Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng khi nào?

Việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng sẽ do bên cho thuê thực hiện. Vậy thời gian xuất hóa đơn cho thuê văn phòng khi nào? Khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng, bên cho thuê cần phải lưu ý những vấn đề nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của LVN Group để biết thêm thông tin nhé!

Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn GTGT còn gọi là hóa đơn VAT, là loại hóa đơn chính thống cùng chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng. Hóa đơn này dành cho các tổ chức cùng cá nhân, đặc biệt dùng cho các doanh nghiệp trong kê khai cùng tính thuế theo phương pháp khấu trừ ở các hoạt động kinh doanh, dịch vụ mua bán cùng hoạt động vận tải nội địa. Theo quy định thì hóa đơn VAT sẽ ghi rõ các mục như:

• Tên, địa chỉ
• Mã số thuế của người bán/người mua; người cho thuê/người thuê(nếu có)
• Danh mục hàng hóa dịch vụ
• Ngày thực hiện giao dịch
• Tổng giá trị hàng hóa dịch vụ
• Giá trị tính thuế VAT
• Thuế suất VAT cùng giá trị thuế VAT

Theo cách gọi phổ biến thì hóa đơn VAT còn được coi là hóa đơn đỏ. Cái tên này xuất phát từ màu sắc của hóa đơn. Liên hóa đơn giao cho khách hàng thường có màu đỏ hoặc hồng. Những người làm phụ trách xuất hóa đơn cho thuê văn phòng không thể bỏ qua việc tìm hiểu về hóa đơn VAT này.

Hoá đơn bán hàng

Ngoài hóa đơn VAT thì chứng từ bán hàng cũng có vai trò quan trọng. Đây là một văn bản yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng cùng đơn giá liệt kê cụ thể từng mục chi tiết.

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng khi nào?

Hóa đơn bán hàng thường do bên bán phát hành. Với hóa đơn cho thuê văn phòng thì sẽ do bên cho thuê xuất. Thời điểm xuất hóa đơn là sau khi bên doanh nghiệp đi thuê thanh toán tiền cọc hoặc tiền thuê theo hợp đồng, bên cho thuê sẽ xác nhận cùngo hóa đơn, ví dụ như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi này, hóa đơn bán hàng này tích hợp tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận thanh toán.

Với hóa đơn VAT thì thời gian xuất hóa đơn như sau:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Hóa đơn GTGT được viết khi chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa.
• Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ: Có thể viết hóa đơn GTGT khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc khi thu tiền (trong trường hợp thu được tiền trước).

Các tính chất của một hóa đơn

Tính hợp pháp

Tính hợp pháp hiểu một cách đơn giản nhất thì phải tuân theo các quy định của Pháp luật ban hành cùng hiện hành. Về nguồn gốc, form hóa đơn phải do Bộ Tài chính ban hành. Hoặc hóa đơn do Doanh nghiệp tự in theo hướng dẫn của Chính phủ cùng Bộ Tài chính. Mọi quy định về in ấn, phát hành, quản lý cùng sử dụng chứng từ tuyệt đối tuân thủ. Không chấp nhận các chứng từ giả mạo hay chứng từ tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành.

Tất cả những hóa đơn không đảm bảo tính hợp pháp sẽ không có sự công nhận của pháp luật, vô nghĩa. Người hoạt động trong mảng cho thuê văn phòng cần lưu ý về tính hợp pháp này, không chỉ với hóa đơn mà với mọi giấy tờ chứng từ.

Tính hợp lý

Ngoài việc tuân thủ đúng thời gian xuất hóa đơn cho thuê văn phòng hay quan tâm tới tính hợp pháp của hóa đơn, doanh nghiệp cần quan tâm tới tính hợp lý. Tất cả nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền… liên quan tới việc cho thuê văn phòng cần phải cụ thể hóa trong hóa đơn.

