1. Thực trạng của vấn đề:
Trong những năm qua, cải cách thủ tục hành chính ở các đơn vị đơn vị đã mang lại những kết quả tích cực, có nhiều bước tiến rõ rệt. Nhưng tính năng động của nền kinh tế thị trường, xu thế hội nhập và toàn cầu hóa đòi hỏi thủ tục hành chính, phong cách công tác của cán bộ công chức trong việc giải quyết các yêu cầu, đòi hỏi của nhân dân phải đơn giản, nhanh gọn. Chính vì thế, cải cách thủ tục hành chính hay đơn giản hóa thủ tục hành chính vẫn còn nhiều vấn đề nan giải. Thực tế công tác cải cách thủ tục hành chính ở Ủy ban nhân dân xã Sơn Hàm có những thuận lợi và khó khăn như sau: Đảng, chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến cải cách thủ tục hành chính, có tinh thần đoàn kết và hợp tác rất tốt. Đội ngũ lãnh đạo, cán bộ chuyên viên khối Ủy ban năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao. Tổ chức bộ máy dần được sắp xếp tinh gọn; ưu tiên đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, phục vụ có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính và triển khai nhiệm vụ. Công tác công khai, minh bạch được thực hiện trọn vẹn, phát huy tốt dân chủ hóa trong mọi hoạt động của Ủy ban. Tạo được niềm tin của các tổ chức, đoàn thể xã hội và nhân dân địa phương đối với đội ngũ lãnh đạo.
– Khó khăn: Còn một bộ phận cán bộ, công chức và chuyên viên do nhận thức về thủ tục mang tính máy móc, cần thiết hóa dẫn đến sự phiền toái xuất hiện trong thủ tục. Thủ tục hành chính phức tạp, không minh bạch dễ là bạn đồng hành của tiêu cực, tham nhũng vặt. Trình độ quản lý, năng lực chuyên môn của một số cán bộ, chuyên viên chưa đáp ứng được nhu cầu xu thế phát triển hiện nay. Công việc in ấn, sao chụp, phát hành văn bản phục vụ công việc quản lý hành chính, hội họp và giao ban bị quá tải và nhiều tốn kém. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để góp phần cải cách thủ tục hành chính cũng như để chia xẻ cùng đồng nghiệp.
2. Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:
1. Quán triệt chủ trương, quan điểm của Đảng và Nhà nước về cải cách thủ tục hành chính: Quán triệt sâu sắc tinh thần công cuộc cải cách thủ tục hành chính là phải đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Đảng. Cải cách thủ tục hành chính phải đồng bộ, không thể tách rời với việc đổi mới và kiện toàn hệ thống chính trị, đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng đối với xây dựng và quản lý nhà nước. Thực hiện tốt giải pháp này sẽ nâng cao được nhận thức về chủ trương, quan điểm của việc cải cách thủ tục hành chính, để từ đó có ý thức và hành động đúng trong đội ngũ lãnh đạo, cán bộ công chức và chuyên viên trong ủy ban theo cơ chế “ Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, nhân dân làm chủ”. Phải làm cho mọi người thông suốt cải cách thủ tục hành chính không phải là công việc chỉ riêng của các đơn vị nhà nước, bởi vì nó tác động trực tiếp đến mọi lĩnh vực hoạt động của ủy ban. Do vậy, phải huy động cho được toàn bộ đội ngũ lãnh đạo, cán bộ công chức, chuyên viên trong khối ủy ban cùng tham gia, lấy sự hài lòng của người dân và hiệu quả công tác quản lý làm thước đo cho kết quả cải cách.
Thường xuyên cập nhật thông tin, kết quả, thành tựu, hạn chế của công cuộc cải cách thủ tục hành chính trong nước qua các phương tiện thông tin đại chúng để định hướng kế hoạch thực hiện trong đơn vị ủy ban. Triển khai cho cán bộ công chức, chuyên viên nắm vững chủ trương, quan điểm cải cách thủ tục hành chính thôn qua các văn bản như: Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ về ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2011 – 2020, Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/12/2016 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 206 – 2020. Thực hiện phân công, phân cấp quản lý phù hợp chức năng, nhiệm vụ: Thủ tục hành chính dù quy định có tốt đến đâu nhưng cũng chỉ dừng lại trên lý thuyết nếu công tác tổ chức thực hiện yếu kém. Do đó thực hiện phân công, phân cấp quản lý một cách toàn diện, đồng bộ về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quản lý của từng bộ phận, tổ chức, cá nhân trong khối ủy ban sẽ góp phần đơn giản hóa thủ tục, tạo môi trường công tác thuận lợi cho cán bộ công chức, chuyên viên. Phối hợp tốt với các tổ chức, đoàn thể trong khối ủy ban; khai thác tốt vai trò quản lý của các cán bộ chuyên môn, cán bộ tham mưu sẽ giảm bớt gánh nặng công việc hành chính, giảm bớt áp lực quá tải công việc đối với lãnh đạo ủy ban. Bộ phận tham mưu là phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ngoài thực hiện các nhiệm vụ và quyền cơ bản, cần phải thực hiện tốt nhiệm vụ và quyền hạn sau:
+ Chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND – HĐND xã, toàn bộ nhiệm vụ kinh tế của địa phương.
