sản phẩm nội thất, thiết bị điện tử và nhiều loại sản phẩm khác. Việc sử dụng các mẫu báo giá tiêu chuẩn cho phép công ty, doanh nghiệp chỉ cần thay đổi giá của sản phẩm hoặc dịch vụ, họ tên của khách hàng và các thông tin khác cần thiết trước khi gửi trực tiếp cho khách hàng, không cần thông qua bất kỳ trung gian nào. Sử dụng các mẫu bảng báo giá này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chuyên nghiệp trong cách thức làm việc. Thường thì bảng báo giá cũng được thiết kế với logo của công ty để tôn vinh tính chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, bảng báo giá không phải là một giá cố định, vì giá của sản phẩm và dịch vụ có thể thay đổi tùy thuộc vào từng thời điểm. Do đó, công ty hoặc nhà cung cấp cần thường xuyên cập nhật các thông tin báo giá để đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho khách hàng.
3. Đặc điểm của các mẫu báo giá:
Các doanh nghiệp hoạt động lâu năm thường sử dụng các mẫu báo giá với logo của công ty để tạo nên thương hiệu và độ tin cậy với đối tác và khách hàng. Các mẫu này thường được tạo bằng Excel hoặc Word để cung cấp cho cửa hàng và khách hàng một mẫu biểu mẫu báo giá sản phẩm dựa trên số lượng cụ thể.
Nội dung trong các mẫu báo giá sản phẩm thường đơn giản với việc liệt kê giá cụ thể của từng sản phẩm, mặt hàng, dịch vụ, vật tư,… Tuy nhiên, đảm bảo tính chính xác và rõ ràng. Các mẫu báo giá thường được sử dụng như một biểu mẫu văn bản để xác nhận giá trị của một sản phẩm, dịch vụ hay hoạt động mua bán hàng hóa.
Các công ty và doanh nghiệp thường sử dụng các mẫu báo giá như một phần bắt buộc trong quá trình giao dịch, trao đổi với đối tác hoặc khách hàng trong lĩnh vực mua bán hàng hóa. Điều này như một biểu mẫu văn bản quan trọng để chứng minh cho quá trình hoạt động mua bán hàng hóa giữa các doanh nghiệp hay công ty hợp tác với nhau và hoạt động mua bán với các khách hàng tại các cửa hàng bán sản phẩm.
4. Vai trò của mẫu báo giá đối với các công ty, doanh nghiệp:
Sử dụng bảng báo giá để nâng tầm thương hiệu Trong bối cảnh đầy cạnh tranh của thị trường kinh tế hiện nay, việc nâng cao chất lượng và tầm thương hiệu của doanh nghiệp là điều không thể thiếu. Những hoạt động kinh doanh và mua bán hàng hóa của doanh nghiệp cũng cần phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và ấn tượng, đặc biệt là khi sử dụng bảng mẫu báo giá để trình bày sản phẩm và dịch vụ đến đối tác và khách hàng. Tuy nhiên, để tạo ra những biểu mẫu báo giá chất lượng, mang tầm thương hiệu của mình, doanh nghiệp cần phải dành nhiều thời gian và công sức để thiết kế và tạo ra các form báo giá độc đáo và ấn tượng. Chỉ khi đó, doanh nghiệp mới có thể tạo được lòng tin và sự tín nhiệm từ phía khách hàng, đồng thời nâng cao được chất lượng và tầm thương hiệu của mình.
Mẫu bảng báo giá chuẩn sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết như số lượng sản phẩm, đơn giá và tổng giá trị sản phẩm bán ra hoặc mua vào cho mỗi công ty hay doanh nghiệp. Khi sử dụng bảng báo giá để thống kê và tính toán doanh thu theo từng tháng, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh của mình, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp chuyên về mua bán hàng hóa.
Bảng báo giá đầy đủ và chuẩn sẽ giúp tạo được sự tin tưởng và thuyết phục khách hàng chọn sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu bạn là một đối tác và cần thông tin về vật tư để tham khảo, nhưng công ty không cung cấp bảng báo giá đầy đủ và thiếu chuyên nghiệp, bạn sẽ cảm thấy bất tiện và không muốn hợp tác. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị một bảng báo giá chuẩn, khách hàng có thể đánh giá doanh nghiệp là không chuyên nghiệp, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
5. Nội dung cơ bản có trong mẫu báo giá:
Để đảm bảo nội dung chính xác và đầy đủ, một mẫu báo giá thông dụng cần bao gồm những thông tin sau:
– Phần tiêu đề: Tên công ty/tổ chức, địa chỉ tiết, số điện thoại, mã số thuế, website và logo/biểu tượng của công ty/tổ chức.