Đặc biệt, cần phải tương ứng với hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty, có thể chứng minh, giải trình được hợp lý. Công ty kinh doanh lĩnh vực bất động sản thì hóa đơn cũng phải phù hợp với mảng đã đăng ký kinh doanh. Mục đích của các hóa đơn là phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tính hợp lệ

Tính hợp lệ rất quan trọng với các loại hóa đơn, nhất là hóa đơn cho thuê văn phòng. Có những nguyên tắc, quy định bất di bất dịch về cách lập, cách ghi các thông tin trên hóa đơn.

Cần tránh một số lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp hay mắc phải khi lập hóa đơn như sau:

• Tùy tiện sử dụng mực trên hóa đơn là các loại mực phai, mực bút chì hay mực đỏ.
• Điền hoặc in sai thông tin ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế công ty, địa chỉ công ty.
• Các thông tin như số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế … có sự sai lệch so với thực tiễn, nhất là những con số tiền nong.
• Thiếu hoặc nhầm tên, chữ ký người bán/người mua hoặc người cho thuê/người thuê trong hóa đơn.
• Hóa đơn không có dấu của đơn vị chủ cho thuê/đơn vị bán.

Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

Khi viết hóa đơn, có những lỗi cơ bản về nội dung thể hiện trên hóa đơn như sau:

• Bỏ trống hoặc quên ghi ngày tháng lập chứng từ GTGT;
• Ghi sai tên đơn vị so với đăng ký kinh doanh của người mua hàng hay sai địa chỉ người mua hàng hoặc mã số thuế đơn vị mua;
• Ghi tên hàng hóa, mã hàng không đúng với thông tin hàng hóa;
• Không gạch bỏ những ô mã số thuế còn trống trên chứng từ. Mã số thuế thường có 13 ô. Nếu không phải là chi nhánh phụ thuộc thì mã số thuế gồm 10 số;
• Kế toán ghi sai số tiền, đơn giá trên chứng từ so với thực tiễn hàng hoá mua bán;
• Kế toán ghi số tiền bằng số cùng số tiền bằng chữ khác nhau;
• Không gạch phần còn trống hay gạch không hết những phần còn trống trong mục diễn giải, số lượng hay đơn giá, thành tiền trên chứng từ. Nếu không gạch hết dễ dẫn đến bị ghi thêm, chèn thêm nội dung làm sai lệch thông tin trên chứng từ;
• Ghi không đúng hoặc bỏ quên số thuế suất thuế GTGT;
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn không phải là đồng Việt Nam;
• Không gạch chéo ô thuế suất thuế GTGT đối với những hàng hoá, dịch vụ không chịu  thuế GTGT;
• Không đóng dấu công ty;
• Hoá đơn thiếu chữ ký người mua hàng khi mua hàng trực tiếp;
• Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo hướng dẫn như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ.
• Tính toán về số tiền có sự sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế… 

Để xuất hóa đơn đúng cho khách hàng, khi viết hóa đơn cần lưu ý những điều sau:

• Khi điền các thông tin về người mua hàng cũng như các thông tin về hàng hóa mua bán, kế toán hay người bán hàng phải cẩn thận, kiểm tra thông tin chính xác trước khi ghi hóa đơn;
• Các phần còn trống hay thừa phải chú ý gạch chéo hết không được để sót;
• Trước khi giao hóa đơn cho người mua, người bán hay ké toán phải kiểm tra lại trọn vẹn các thông tin trên hóa đơn cùng chữ ký của người bán hàng, đóng dấu cùng chữ ký người uỷ quyền doanh nghiệp.

Mời bạn xem thêm

• Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh thế nào?
• Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh thế nào?
• Bán hàng dưới 200.000 đồng/lần có phải lập hóa đơn không? 

Liên hệ ngay LVN Group

Trên đây là tư vấn của LVN Group về vấn đề “Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng khi nào?“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc cùng cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết cùng nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến quy định soạn thảo mẫu đơn xin tạm ngừng kinh doanh; giải thể công ty; tờ khai xin xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân; tra cứu thông tin quy hoạch, hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội; dịch vụ đăng ký bảo hộ thương hiệu của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.

Liên hệ hotline: 1900.0191.

Facebook: www.facebook.com/lvngroup
Tiktok: https://www.tiktok.com/@lvngroup
Youtube: https://www.youtube.com/Lvngroupx

Giải đáp có liên quan