Thể thức của văn bản thông báo theo thông tư mới - Biểu mẫu
Văn Phòng Luật LVN
Trang chủ - Hỏi đáp X - Thể thức của văn bản thông báo theo thông tư mới

Thể thức của văn bản thông báo theo thông tư mới

Chúng ta luôn thấy rằng trong văn thư hay trong việc trình bày các quy phạm pháp luật nói chung luôn được thống nhất cùng tuân thủ thể thức văn bản, cách trình bày văn bản để giúp người đọc nắm được kết cấu cũng như dễ tìm kiếm những nội dung cần thiết trong văn bản. Hãy cùng LVN Group đi sâu cùngo phân tích về thể thức của văn bản thông báo theo thông tư mới nhất ở bài viết dưới đây.

Văn bản quy định

  • Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư

Nội dung tư vấn

Thể thức của văn bản thông báo

Thông báo là một văn bản hành chính dùng để truyền đạt những tin tức, nội dung của quyết định cho cá nhân, bộ phận hoặc đơn vị,… Thông báo sẽ có 3 phần gồm: mở đầu (quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu, tên của văn bản thông báo), phần nội dung cần thông báo cùng phần kết thúc.

Văn bản thông báo là một trong những biểu mẫu được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp, tổ chức, công ty, đơn vị dùng trong mục đích thông báo/ truyền đạt tới 1 hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó.

Theo đó, văn bản thông báo cần được soạn thảo một cách chi tiết, hợp lý, phù hợp với nội dung thông báo.

Hiện nay, văn bản thông báo có rất nhiều loại, sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu tới quý vị một số loại văn bản thông báo được sử dụng phổ biến hiện nay.

– Thông báo về kết quả của cuộc họp, hội nghị

– Thông báo về nhiệm vụ được giao từ cấp trên

– Thông báo về các quyết định (tăng lương, nghỉ việc,…), chính sách, chỉ thị từ trên cấp trên.

– Thông báo về các vấn đề liên quan tới nội bộ hoạt động quản lý, lãnh đạo, … của công ty hoặc doanh nghiệp

So sánh giữa thông báo cùng công văn

– Thông báo

+ Khái niệm: Văn bản thông báo là một trong những biểu mẫu được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp, tổ chức, công ty, đơn vị dùng trong mục đích thông báo/ truyền đạt tới 1 hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó.

+ Mục đích: Thông báo thường dùng để truyền đạt thông tin tới người khác để biết cùng thực hiện.

+ Loại thông báo:

Thông báo về kết quả của cuộc họp, hội nghị

Thông báo về nhiệm vụ được giao từ cấp trên

Thông báo về các quyết định (tăng lương, nghỉ việc,…), chính sách, chỉ thị từ trên cấp trên.

Thông báo về các vấn đề liên quan tới nội bộ hoạt động quản lý, lãnh đạo, … của công ty hoặc doanh nghiệp

+ Ví dụ:

Thông báo lịch nghỉ Tết dương lịch

Thông báo chuyển địa điểm công ty

– Công văn

+ Công văn được dùng để chỉ đạo về việc cần thực hiện nhiệm vụ, theo đó được dùng chủ yếu trong việc hướng dẫn, trao đổi công việc trong các đơn vị của Nhà nước giữa cấp trên cùng cấp dưới, ngược lại. Đối với mẫu câu văn thông thường ở trong đó sẽ không có tên của loại văn bản.

+ Mục đích: Công văn được coi là phương tiện giao tiếp chính tại các đơn vị Nhà nước với những đối tượng khác, công văn còn được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp .

+ Các loại công văn:

Công văn phúc đáp

Công văn đề nghị

Công văn nhắc nhở, đôn đốc, chấn chỉnh

Công văn giải thích

Công văn mời dự đại hội, mời họp

Công văn chất vấn

Công văn hướng dẫn

Công văn giao dịch

+ Ví dụ:

Công văn giải trình về việc……

Nhận xét về thể thức của văn bản thông báo

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định số 30/2020 về công tác văn thư thì thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cầu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản cùng các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. 

Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như sau:

– Quốc hiệu cùng Tiêu ngữ.

– Tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản.

– Số, ký hiệu của văn bản.

– Địa danh cùng thời gian ban hành văn bản.

– Tên loại cùng trích yếu nội dung văn bản.

– Nội dung văn bản.

– Chức vụ, họ tên cùng chữ ký của người có thẩm quyền.

– Dấu, chữ ký số của đơn vị, tổ chức.

– Nơi nhận.

– Phụ lục.

– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

– Ký hiệu người soạn thảo văn bản cùng số lượng bản phát hành.

