Có rất nhiều quy tắc nhỏ bạn cần biết nếu muốn công tác tại Nhật Bản. Ở Nhật Bản, văn hóa công tác theo nhóm được coi trọng hơn là công tác cá nhân. Vì vậy, tiếp thu những nền văn hóa này cũng cần thiết như việc trau dồi các kỹ năng trong công việc. Có những nền văn hóa thoải mái đến mức sẽ không ai dạy bạn khi bạn bước vào kinh doanh. Do đó, bạn phải hết sức cẩn thận. Trong nội dung trình bày này, hãy cùng nghiên cứu về văn hóa công sở ở Nhật Bản. Hãy thực hành chúng mỗi ngày để tự tin khi gia nhập công ty!
1.Chào hỏi quyết định ấn tượng đầu tiên!
Chào hỏi được coi là một trong những phương thức giao tiếp cần thiết tại nơi công tác bận rộn. Ở Nhật Bản, những người vào một doanh nghiệp muộn hơn trước tiên phải nói chuyện và chào hỏi người khác. Đó là một điều rất bình thường. Đặc biệt là những người mới vào kinh doanh, nên luôn cố gắng chủ động chào hỏi mọi người với thái độ vui vẻ nhất để mọi người sẽ nhớ đến. Những câu chào quen thuộc có thể kể đến như “Ohayo Gozaimasu” (Kính chào) khi đến công ty, “Osaki ni Shitsureishimasu” (Tôi xin lỗi trước) khi rời công ty, hay “Osewa ni natteorimasu” (Cảm ơn bạn đã luôn giúp đỡ chúng tôi!) khi gặp gỡ đối tác, câu “Otsukaresama desu” (Bạn vất vả rồi) với đồng nghiệp thường xuất hiện trước khi cuộc nói chuyện bắt đầu. Những từ như “Osewa ni natteorimasu” hoặc “Otsukaresama desu” là những từ đầu tiên giúp cuộc trò chuyện trôi chảy. Đó cũng là một quy tắc ứng xử thể hiện sự tôn trọng đối phương.
Nếu bạn không biết cách sử dụng những cụm từ này, hãy hỏi đồng nghiệp và sếp của bạn. Những người có thể chào hỏi đúng cách thường sẽ tạo được sự tin tưởng của các doanh nghiệp. Vì vậy, hãy cố gắng sử dụng đúng ngữ cảnh.
2. Không phân biệt giới tính, tuổi tác, chỉ cần thêm “san” vào sau họ của người Nhật!
Ở các công ty Nhật, người ta không gọi tên riêng mà thêm hậu tố “san” vào sau để gọi đối phương. Ví dụ: Sato san, Tanaka san. Cách gọi này không cần phân biệt tuổi tác, giới tính. Bạn sẽ không gặp khó khăn khi giao tiếp vì chỉ cần nghĩ rằng nó khớp với tất cả các cụm từ Mr hoặc Mrs/Miss/Ms trong tiếng Anh. Ở Nhật Bản, có rất nhiều người mang họ Sato, Suzuki hoặc Tanaka. Trong trường hợp nhiều người trong cùng một công ty có cùng họ, bạn có thể thêm “san” vào sau tên của họ. Mặt khác, đối với những người ở vị trí cao, thay vì sử dụng hậu tố “san”, người Nhật thường gọi họ bằng các chức danh như “Trưởng phòng ○○” hoặc “Trưởng phòng ○○”.
Tuy nhiên, có một điểm cần thiết cần lưu ý. Tức là khi nói chuyện với những người bên ngoài công ty, người Nhật sẽ gọi họ đơn giản mà không thêm hậu tố “san” khi đề cập đến những người bên trong công ty của họ. Thật vậy, khi họ đi chơi, những người cùng công ty được coi là thân thiết hơn. Người bình thường gọi bằng chức danh cũng vậy. Phần tiêu đề cũng sẽ được lược bỏ và chỉ được gọi sau chúng. Đó là một biểu hiện của lối suy nghĩ bên trong và bên ngoài của Nhật Bản (uchi, soto) mà bạn nên biết trước khi bước vào kinh doanh.