+ Tham gia một số ban chỉ đạo do chủ tịch UBND xã phân công và một số nhiệm vụ khác được giao.
+ Phụ trách công tác quản lý về đất đai, xây dựng cơ bản. Xét, giải quyết đơn thư khiếu nại theo thẩm quyền. Ký các loại văn bản như (Các thông báo của UBND xã, các loại giấy tờ có liên quan đến nhiệm vụ được giao). Ký các loại hợp đồng và các loại văn bản gửi lên cấp trên chỉ khi nào chủ tịch UBND xã ủy quyền trực tiếp cụ thể từng công việc.
+ Giải quyết các loại hình kinh doanh của các thành phần kinh tế. Giúp chủ tịch kiểm tra giám sát các thành phần kinh tế ở xã, các khoản thu, chi theo kế hoạch trình thường trực UBND xã về các đề án xây dựng cơ bản ở các thôn thuộc thẩm quyền của xã.
+ Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết. + Làm một số công việc chủ tịch ủy nhiệm khi chủ tịch đi vắng, giải quyết mọi hoạt động thuộc thẩm quyền của UBND xã.
+ Chịu trách nhiệm trước chủ tịch và UBND – HĐND xã về nhiệm vụ hoạt động văn hóa xã hội ở địa phương.
+ Phụ trách khối giáo dục đào tạo, y tế, dân số – gia đình – trẻ em, chính sách xã hội, thông tin tuyên truyền, tham mưu xây dựng các kế hoạch về các hoạt động văn hóa – thể thao. Xét duyệt trình chủ tịch đề án về nhiệm vụ hoạt động phát triển phong trào VH – XH, đề án xây dựng cơ bản về y tế, giáo dục thuộc thẩm quyền.
+ Kiểm tra đôn đốc mọi hoạt động trong lĩnh vực VH – XH trên địa bàn quản lý.
+ Phụ trách công tác thi đua khen thưởng. + Phụ trách tuyên truyền phổ biến pháp luật cho nhân dân.
+ Làm một số công việc do chủ tịch UBND xã ủy nhiệm khi chủ tịch đi vắng. Phân cấp quản lý hợp lý, hiệu quả cũng là một giải pháp thiết thực nhằm bồi dưỡng trình độ năng lực quản lý cho lực lượng kế thừa, góp phần tạo nguồn cho công tác quy hoạch, đề bạt cán bộ.
Tăng cường bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, phối hợp công tác, cộng đồng trách nhiệm trong quản lý hành chính. Như chúng ta đều biết, yếu tố quyết định đến sự thành công của công cuộc cải cách thủ tục hành chính là con người. Vì vậy phải xây dựng cho được một đội ngũ cán bộ, công chức thực sự có tâm, đủ tầm, trung thực, tận tụy với công việc và am hiểu pháp luật. Phải có kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng thường xuyên, định kỳ đối với cán bộ, công chức, đặc biệt là với đội ngũ cán bộ làm công tác lãnh đạo để kịp thời nắm bắt thông tin, kiến thức mới, phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành.
UBND xã Sơn Hàm hiện có các biên chế công chức công tác: Trưởng công an; Chỉ huy trưởng Quân sự; Văn phòng – thống kê; Địa chính – nông nghiệp – xây dựng và môi trường; Tài chính – kế toán; Tư pháp – hộ tịch; Văn hóa – xã hội. Qua kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình công tác, được tham gia tập huấn chuyên môn nghiệp vụ do cấp trên tổ chức, thường xuyên tự học tự rèn, tất cả đều có đủ trình độ năng lực thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Nhưng để đảm bảo giải quyết công việc hành chính của ủy ban được thông suốt, hiệu quả và nhanh chóng thì phải thực hiện giải pháp chia sẻ nhiệm vụ và cộng đồng trách nhiệm của các thành viên. Trong sinh hoạt giao ban ngày, tuần, tháng cần giành thời gian để triển khai; hướng dẫn thực hiện một số công việc hành chính cơ bản ở văn phòng để mọi thành viên đều có thể nắm bắt, xử lý kịp thời, giải quyết nhanh chóng. Đối với người dân xã Sơn Hàm, trước đây để làm được một giấy khai sinh cho trẻ sơ sinh, giấy khai tử cho người quá cố, hay giấy chuyển nhượng quyền sử dụng đất đai, người dân phải đi lại nhiều nơi, nhiều lần nên mất rất nhiều thời gian. Nhưng kể từ khi triển khai thực hiện chương trình tổng thể cải cách hành chính do Ủy ban tỉnh ban hành thì người dân không còn phải mất nhiều thời gian mỗi khi đến đây làm hồ sơ giấy tờ. Lịch tiếp dân, nội quy tiếp dân, các quy định về những việc cán bộ, công chức không được làm, cùng với các quy chế về thực hiện dân chủ nơi đơn vị được công khai tại trụ sở ủy ban xã đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người dân đến làm hồ sơ, giấy tờ. Số cán bộ, công chức thông thạo về chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất và năng lực đã được phường bố trí công tác tại bộ phận tiếp nhận và giao trả hồ sơ cho dân. Trong quá trình thực thi công vụ, họ không gây phiền hà, nhũng nhiễu người dân.Trong quá trình cải cách hành chính, chính quyền các cấp luôn tôn trọng và phát huy quyền làm chủ của nhân dân theo phương châm “ Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”. Nhờ vậy mà xã Sơn Hàm đã huy động được nguồn lực to lớn trong dân cùng chung tay góp sức xây dựng các công trình phúc lợi xã hội, hiến đất dịch tường bao góp phần to lớn vào việc làm đường giao thông nông thôn mới trên địa bàn xã.
