Văn hóa công sở của người nhật

Có rất nhiều quy tắc nhỏ  bạn cần  biết nếu muốn công tác tại Nhật Bản. Ở Nhật Bản, văn hóa công tác theo nhóm được coi trọng hơn là công tác cá nhân. Vì vậy, tiếp thu những nền văn hóa này cũng cần thiết như việc trau dồi các kỹ năng trong công việc. Có những nền văn hóa thoải mái đến mức sẽ không  ai  dạy bạn khi bạn bước vào kinh doanh. Do đó, bạn  phải hết sức cẩn thận. Trong nội dung trình bày này, hãy cùng nghiên cứu về  văn hóa công sở ở Nhật Bản. Hãy thực hành chúng mỗi ngày để  tự tin khi gia nhập  công ty!

 1.Chào hỏi quyết định ấn tượng đầu tiên!

Chào hỏi được coi là một trong những phương thức giao tiếp cần thiết tại nơi công tác bận rộn. Ở Nhật Bản, những người vào một doanh nghiệp muộn hơn trước tiên phải nói chuyện và chào hỏi  người khác. Đó là một điều rất bình thường. Đặc biệt là những người mới vào kinh doanh, nên luôn cố gắng chủ động chào hỏi  mọi người với thái độ vui vẻ nhất để  mọi người sẽ nhớ đến. Những câu chào quen thuộc có thể kể đến như “Ohayo Gozaimasu” (Kính chào) khi đến công ty, “Osaki ni Shitsureishimasu” (Tôi xin lỗi trước) khi rời công ty, hay “Osewa ni natteorimasu” (Cảm ơn bạn đã luôn giúp đỡ chúng tôi!) khi gặp gỡ đối tác, câu “Otsukaresama desu” (Bạn  vất vả rồi) với đồng nghiệp thường xuất hiện trước khi  cuộc nói chuyện bắt đầu. Những từ như “Osewa ni natteorimasu” hoặc “Otsukaresama desu” là những từ đầu tiên giúp  cuộc trò chuyện trôi chảy. Đó cũng là một quy tắc ứng xử thể hiện sự tôn trọng  đối phương.

Nếu bạn không biết cách sử dụng những cụm từ này, hãy hỏi đồng nghiệp và sếp của bạn. Những người có thể  chào hỏi đúng cách thường sẽ tạo được sự tin tưởng của các doanh nghiệp. Vì vậy, hãy cố gắng sử dụng đúng ngữ cảnh.

 2. Không phân biệt giới tính, tuổi tác, chỉ cần thêm “san” vào sau họ của người Nhật!

Ở các công ty Nhật, người ta không gọi tên riêng mà thêm hậu tố “san” vào sau  để gọi đối phương. Ví dụ: Sato san, Tanaka san. Cách gọi này không cần phân biệt tuổi tác, giới tính. Bạn sẽ không gặp  khó khăn khi giao tiếp vì chỉ cần nghĩ rằng nó khớp với tất cả các cụm từ Mr hoặc Mrs/Miss/Ms trong tiếng Anh.  Ở Nhật Bản, có rất nhiều người mang họ Sato, Suzuki hoặc Tanaka. Trong trường hợp nhiều người trong cùng một công ty có cùng họ, bạn có thể thêm “san” vào sau tên của họ. Mặt khác, đối với những người ở vị trí cao, thay vì sử dụng hậu tố “san”, người Nhật thường gọi họ bằng các chức danh như “Trưởng phòng ○○” hoặc “Trưởng phòng ○○”.

Tuy nhiên, có một điểm cần thiết cần lưu ý. Tức là khi nói chuyện với những người bên ngoài công ty, người Nhật sẽ  gọi họ đơn giản mà không thêm hậu tố “san” khi đề cập đến những người bên trong công ty của họ. Thật vậy, khi họ đi chơi, những người  cùng công ty được coi là thân thiết hơn. Người bình thường gọi bằng chức danh cũng vậy. Phần tiêu đề cũng sẽ được lược bỏ và chỉ được gọi sau chúng. Đó là một biểu hiện của lối suy nghĩ bên trong và bên ngoài của Nhật Bản (uchi, soto)  mà bạn nên biết trước khi bước vào kinh doanh.