3. Đừng đến trễ hoặc đến quá sớm! Văn hóa đến trước 5 phút
Trong kinh doanh, lấy được lòng tin cần thiết hơn bất cứ điều gì khác. Trước khi đánh giá chất lượng công việc, hành vi bình thường cũng rất cần thiết. Nếu bạn đến muộn, bạn sẽ vô tình tạo ấn tượng sai lầm là “vô tổ chức”. Vì vậy, trong các cuộc thảo luận với khách hàng cũng như trong các cuộc họp, bạn nên đến sớm và sẵn sàng cho mọi việc. Đó là một quy tắc phổ biến. Tuy nhiên, nếu bạn đến quá sớm, bạn có nguy cơ cản trở sự chuẩn bị của đối tác. Do đó, tốt nhất là bạn nên đến trước 5 phút.
Mặt khác, trong trường hợp bất khả kháng như tắc đường, tai nạn bất khả kháng, bạn phải liên hệ ngay với những người có liên quan. Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn liên hệ với họ và giải thích lý do tại sao. Nếu liên lạc sau thời gian hẹn, bạn có nguy cơ đánh mất lòng tin của người khác đó. Hãy chú ý đến điều này!
4. Văn hóa công tác nhóm được coi trọng hơn công tác cá nhân
Ở các công ty Nhật Bản, tinh thần đồng đội được coi trọng hơn là công tác cá nhân. Vì vậy, trong quá trình lựa chọn công việc, bạn sẽ được đặt nhiều câu hỏi để đánh giá xem mình có thể hợp tác tốt với những người xung quanh được không. Có nhiều cuộc họp để mọi người cùng thảo luận về một vấn đề hoặc những việc mất nhiều thời gian để quyết định và đạt được sự đồng thuận của nhiều người là đặc điểm của các công ty Nhật coi trọng tinh thần.
Mặt khác, tùy thuộc vào văn hóa của công ty và từng bộ phận, bạn có thể bị coi là bất hợp tác nếu bày tỏ quan điểm cá nhân một cách quá thẳng thắn. Tùy thuộc vào thời gian bạn đưa ra ý kiến và cách bạn nói, ấn tượng của bạn sẽ thay đổi. Vì vậy, hãy nhìn xung quanh và đọc kỹ tình huống (kuki o yomu)!
5. Trồng trọt “Horenso”
Hầu hết các công ty ở Nhật Bản được chia thành các phòng ban theo vai trò của từng bộ phận. Nhân viên sẽ công tác trong một hệ thống có tổ chức lấy người lãnh đạo làm trung tâm. Để công việc được thực hiện hiệu quả, mọi người phải có trách nhiệm với phần việc của mình. Nhưng nếu bạn chỉ tập trung vào công việc của riêng mình, nó sẽ không mang lại kết quả tốt cho cả nhóm.
Đây là lý do tại sao nguyên tắc “Horenso” rất cần thiết. Câu này uỷ quyền cho 3 từ: Houkoku (Báo cáo), Renraku (Giao tiếp) và Sudan (Thảo luận). Bằng cách thường xuyên trao đổi về tình hình và các vấn đề trong công việc với cấp trên và các thành viên trong nhóm, bạn có thể hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, phát hiện vấn đề sớm và cùng nhau giúp đỡ lẫn nhau. Ngay cả những dự án đòi hỏi tiến độ, quy tắc “Horenso” luôn được tôn trọng.
Các công ty đều tin rằng càng có nhiều tin xấu thì càng nên báo cáo sớm. Nếu không, vấn đề sẽ trở nên nghiêm trọng hơn. Nếu bạn có vấn đề không thể thảo luận với sếp, hãy nói chuyện với cấp trên và đồng nghiệp. Có lẽ bạn sẽ nhận được lời khuyên có giá trị từ kinh nghiệm của chính họ. Chia sẻ thông tin hữu ích sẽ giúp cải thiện hiệu suất của nhóm.
6. Gọn gàng, sạch sẽ cần thiết hơn thời trang!
Ngoại hình là một yếu tố cần thiết trong kinh doanh tại Nhật Bản. Nhờ nó, chúng ta có thể đánh giá độ tin cậy của đối thủ. Ở các công ty Nhật Bản nói chung, chuyên viên thường được yêu cầu ăn mặc chỉn chu, gọn gàng. Trang phục cơ bản dành cho nam giới là áo vest màu xám, đen hoặc xanh nước biển kết hợp với cà vạt. Phụ nữ so với đàn ông có vẻ thảnh thơi hơn. Họ có thể kết hợp nhiều trang phục khác nhau. Ví dụ như áo sơ mi, áo khoác, trang phục phù hợp với công sở chứ không nhất thiết phải là vest.
Mặt khác, đừng quên kiểm tra xem áo sơ mi và bộ vest của bạn có bị nhăn hay bám bụi không. Theo nguyên tắc chung, những người ở bộ phận kinh doanh thường xuyên phải gặp gỡ khách hàng sẽ được yêu cầu ăn mặc lịch sự hơn những người làm công việc văn thư trong công ty. Gần đây, nhiều công ty cho phép chuyên viên đeo cà vạt hoặc không đeo cà vạt vào mùa hè. Nhưng bạn phải lưu ý là luôn chọn trang phục không phản cảm !! Đối với phụ nữ, không nên trang điểm quá đậm. Nhưng nếu bạn không trang điểm, nó cũng sẽ được coi là không đáng kể, vì vậy hãy ghi nhớ điểm này.
7. Văn hóa cần cù? Giờ nghỉ trưa chỉ có một tiếng
Hầu hết các công ty ở Nhật Bản có một giờ nghỉ trưa. Thời gian này thường là từ 12 giờ trưa đến 1 giờ chiều, bao gồm cả thời gian ăn trưa và nghỉ ngơi. Ở một số công ty, để tránh tình trạng không có người trực tại văn phòng, chuyên viên sẽ được nghỉ trưa luân phiên nhau và mọi người có thể nghỉ trưa bất cứ khi nào họ muốn.
Dù không quy định trong nội quy công ty nhưng ngoài giờ nghỉ trưa, bạn luôn có thể tranh thủ thời gian để hút thuốc hoặc uống trà. Bạn cũng nên tận dụng khoảng trống giữa các công việc để thư giãn một chút. Nó cũng sẽ giúp tăng hiệu quả công việc. Mỗi nơi công tác đều có những quy định khác nhau. Do đó, hãy yêu cầu đồng nghiệp hoặc người lớn tuổi công tác và nghỉ giải lao hợp lý.
8. Sẵn sàng công tác ngoài giờ nếu cần thiết
Các công ty ở Nhật Bản thường quy định ngày công tác 8 tiếng, từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Giờ nghỉ trưa kéo dài 1 giờ. Tuy nhiên, trên thực tiễn, ngoài thời gian quy định trên, nhiều người thường xuyên phải làm thêm giờ. Có nhiều trường hợp tử vong do công tác quá sức trong thời gian dài. Nó đã trở thành một vấn nạn trong xã hội Nhật Bản. Luật pháp Nhật Bản quy định thời gian công tác tối đa trong trường hợp làm thêm giờ. Thật vậy, nhiều chuyên viên thường công tác ngoài giờ không lương được gọi là “Dịch vụ Zangyo” vì họ không có mặt tại công ty hoặc không mang công việc về nhà. Trong những năm gần đây, cùng với sự kiểm soát chặt chẽ của nhà nước và sự thay đổi trong nhận thức của chuyên viên, ngày càng nhiều công ty quan tâm hơn đến việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Dù có những chính sách như “No Zangyo Day” hay “Premium Friday” cho phép chuyên viên về sớm vào ngày thứ Sáu cuối cùng của tháng, nhưng với một xã hội coi trọng sự hài hòa như Nhật Bản, vẫn có tình trạng nhiều người tìm đến. rất khó để về sớm khi những người cùng bộ phận vẫn đang công tác.
Khẳng định lợi ích cá nhân là cần thiết. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý đến tình hình công việc và người khác, chuẩn bị tinh thần cho việc tăng ca. Trong trường hợp không thể làm thêm giờ, bạn nên giải thích với công ty trong buổi phỏng vấn để hai bên cùng thống nhất về vấn đề này. Văn hóa xây dựng mối quan hệ với “Nomi ni keshon”
9. Văn hóa Nomi ni keshon
Trong những năm gần đây, số lượng thanh niên không uống rượu ngày càng nhiều. Xu hướng coi trọng thời gian cá nhân đã làm giảm các cuộc họp của công ty. Tuy nhiên, ở Nhật Bản vẫn tồn tại văn hóa “nhậu nhẹt” để tăng cường tình đoàn kết trong công ty. Việc mọi người cùng nhau uống rượu là cơ hội để chia sẻ ý kiến của mình. Điều này cực kỳ cần thiết để củng cố các mối quan hệ. Có một từ đặc biệt để gọi hoạt động này. Đó là “Nomi ni keshon” kết hợp từ “Nomi” (uống) và “communication” (giao tiếp). Các bữa tiệc thông thường của công ty như Tiệc chào mừng chuyên viên mới, Tiệc chia tay, Tiệc cuối năm, Tiệc mừng năm mới, Tiệc sinh nhật và Ngắm hoa anh đào. Đó là một cơ hội tuyệt vời để giao lưu với những người mà bình thường bạn không nói chuyện cùng.
Bữa tiệc đầu tiên thường diễn ra trong cửa hàng rượu, nơi phục vụ nhiều loại đồ ăn thức uống, sau đó những ai muốn có thể đi hát karaoke hoặc chơi bowling. Hoặc để kết thúc bữa tiệc, nhiều người cùng nhau đi ăn ramen. Bạn không cần phải đến tất cả các bữa tiệc. Tuy nhiên, bạn phải có mặt trong những bữa tiệc cần thiết như chào mừng, chia tay hay tiệc cuối năm để có cơ hội trò chuyện với đồng nghiệp công ty, như vậy công việc của bạn sau này sẽ dễ dàng hơn nếu có nhiều.
10. Chọn đúng thời gian là rất cần thiết! Khi yêu cầu thời gian nghỉ, hãy chú ý đến môi trường xung quanh bạn
Trung bình một công ty ở Nhật có khoảng 120 ngày nghỉ/năm. Cũng có những ngày lễ lớn kéo dài khoảng 1 tuần. Ví dụ như Tuần lễ vàng từ cuối tháng 4 đến đầu tháng 5, lễ Obon vào khoảng ngày 10 tháng 8 và đêm giao thừa, sau khi vào công ty khoảng 6 tháng, nếu bạn công tác trên 80% số ngày công tác, bạn sẽ bị trừ đi 10 ngày nghỉ phép có hưởng lương.
Tuy nhiên, ở Nhật Bản, nhiều người gặp khó khăn trong việc xin nghỉ phép. Lý do là những người khác trong công ty vẫn đang công tác. Thực tế cũng có nhiều nơi NLĐ khó tự do xin nghỉ. Khi yêu cầu thời gian nghỉ, hãy cố gắng liên lạc sớm với sếp và các thành viên trong nhóm. Đừng quên chọn thời lượng hợp lý để không ảnh hưởng đến công việc.
Mặt khác, nếu ai đó ở nơi công tác nghỉ phép, bạn cần công tác cùng nhau để xây dựng mối quan hệ hỗ trợ. Môi trường công tác là thứ được tạo ra bởi các thành viên đang ở đó. Với suy nghĩ này, bạn có thể tạo ra một môi trường công tác tốt để mọi người có một kỳ nghỉ tuyệt vời. 11. Kết luận
Hãy ghi nhớ những điều cơ bản này! Bạn chắc chắn sẽ có một khởi đầu thuận lợi trong công việc kinh doanh tại Nhật Bản! Tất nhiên, mỗi công ty sẽ có những khác biệt về văn hóa và quy tắc. Nhưng nếu chú ý đến những điều này, bạn sẽ được công nhận là một thành viên của công ty và sẽ sớm phát huy được khả năng của mình.