“Thiết lập email” – việc đầu tiên dân văn phòng chúng tôi làm khi bước chân vào một doanh nghiệp mới. Điều đó cho thấy email là một thứ vô cùng cần thiết và là tiền đề để chuyên viên văn phòng bắt đầu công việc của mình. Nhưng lạ thay, dù email cần thiết như vậy nhưng chẳng mấy ai quan tâm đến văn hóa viết email sao cho đúng cách, phù hợp với người mà cũng phù hợp với mình.
Bởi cuộc sống luôn có hai mặt, trong công việc sẽ có lúc bạn cần mềm mỏng ở một khía cạnh nào đó, nhưng cũng sẽ có lúc bạn cần cứng rắn với chính kiến cá nhân của mình. Và email cũng nên thể hiện thái độ ngọt ngào và cứng rắn của bạn. Đặc biệt, e-mail sẽ luôn là “bằng chứng” khi xảy ra tranh chấp nên bạn phải luôn là “người có lý” để được “pháp luật” bảo vệ khi cần thiết.
Và nếu muốn an cư lạc nghiệp, hãy để ý đến “văn hóa email” nơi công sở qua nội dung trình bày sau. Vì suy cho cùng, trách người khác không bằng trách mình không có sự chuẩn bị tốt nhất!
Điều mà hầu hết chúng ta đều biết rõ nhưng không phải lúc nào cũng để ý và kiểm soát một cách có ý thức. Tức là mỗi email đều để lại dấu vết, manh mối. Mỗi từ bạn viết trong email phản ánh rõ ràng thái độ của bạn đối với người nhận email đó. Và điều cần thiết là chúng không thể bị xóa hay lãng quên như giao tiếp bằng lời nói, thậm chí chúng có thể được lưu trữ.
Nếu bạn có bất đồng với đồng nghiệp hoặc thấy có khả năng xảy ra bất đồng, tốt nhất bạn không nên thảo luận về vấn đề đó qua email. Mọi vấn đề hoặc sự cố sẽ được giải quyết thông qua trò chuyện trực tiếp. Sẽ dễ dàng hơn là lao vào bàn phím trong sự tức giận và nói những điều bạn không bao giờ muốn nói với người khác một cách bất chợt. Nó chỉ làm cho vấn đề tồi tệ hơn. Và nếu buộc phải sử dụng email để giải quyết vấn đề này, bạn phải thật sự bình tĩnh và tránh dùng những từ ngữ “khiêu khích”. Đó là văn hóa viết email nơi công sở để giảm thiểu tranh cãi trong quan hệ lao động.
Mặt khác, những thông tin liên quan đến bí mật công ty như dự án mới, kế hoạch hiện tại… bạn tuyệt đối không nên trao đổi qua e-mail vì người nhận thông tin này hoàn toàn có thể khai thác và chuyển cho bên thứ ba. Điều này sẽ gây hậu quả rất lớn cho công ty.
Mặt khác, đây là những lưu ý về văn hóa viết email nơi công sở bạn cần biết để tránh những xung đột không đáng có.
1. Thông điệp, nội dung không rõ ràng
Một yêu cầu cần tránh khi viết email chuyên nghiệp là nội dung không rõ ràng. Giao tiếp qua email nên tập trung vào nội dung chính để thông điệp được truyền tải nhanh chóng và rõ ràng. Gửi một email mơ hồ không có mục đích rõ ràng sẽ khiến người nhận cảm thấy khó chịu và hoàn toàn có thể tạo ra xung đột không đáng có. Do đó, khi bắt đầu viết email, bạn cần suy nghĩ kỹ về những gì bạn muốn trình bày, yêu cầu và thông tin cuối cùng mà bạn muốn truyền tải.