3. Đừng đến trễ hoặc đến quá sớm! Văn hóa đến trước 5 phút

Trong kinh doanh, lấy được lòng tin  cần thiết hơn bất cứ điều gì khác. Trước khi đánh giá chất lượng công việc,  hành vi bình thường cũng rất cần thiết. Nếu bạn đến muộn, bạn sẽ vô tình tạo ấn tượng sai lầm là “vô tổ chức”. Vì vậy, trong các cuộc thảo luận với khách hàng cũng như trong các cuộc họp, bạn nên đến sớm và  sẵn sàng cho mọi việc. Đó là một quy tắc phổ biến. Tuy nhiên, nếu bạn đến quá sớm, bạn có nguy cơ cản trở sự chuẩn bị của đối tác. Do đó, tốt nhất là bạn nên đến trước 5 phút.

Mặt khác, trong trường hợp bất khả kháng như  tắc đường, tai nạn bất khả kháng, bạn phải liên hệ ngay  với những người có liên quan. Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn liên hệ với họ và giải thích lý do tại sao. Nếu liên lạc sau thời gian hẹn, bạn có nguy cơ đánh mất lòng tin  của người khác đó. Hãy chú ý đến điều này!

4. Văn hóa công tác nhóm được coi trọng hơn công tác cá nhân

Ở các công ty Nhật Bản, tinh thần đồng đội được coi trọng hơn là công tác cá nhân. Vì vậy, trong quá trình lựa chọn công việc, bạn sẽ được đặt nhiều câu hỏi để đánh giá xem mình có thể hợp tác tốt với những người xung quanh được không. Có nhiều cuộc họp để mọi người cùng thảo luận về một vấn đề hoặc những việc mất nhiều thời gian để quyết định và đạt được sự đồng thuận của nhiều người  là  đặc điểm của các công ty Nhật  coi trọng tinh thần.

Mặt khác, tùy thuộc vào văn hóa của công ty và từng bộ phận, bạn có thể bị coi là bất hợp tác nếu bày tỏ quan điểm cá nhân một cách quá thẳng thắn. Tùy thuộc vào thời gian bạn đưa ra ý kiến ​​và cách bạn nói, ấn tượng của bạn sẽ thay đổi. Vì vậy, hãy nhìn xung quanh và đọc kỹ tình huống (kuki o yomu)!

 5. Trồng trọt “Horenso”

Hầu hết các công ty ở Nhật Bản được chia thành các phòng ban theo vai trò của từng bộ phận. Nhân viên sẽ công tác trong một hệ thống có tổ chức lấy người lãnh đạo làm trung tâm. Để công việc được thực hiện hiệu quả, mọi người phải có trách nhiệm với phần việc của mình. Nhưng nếu bạn chỉ tập trung vào công việc của riêng mình, nó sẽ không mang lại kết quả tốt cho cả nhóm.

Đây là lý do tại sao nguyên tắc “Horenso” rất cần thiết. Câu này uỷ quyền cho 3 từ: Houkoku (Báo cáo), Renraku (Giao tiếp) và Sudan (Thảo luận). Bằng cách thường xuyên trao đổi về tình hình và các vấn đề trong công việc  với cấp trên và các thành viên trong nhóm, bạn có thể hiểu rõ  vai trò và trách nhiệm  của mình, phát hiện  vấn đề sớm và cùng nhau giúp đỡ lẫn nhau. Ngay cả những dự án đòi hỏi tiến độ,  quy tắc “Horenso”  luôn được tôn trọng.

Các công ty đều tin rằng càng có nhiều tin xấu thì càng nên báo cáo sớm. Nếu không, vấn đề sẽ  trở nên nghiêm trọng hơn. Nếu bạn có  vấn đề không thể thảo luận với sếp, hãy nói chuyện với cấp trên và đồng nghiệp. Có lẽ bạn sẽ nhận được  lời khuyên có giá trị từ  kinh nghiệm của chính họ. Chia sẻ thông tin hữu ích sẽ giúp cải thiện hiệu suất  của nhóm.