Thực hiện nghiêm túc công khai hóa; đề cao vai trò giám sát của cán bộ, công chức, chuyên viên và quần chúng nhân dân. Muốn cải cách thủ tục hành chính thành công phải lấy dân làm gốc, phải hướng vào mục tiêu phục vụ nhân dân, khắc phục mọi phiền hà, sách nhiễu đối với dân. Muốn làm được điều đó, cần tạo sự gần gũi, dám chịu trách nhiệm trước nhân dân, tham gia vào các cuộc đối thoại giữa người dân với cán bộ công chức một cách bình đẳng, nhằm giải quyết thỏa đáng các công việc của người dân. Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân tham gia giám sát, góp ý, xây dựng về các biện pháp thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội của xã. Xác định mức độ hài lòng của người dân đối với công chuyên giai quyết các thủ tục hành chính để làm thước đo kết quả cải cách thủ tục hành chính qua các mẫu phiếu thăm dò. Để việc giám sát được dễ dàng, mang lại hiệu quả cao thì cần đẩy mạnh hoạt động công khai của cấp chính quyền xã. Thực hiện công khai nhằm nâng cao tính minh bạch, phát huy dân chủ, tăng cường tính tự chủ và tự chịu trách nhiệm của chính quyền xã trong quản lý ngân sách nhà nước và đảm bảo chất lượng phục vụ nhân dân.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện nay ở một số đơn vị, đơn vị vẫn còn tình trạng lạm dụng quá nhiều, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc; in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tùy tiện, lãng phí, gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc. Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin(CNTT) để giảm văn bản, giấy tờ hành chính. Ủy ban xã đang xây dựng mạng tin học nội bộ (mạng LAN) góp phần thực hiện nhanh chóng việc gửi, trao đổi và xử lý văn bản, giấy tờ hành chính trong đơn vị. Hiện tại các cán bộ chuyên môn khối ủy ban đều được trang bị một bộ máy tính bàn và cổng kết nối Internet Dcom-4G cho việc trao đổi thông tin; gửi, nhận các biểu mẫu báo cáo,…giữa Ủy ban xã với các cá nhân, tổ chức, đơn vị khác được thực hiện thông qua thư điện tử (Email) đã tiết kiệm rất lớn về thời gian và kinh phí. Trên đây là một số biện pháp cơ bản đã và đang thực hiện trong thời gian qua tại UBND xã Sơn Hàm, qua đó đã xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức có đủ tiêu chuẩn về kiến thức, phẩm chất đạo đức và năng lực công tác, góp phần cải cách thủ tục hành chính, thúc đẩy sự phát triển toàn diện của chính quyền cấp xã.
3. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm:
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ được giao, trên cơ sở vận dụng các biện pháp trên của đề tài đã góp phần nâng cao trình độ nhận thức của lực lượng cán bộ công chức về cải cách thủ tục hành chính; công tác quản lý hành chính của đơn vị thật sự dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp. Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong tất cả cán bộ, công chức, chuyên viên trong khối ủy ban. Thực hiện có hiệu quả công tác phối hợp tổ chức hoạt động giữa các ngành, đoàn thể khối ủy ban cũng như trình độ quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động của lãnh đạo UBND xã. Sau khi triển khai áp dụng, đến nay hầu hết các cán bộ chuyên môn ủy ban đều có đủ năng lực chuyên môn, quản lý, điều hành, giải quyết công việc; xây dựng nội bộ đoàn kết, tạo được niềm tin đối với người dân. Tiết kiệm không nhỏ về thời gian, công sức, chi phí tốn kém không đáng có của cán bộ công chức, chuyên viên cũng như của quần chúng nhân dân. Kết quả rõ rệt nhất là mọi hoạt động của ủy ban đều thông suốt, đảm bảo dân chủ, công khai, minh bạch. Công tác chỉ đạo điều hành của Thường trực Đảng ủy – UBND xã hợp lý, phù hợp năng lực, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ; công tác báo cáo, thống kê của ủy ban được thực hiện trọn vẹn, kịp thời chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên.