Trường hợp 1: Cá nhân tự đăng ký với đơn vị thuế
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Theo điểm a khoản 10 Điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC, cá nhân cần chuẩn bị giấy tờ sau:
– Tờ khai đăng ký người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công Mẫu số 20-ĐK-TCT (trên tờ khai đánh dấu vào ô “Đăng ký thuế” và ghi trọn vẹn các thông tin).
– Người phụ thuộc là người có quốc tịch Việt Nam:
+ Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (từ đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực (dưới 14 tuổi);
+ Người phụ thuộc có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài: Bản sao không yêu cầu chứng thực Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.
Bước 2: Nộp cho đơn vị thuế
Trường hợp 2. Cá nhân đăng ký người phụ thuộc thông qua tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp)
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và gửi cho doanh nghiệp
Theo điểm b khoản 10 Điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC, cá nhân chuẩn bị những giấy tờ sau:
– Cá nhân gửi văn bản ủy quyền (Mẫu giấy ủy quyền).
– Người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam:
+ Giấy tờ của người phụ thuộc (bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực (dưới 14 tuổi);
+ Người phụ thuộc là người nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài:
Bản sao không yêu cầu chứng thực Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.
Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho đơn vị quản lý thuế
– Tổ chức chi trả thu nhập tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc;
– Gửi Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc theo Mẫu số 20-ĐKT-TH-TCT (trên tờ khai đánh dấu vào ô “Đăng ký thuế” và ghi trọn vẹn các thông tin) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc bằng giấy.
Về nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:
1. Nếu là cá nhân tự đăng ký với đơn vị thuế:
– Thì sẽ chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để nộp cùng lúc khi đăng ký Người phụ thuộc.
2. Nếu là Doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc cho chuyên viên:
– Thì cá nhân sẽ nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho DN -> DN có trách nhiệm lưu giữ và xuất trình khi đơn vị thuế thanh kiểm tra.
– Thời hạn cá nhân nộp hồ sơ cho DN là trong vòng 3 tháng kể từ ngày nộp Tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc)
– Quá thời hạn nộp hồ sơ nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.