2. Yêu cầu vô tận là không liên quan
Tất nhiên, một email doanh nghiệp có thể bao gồm nhiều thông tin hoặc yêu cầu nếu có một dự án hoặc vấn đề chung. Tuy nhiên, bạn nên nêu rõ mục đích chính của nội dung để người nhận dễ nắm bắt thay vì viết email như một bài văn dài. Phương pháp nghiệp vụ là gửi thông tin dưới dạng danh sách theo thứ tự cần thiết. Từ đó, người nhận sẽ biết được công việc nào cần ưu tiên và xử lý cho bạn trước.
3. Không có CC hoặc BCC không rõ ràng, không rõ lý do
Trong các cuộc trao đổi qua email, việc CC hay BCC cho ai đó không còn quá xa lạ, nhưng đừng vì thế mà trao quyền cho bạn để thực hiện một cách lung tung, không rõ lý do. Khi bạn muốn CC ai đó, bạn phải tự hỏi: “Người này có cần phải có mặt trong email này không?” Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng trò chuyện với ai đó để giải quyết vấn đề và đưa ra giải pháp, bạn có thể CC cho tất cả đồng nghiệp không liên quan đến công việc mà email đề cập đến không? Điều này có hợp lý không?
CC hay BCC thực chất chỉ để thông báo cho những người có liên quan hoặc cần biết tiến độ của email. Ví dụ, nếu bạn cần công tác ở nhiều phòng ban, bạn nên gửi email cho người giám sát trực tiếp của mình và đồng nghiệp đó để họ có lý do chính đáng hỗ trợ bạn trong công việc.
4. Gửi quá nhiều tệp đính kèm
Nhân viên văn phòng trung bình có thể nhận được hàng trăm email mỗi ngày. Do đó, một email ngắn gọn và dễ hiểu với tệp đính kèm tóm tắt nội dung trở thành văn hóa ngầm mà chuyên viên nào cũng phải áp dụng.
Nếu tệp đính kèm quá nhiều thông tin, người nhận email sẽ không có nhiều thời gian để đọc từ đầu và chắt lọc thông tin mà bạn đang đề cập đến. Điều này vô tình làm chậm quá trình xử lý công việc giữa hai bên. Tốt nhất chỉ nên chọn gửi tệp thông tin sau khi cắt hoặc lọc nội dung mà người nhận phải hiểu. Không nên gửi một hồ sơ trọn vẹn thông tin dài vì điều này sẽ khiến người nhận email khó chịu.
5. Lỗi chính tả
Lỗi chính tả là một trong những điều cấm kỵ lớn nhất khi viết email chuyên nghiệp. Chính vì điều này mà người nhận có thể đánh giá bạn một cách tiêu cực, thậm chí gây ác cảm với đối tác và còn ảnh hưởng đến công việc hiện tại cũng như sự nghiệp của bạn về lâu dài. Vì vậy, hãy dành thời gian đọc lại email của bạn một vài lần trước khi gửi đi để đảm bảo những gì bạn viết không có lỗi chính tả.
6. Thiếu thái độ nghiêm túc
Đặc biệt, một email công sở tiêu chuẩn nên được trình bày bằng ngôn ngữ và văn phong lịch sự, phù hợp. Đây là một cách thức trao đổi thương mại lịch sự và không dành cho ngôn ngữ nói, tiếng lóng hoặc biểu tượng cảm xúc. Tốt nhất là không nên sử dụng sự hài hước khi sử dụng email, vì nó thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người nhận email, trừ khi người nhận có mối quan hệ thân thiết nào đó với bạn.
Có thể bên ngoài bạn và đồng nghiệp lớn tuổi có thể đùa giỡn thoải mái nhưng trong email thì nhất định nên tránh. Có một cuộc trò chuyện lịch sự và tôn trọng nhau sẽ giảm bớt những hiểu lầm không đáng có giữa bạn và người nhận email.
Bạn thấy đấy, email tại nơi công tác có văn hóa sử dụng riêng. Nếu bạn không biết về nó hoặc cố tình làm điều đó, bạn sẽ khó tránh khỏi những rắc rối trong mối quan hệ công việc. Tôi hy vọng nội dung trình bày dưới đây sẽ giúp bạn hiểu một chút về văn hóa viết email nơi công sở. Chúc may mắn!