1. Cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh online
Hiện nay, cá nhân không thể đăng ký người phụ thuộc qua mạng. Cá nhân nếu muốn đăng ký qua mạng thì phải ủy quyền cho doanh nghiệp nơi người lao động đang công tác để thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh Online.
Doanh nghiệp thực hiện đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh online trên trang thuế điện tử có thể làm theo 2 cách:
– Cách 1: Soạn hồ sơ đăng ký trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế và nộp lên trang thuế điện tử;
– Cách 2: Soạn và nộp hồ sơ trực tuyến trên trang thuế điện tử.
1.1. Soạn hồ sơ đăng ký trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế và nộp lên trang thuế điện tử:
Bước 1: Doanh nghiệp soạn hồ sơ trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế:
Trường hợp 01: Nếu như đăng ký theo mẫu cũ (Mẫu 02TH), doanh nghiệp soạn hồ sơ theo thứ tự như sau:
– Vào mục thuế “Thu nhập cá nhân”, nhấn chọn mục “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”, sau đó chọn năm rồi bấm “Đồng ý”;
– Tiếp theo, điền trọn vẹn các thông tin dưới đây:
+ Nếu người phụ thuộc không có mã số thuế thì sẽ điền vào “Mục I. Đăng ký cấp mã số thuế cho người phụ thuộc”, cụ thể là điền thông tin vào các mục như sau:
(1) Họ tên người nộp thuế;
(2) Mã số thuế của người nộp thuế;
(3) Họ tên của người phụ thuộc;
(4) Ngày sinh người phụ thuộc;
(5) Mã số thuế người phụ thuộc không có nên không cần điền;
(6) Quốc tịch của người phụ thuộc;
(8) Quan hệ với người nộp thuế như: cha, mẹ, con…;
+ Nếu người phụ thuộc có CMND/CCCD/hộ chiếu thì sẽ điền vào mục (7), nếu dưới 14 tuổi chỉ có giấy khai sinh thì điền các thông tin trên giấy khai sinh vào mục (9) đến (14) trên tờ khai;
+ Về thời gian tính giảm trừ, điền từ tháng giảm trừ đến tháng hết giảm trừ. Trường hợp mà chưa xác định được giảm trừ đến khi nào thì để trống chỗ “đến tháng’’;
+ Nếu như người phụ thuộc đã có mã số thuế cần thay đổi thông tin hoặc tăng giảm số người phụ thuộc cho người nộp thuế thì điền vào “Mục II”, cụ thể:
(15) Họ tên người nộp thuế;
(16) Mã số thuế của người nộp thuế;
(17) Họ tên người phụ thuộc;
(19) Mã số thuế của người phụ thuộc;
(22) Quan hệ với người nộp thuế;
– Sau đó điền thời gian tính giảm trừ từ tháng đến tháng, những mục còn lại không cần điền;
– Sau khi điền xong các thông tin, bấm vào nút “Ghi” để ghi lại và kết xuất ra XML để nộp trên trang thuế điện tử.
Trường hợp 02: Nếu như đăng ký theo mẫu mới (Mẫu 20-ĐK-TH-TCT), soạn hồ sơ theo thứ tự như sau:
– Vào mục thuế “Thu nhập cá nhân”, nhấn chọn tờ khai 20-ĐK-TH-TCT, rồi chọn ngày, sau đó bấm vào “Đồng ý”.
– Tiếp đến, điền các thông tin vào tờ khai, cụ thể:
+ Tích chọn “Đăng ký thuế”, sau đó điền vào mục I hoặc mục II, cụ thể:
Mục I: Dành cho những người phụ thuộc đăng ký thuế bằng CMND/CCCD/hộ chiếu:
Điền cá thông tin người phụ thuộc vào mục (2) đến mục (14);
Mục (15) điền quan hệ với người lao động (như ba, mẹ, anh, chị);
Mục (19) và mục (20) điền tên của người lao động và mã số thuế cá nhân của người lao động.
Mục II: Dành cho những người phụ thuộc không có CMND/CCCD/hộ chiếu:
Điền các thông tin trên giấy khai sinh của người phụ thuộc vào mục (22) đến mục (31);
Mục (32) điền quan hệ với người lao động;
Mục (33) và (34) điền các thông tin của người lao động giống với mục (19) và (20).
+ Đối với trường hợp đã có mã số thuế người phụ thuộc, nhấn chọn vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế’’ thay vì chọn “Đăng ký thuế”. Khi đó, sẽ phải điền thêm mã số thuế của người phụ thuộc đã được cấp và những thông tin của người phụ thuộc (thông tin sau khi thay đổi);
+ Sau khi điền xong, chọn mục “Ghi” sau đó kết xuất để nộp lên trên trang thuế điện tử.
Lưu ý: Nhược điểm của mẫu này chính là không có thời gian giảm trừ từ ngày tới ngày, nên sẽ mặc định là từ thời gian đăng ký. Nếu như muốn đăng ký có thời gian giảm trừ thì phải làm theo mẫu 02TH đã hướng dẫn ở mục trên.
Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trên trang thuế điện tử
– Đăng nhập vào trang thuế điện tử theo các thông tin đăng nhập của từng doanh nghiệp;
– Sau đó chọn “Khai thuế”, rồi chọn “Nộp tờ khai XML”, nhấn chọn vào “Chọn tệp tờ khai”, sau đó chọn tệp tờ khai đã kết xuất ra ở bước 1, rồi nhấn chọn “Ký điện tử” và “Nộp tờ khai”;
– Sau khi nộp xong, nên tra cứu kết quả đăng ký người phụ thuộc theo những bước như sau:
+ Vào “Khai thuế”, rồi nhấn chọn “Tra cứu tờ khai”;
+ Sau đó, chọn tờ khai “02TH – Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”;
+ Nhập ngày nộp từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu, sau đó nhấn chọn “Tra cứu”.
1.2. Soạn và nộp hồ sơ trực tuyến trên trang thuế điện tử:
Bước 1: Đăng nhập vào trang thuế điện tử
– Vào “Đăng ký thuế”, rồi nhấn chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”, chọn mục “Hồ sơ đăng ký thuế” là mẫu 20-ĐK-TH-TCT_TT105;
– Sau đó, điền các thông tin trực tiếp trên mẫu 20-ĐK-TH-TCT giống như hướng dẫn ở mục trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc
Sau khi điền xong thông tin, nhấn chọn vào “Hoàn thành kê khai” nộp hồ sơ đăng ký thuế để nộp tờ khai.
2. Các thủ tục phải làm sau khi nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc online thành công
Lưu ý rằng: Mặc dù nộp thành công tờ khai, hồ sơ, đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh Online là xong, nhưng vẫn sẽ có một số các chi cục thuế yêu cầu doanh nghiệp đã kê khai cho người lao động nộp bản cứng, chính vì thế sau khi nộp qua mạng xong mà người kê khai vẫn chưa thấy kết quả thì phải liên hệ ngay với chi cục thuế để xem có phải thực hiện in bản cứng (File Excel, có chữ ký, đóng dấu,…) để nộp cho bộ phận một cửa không.