6. Gọn gàng, sạch sẽ cần thiết hơn thời trang!

Ngoại hình là một yếu tố cần thiết trong kinh doanh tại Nhật Bản. Nhờ nó, chúng ta có thể đánh giá  độ tin cậy của đối thủ. Ở các công ty Nhật Bản nói chung, chuyên viên thường được yêu cầu ăn mặc chỉn chu, gọn gàng. Trang phục cơ bản dành cho nam giới là áo vest màu xám, đen hoặc xanh nước biển kết hợp với cà vạt. Phụ nữ so với đàn ông có vẻ thảnh thơi hơn. Họ có thể kết hợp nhiều  trang phục khác nhau. Ví dụ như áo sơ mi, áo khoác, trang phục phù hợp với công sở chứ không nhất thiết phải là vest.

Mặt khác, đừng quên kiểm tra xem áo sơ mi và bộ vest của bạn có bị nhăn hay bám bụi không. Theo nguyên tắc chung, những người ở bộ phận kinh doanh thường xuyên phải  gặp gỡ khách hàng sẽ được yêu cầu ăn mặc lịch sự hơn những người làm công việc văn thư trong công ty. Gần đây,  nhiều công ty cho phép chuyên viên đeo cà vạt hoặc không đeo cà vạt vào mùa hè. Nhưng bạn  phải lưu ý là luôn chọn trang phục  không  phản cảm !! Đối với phụ nữ, không nên trang điểm  quá đậm. Nhưng nếu bạn không trang điểm, nó cũng sẽ được coi là không đáng kể, vì vậy hãy ghi nhớ điểm này.

7.  Văn hóa cần cù? Giờ nghỉ trưa chỉ có một tiếng

Hầu hết các công ty ở Nhật Bản có một giờ nghỉ trưa. Thời gian này  thường là từ 12 giờ trưa đến 1 giờ chiều, bao gồm cả thời gian ăn trưa và nghỉ ngơi. Ở một số công ty, để tránh tình trạng không có người trực tại văn phòng,  chuyên viên sẽ được nghỉ trưa luân phiên nhau  và mọi người có thể nghỉ trưa bất cứ khi nào họ muốn.

Dù không  quy định trong nội quy công ty nhưng ngoài giờ nghỉ trưa, bạn luôn có thể tranh thủ thời gian để hút thuốc hoặc uống trà. Bạn cũng nên tận dụng khoảng trống giữa các công việc để thư giãn một chút. Nó cũng sẽ giúp tăng hiệu quả công việc. Mỗi nơi công tác đều có những quy định khác nhau. Do đó, hãy yêu cầu đồng nghiệp hoặc người lớn tuổi công tác và nghỉ giải lao  hợp lý.

 8. Sẵn sàng công tác ngoài giờ nếu cần thiết

Các công ty ở Nhật Bản thường quy định  ngày công tác 8 tiếng,  từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Giờ nghỉ trưa kéo dài 1 giờ. Tuy nhiên, trên thực tiễn, ngoài thời gian quy định  trên,  nhiều người thường xuyên phải làm thêm giờ. Có nhiều trường hợp tử vong do công tác quá sức trong thời gian dài. Nó đã trở thành một vấn nạn trong xã hội Nhật Bản. Luật pháp Nhật Bản  quy định thời gian công tác tối đa trong trường hợp làm thêm giờ. Thật vậy, nhiều chuyên viên thường công tác ngoài giờ không lương được gọi là “Dịch vụ Zangyo” vì họ không có mặt tại công ty hoặc không mang công việc về nhà. Trong những năm gần đây, cùng với sự kiểm soát chặt chẽ của nhà nước và sự thay đổi trong nhận thức của chuyên viên, ngày càng nhiều công ty quan tâm hơn đến việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Dù có những chính sách như “No Zangyo Day” hay “Premium Friday” cho phép chuyên viên  về sớm vào ngày thứ Sáu cuối cùng của tháng, nhưng với một xã hội coi trọng sự hài hòa  như Nhật Bản, vẫn có tình trạng nhiều người tìm đến. rất khó để về sớm khi những người cùng bộ phận vẫn  đang công tác.

Khẳng định  lợi ích cá nhân là cần thiết. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý đến tình hình công việc và  người khác, chuẩn bị tinh thần cho việc tăng ca. Trong trường hợp  không thể làm thêm giờ, bạn nên giải thích với công ty trong buổi phỏng vấn để hai bên cùng thống nhất  về vấn đề này.  Văn hóa xây dựng mối quan hệ với “Nomi ni keshon”

 9. Văn hóa Nomi ni keshon

Trong những năm gần đây, số lượng thanh niên không uống rượu ngày càng nhiều. Xu hướng coi trọng thời gian cá nhân đã làm giảm các cuộc họp của công ty. Tuy nhiên, ở Nhật Bản vẫn tồn tại văn hóa “nhậu nhẹt” để tăng cường tình đoàn kết trong công ty. Việc mọi người cùng nhau uống rượu là cơ hội để  chia sẻ ý kiến ​​của mình. Điều này cực kỳ cần thiết để củng cố các mối quan hệ.  Có một từ đặc biệt để gọi hoạt động này. Đó  là “Nomi ni keshon” kết hợp  từ “Nomi” (uống) và “communication” (giao tiếp). Các bữa tiệc thông thường  của công ty như Tiệc chào mừng chuyên viên mới, Tiệc chia tay, Tiệc cuối năm, Tiệc mừng năm mới, Tiệc sinh nhật và Ngắm hoa anh đào. Đó là một cơ hội tuyệt vời để giao lưu với những người mà bình thường bạn không nói chuyện cùng.

Bữa tiệc đầu tiên thường diễn ra trong cửa hàng rượu, nơi phục vụ nhiều loại đồ ăn thức uống, sau đó những ai muốn có thể  đi hát karaoke hoặc chơi bowling. Hoặc để kết thúc bữa tiệc,  nhiều người cùng nhau đi ăn  ramen. Bạn không cần phải đến tất cả các bữa tiệc. Tuy nhiên, bạn phải có mặt trong những bữa tiệc cần thiết như  chào mừng, chia tay hay tiệc cuối năm để có cơ hội trò chuyện với đồng nghiệp  công ty, như vậy  công việc của bạn sau này sẽ dễ dàng hơn nếu có nhiều.

10. Chọn đúng thời gian là rất cần thiết! Khi yêu cầu thời gian nghỉ, hãy chú ý đến môi trường xung quanh bạn

Trung bình một công ty  ở Nhật  có khoảng 120 ngày nghỉ/năm. Cũng có những ngày lễ lớn kéo dài khoảng  1 tuần. Ví dụ như Tuần lễ vàng từ cuối tháng 4 đến đầu tháng 5, lễ Obon vào khoảng ngày 10 tháng 8 và đêm giao thừa, sau khi vào  công ty khoảng 6 tháng, nếu bạn công tác trên 80% số ngày công tác, bạn sẽ bị trừ đi 10 ngày nghỉ phép có hưởng lương.

Tuy nhiên, ở Nhật Bản,  nhiều người gặp khó khăn trong việc xin nghỉ phép. Lý do là  những người khác trong công ty vẫn đang công tác. Thực tế  cũng có nhiều nơi NLĐ khó tự do xin nghỉ. Khi yêu cầu thời gian nghỉ, hãy cố gắng liên lạc sớm với sếp và các thành viên trong nhóm. Đừng quên chọn  thời lượng hợp lý để không ảnh hưởng đến công việc.

Mặt khác, nếu ai đó ở nơi công tác nghỉ phép, bạn  cần công tác cùng nhau để  xây dựng  mối quan hệ hỗ trợ. Môi trường công tác là thứ được tạo ra bởi các thành viên đang ở đó. Với suy nghĩ này, bạn có thể tạo ra một môi trường công tác tốt để  mọi người  có  một kỳ nghỉ tuyệt vời. 11. Kết luận

Hãy ghi nhớ  những điều cơ bản này! Bạn chắc chắn sẽ có một khởi đầu thuận lợi trong công việc kinh doanh tại Nhật Bản! Tất nhiên, mỗi công ty sẽ có những khác biệt về văn hóa và quy tắc. Nhưng nếu chú ý đến những điều này, bạn sẽ được công nhận là một thành viên của công ty và sẽ sớm phát huy được khả năng  của mình.

SOẠN HỢP ĐỒNG, ĐƠN, VĂN BẢN THEO YÊU CẦU CHỈ 500.000đ

--- Gọi ngay 1900.0191 ---

(Tư vấn Miễn phí - Hỗ trợ 24/7)

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam

Gmail: luatlvn@gmail.com