– Phần thông tin báo giá: ghi rõ các mức giá sản phẩm.
– Tên văn bản: Bảng báo giá
– Ngày
– Kính gửi: Tên khách hàng và thông tin liên hệ của khách hàng
– Lời mở đầu bảng báo giá
– Bảng báo giá gồm: số thứ tự, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú.
* Phần cuối bảng báo giá: Một bảng báo giá cần đảm bảo cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết để các đối tác và khách hàng có thể hiểu rõ hơn về sản phẩm đó. Cụ thể, bảng báo giá thông dụng bao gồm các phần sau:
– Phần thông tin chung về công ty, bao gồm tên công ty, logo, địa chỉ email và số điện thoại liên lạc của công ty hay doanh nghiệp. Các thông tin trên phải được ghi đầy đủ và chính xác nhất để thể hiện được sự chuyên nghiệp trong công việc cũng tạo tính thẩm mỹ của mẫu báo giá.
– Phần tiêu đề của bảng báo giá, tên của bảng báo giá là điều quan trọng nhất, tùy mỗi lĩnh vực và ngành nghề khác nhau thì các mẫu bảng báo giá sẽ có những cái tên khác nhau. Nội dung của phần tiêu đề thường viết to hơn so với những phần còn lại, cần in đậm và rõ ràng ở ngay trên đầu mẫu bảng báo giá. Dưới tên tiêu đề thường là lời chào của doanh nghiệp gửi tới người nhìn để thể hiện sự thân thiện.
– Phần nội dung bảng báo giá, bao gồm ngày, kính gửi, lời mở đầu và bảng báo giá chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, bao gồm số thứ tự, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú. Các thông tin này cần được ghi rõ ràng, đầy đủ để người nhận có thể hiểu rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ đang được báo giá.
– Thông tin cụ thể về sản phẩm và hàng hóa
Thông tin chi tiết về sản phẩm và hàng hóa là yếu tố quan trọng cần cung cấp khi khách hàng yêu cầu báo giá. Nó bao gồm tên sản phẩm, loại sản phẩm, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, thành tiền và chú thích nếu có.
– Các thông tin về vấn đề thanh toán và giao hàng
Thông tin về vấn đề thanh toán và giao hàng cũng rất quan trọng để khách hàng có thể đưa ra quyết định chính xác về việc mua sản phẩm hay không. Các thông tin cần cung cấp bao gồm phương thức thanh toán (tiền mặt hoặc thẻ), thời gian thanh toán, thời gian giao hàng, chiết khấu cho khách hàng, phí vận chuyển và đơn vị vận chuyển.
Phần cuối cùng của báo giá là xác nhận của công ty hoặc doanh nghiệp về hiệu lực của mẫu báo giá trong một khoảng thời gian nhất định. Ngoài ra, phải có dấu đỏ xác nhận và chữ ký của giám đốc hoặc người đại diện để đảm bảo lòng tin và tín nhiệm của khách hàng đối với công ty hay doanh nghiệp.
6. Mục đích bảng báo giá dùng trong doanh nghiệp:
Như đã phân tích trên đây, bảng báo giá là một trong những vũ khí quan trọng của doanh nghiệp trong kinh doanh. Bảng báo giá có những mục đích sử dụng như sau:
– Cung cấp giá thành sản phẩm, dịch vụ của công ty hoặc doanh nghiệp một cách dễ hiểu và thuận tiện đến khách hàng.
– Giúp quá trình thanh toán và trao đổi hàng hóa diễn ra đơn giản và nhanh chóng hơn do giá cả đã được liệt kê và tính chi tiết rõ ràng trong bảng báo giá.
– Giúp khách hàng hiểu rõ hơn về giá trị của các sản phẩm, dịch vụ và có thể được hưởng các chính sách ưu đãi hoặc chiết khấu từ bên bán.
– Tạo sự chú ý và thu hút khách hàng bằng mẫu báo giá chuyên nghiệp và đẹp mắt, tạo lòng tin và tạo thuận lợi cho việc ký kết giao dịch mua bán.