Sau khi nộp tờ khai online, căn cứ vào kết quả phản hồi đã nhận được từ đơn vị thuế, trường hợp cấp mã số thuế không thành công thì doanh nghiệp trả thu nhập yêu cầu người lao động bổ sung các thông tin và thực hiện theo hướng dẫn sau:
– Lỗi do thông tin kê khai sai: Doanh nghiệp sẽ kê khai điều chỉnh bổ sung thông tin
– Lỗi trùng thông tin căn cước công dân/chứng minh thư nhân dân/giấy khai sinh của người phụ thuộc: doanh nghiệp thực hiện thông báo với người lao động thực hiện việc xác minh, điều chỉnh các thông tin căn cước công dân/chứng minh thư nhân dân/giấy khai sinh như các nội dung hướng dẫn của tổng cục thuế đối với những trường hợp cấp mã số thuế cho người nộp thuế trùng về chứng minh nhân dân/căn cước công dân trước đây và thực hiện khai nộp lại với đơn vị thuế (bao gồm danh sách trùng và chứng minh nhân dân/căn cước công dân/giấy khai sinh bản sao)
– Lỗi trùng thời gian giảm trừ người phụ thuộc: doanh nghiệp sẽ hướng dẫn người nộp thuế tiến hành thực hiện đăng ký kết thúc giảm trừ gia cảnh của lần đăng ký trước đó hoặc thực hiện điều chỉnh thời gian giảm trừ của lần đăng ký hiện tại.
3. Hồ sơ người nộp thuế phải nộp cho doanh nghiệp khi ủy quyền đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Khi người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh thì phải chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau để nộp cho doanh nghiệp làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh online:
– Văn bản ủy quyền đăng ký người phụ thuộc;
– Các giấy tờ của người phụ thuộc:
+ Bản sao thẻ căn cước công dân/chứng minh thư nhân dân đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên;
+ Bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi;
+ Bản sao hộ chiếu đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài;
+ Tờ khai mẫu 09/XN-NPT-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC), trong trường hợp người phụ thuộc không cùng hộ khẩu nhưng lại đang sống cùng người nộp thuế hoặc những người phụ thuộc không sống cùng người nộp thuế nhưng người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng.
– Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh:
+ Người phụ thuộc là con dưới 18 tuổi:
Bản chụp giấy khai sinh hoặc;
Bản chụp CMND/CCCD (nếu có);
+ Người phụ thuộc là con từ 18 tuổi trở lên mà bị khuyết tật hoặc không có khả năng lao động:
Bản chụp giấy khai sinh;
Bản chụp CMND/CCCD;
Bản chụp giấy khuyết tật theo hướng dẫn.
+ Người phụ thuộc là con đang theo học tại các bậc học:
Bản chụp của giấy khai sinh;
Bản chụp CMND/CCCD;
Bản chụp thẻ học sinh/sinh viên hoặc giấy xác nhận của nhà trường.
+ Người phụ thuộc là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài những loại giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, cần phải có thêm:
Bản chụp giấy chứng nhận nuôi con nuôi;
Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của đơn vị nhà nước có thẩm quyền
+ Người phụ thuộc là vợ/chồng:
Bản chụp của CMND/CCCD;
Bản chụp giấy chứng nhận đăng ký kết hôn.
Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì phải có thêm bản chụp của các giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động, ví dụ như giấy xác nhận khuyết tật, bệnh án đối với những người mắc bệnh không có khả năng lao động,….
+ Đối với cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng…
Bản chụp CMND;
Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ (ví dụ như giấy khai sinh,…);
Trường hợp còn trong độ tuổi lao động thì phải có giấy tờ chứng minh là người khuyết tật hoặc không có khả năng lao động.
+ Đối với anh chị em ruột, ông bà nội/ngoại, cháu ruột và những cá nhân trực tiếp nuôi dưỡng khác:
Bản chụp của giấy khai sinh;
Bản chụpCMND/CCCD;
Giấy tờ hợp pháp để chứng minh trực tiếp nuôi dưỡng, ví dụ như sổ hộ khẩu nếu có chung hộ khẩu;
Giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động nếu như nằm trong độ tuổi lao động.
+ Đối với hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người nước ngoài:
Cá nhân nước ngoài muốn được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thì người đó phải là cá nhân cư trú;
Hồ sơ giảm trừ cũng được thực hiện như đối với hồ sơ của người lao động Việt Nam (thay CMND/CCCD thành hộ chiếu còn hiệu lực).