– Địa chỉ đơn vị, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Thể thức văn bản ngoài việc thể hiện ra ở các thành phần chính của văn bản còn thể hiện ở phông chữ, khổ giấy, cách đánh số thứ tự, nội dung bài…

Font chữ dùng trong văn bản là khái niệm để chỉ một tập hợp trọn vẹn các ký tự cùng thuộc tính mà khi sử dụng người ta có thể tạo ra một văn bản trọn vẹn, thống nhất về hình dạng, font chữ bao gồm hệ thống các chữ cáo, bộ số, ký tự đặc biệt, dấu câu cùng có đặc trưng riêng, thống nhất không bị lỗi về kiểu dáng, kích cỡ.

Khổ giấy hiện nay theo tiêu chuẩn quốc tế EN ISO 216 xuất phát từ DIN 476 do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra năm 1922, song song với tiêu chuẩn đó còn có hệ thống khác như tại Hoa Kỳ cùng Canada. Và ở Việt Nam đang áp dụng khổ giấy do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra. Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì trong văn bản hành chính sẽ lựa chọn khổ giấy A4 với kích thước là 210 mm x 297 mm.

Các khổ giấy theo tiêu chuẩn EN ISO 216 sẽ có các cỡ từ A0, A1… cho đến A12 với kích thước nhỏ dần từ A0 đến A12.

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/ND-CP quy định về sử dụng font chữ: chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

Cách đánh số thứ tự trong văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Ở “Phần”, “Chương” được trình bày in đậm cùng đánh số La Mã (Phấn I, Phấn II, Chương I, Chương II…)

Ở “Mục”, “Tiểu mục” được đánh số theo chữ số Ả Rập (Mục 1, Mục 2…)

Ở “ Điều”, “Khoản” cũng được đánh số theo chữ số Ả Rập (Điều 1, Điều 2…)

Thứ tự các “ Điểm” trong mỗi khoản sẽ được dùng theo thứ tự của bảng chữ cái tiếng Việt (a,b,c,d…)

Tên đơn vị chủ quản trong thể thức văn bản được quy định như sau:

– Tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, trọn vẹn của đơn vị, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

– Tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên đơn vị, tổ chức ban hành văn bản cùng tên đơn vị, tổ chức chủ quản trực tiếp.

– Đối với tên đơn vị chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi đơn vị đóng trụ sở.

– Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

– Tên đơn vị ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên đơn vị chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên đơn vị chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do đơn vị, tổ chức han hành; trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Phần tiêu đề thể hiện nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Đối với công văn, sau chữ “V/v” nội dung sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới số cùng ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số cùng ký hiệu văn bản.

Thể thức văn bản theo thông tư mới nhất

Để có thể soạn thảo văn bản thông báo cần thực hiện theo các bước

– Xây dựng về bố cục văn bản thông báo: nội dung của thông báo, đơn vị hoặc cá nhân nhận thông báo,…

– Soạn thảo thông báo

+ Ghi rõ tên đơn vị, số thông báo ở phần đầu của bản thông báo, trình bày ở bên góc trái chiếm 1/3 trang giấy

Phần còn lại chiếm 2/3 trang giấy sẽ ghi quốc hiệu, tiêu ngữ cùng ngày tháng năm lập bản thông báo

+ Tên của văn bản thông báo, trình bày giữa trang giấy viết bằng chữ in hoa đậm.

+ Phần kính gửi ghi người, bộ phận, nhận thông tin thông báo

+ Căn cứ cùngo hợp đồng, quy định pháp luật,…. Để đưa ra bản thông báo này.

+ Đề nghị với nội dung gì? hoặc thông báo nội dung cụ thể thế nào?

+ Ký cùng ghi rõ họ tên, đóng dấu của giám đốc công ty

+ Nơi nhận: cá nhân, bộ phận, phòng nào?

Có thể bạn quan tâm

  • Mẫu văn bản quyết định cá biệt mới năm 2022
  • Bản cam kết an toàn thi công xây dựng mới năm 2022

Liên hệ ngay LVN Group

Trên đây là tư vấn của LVN Group về vấn đề Thể thức của văn bản thông báo theo thông tư mới nhất. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc cùng cuộc sống.

Để biết thêm thông tin chi tiết cùng nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến giải thể công ty, xác nhận tình trạng độc thân, giải thể công ty tnhh 1 thành viên, tạm dừng công ty, mẫu đơn xin giải thể công ty, giấy phép bay flycam, xác nhận độc thân, đăng ký nhãn hiệu,…. của LVN Group, hãy liên hệ: 1900.0191. Hoặc qua các kênh sau:

  • Facebook: www.facebook.com/lvngroup
  • Tiktok: https://www.tiktok.com/@lvngroup
  • Youtube: https://www.youtube.com/Lvngroupx

Giải đáp có liên quan

Thể thức văn bản là gì?

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cầu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản cùng các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. (căn cứ theo Điều 8 Nghị định số 30/2020 về công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020).

Nghị định nào quy định về thể thức văn bản?

Liên quan đến thể thức văn bản hành chính hiện nay được quy định bởi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Bên cạnh đó còn có Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 quy định về thể thức cùng kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước cũng có liên quan đến thể thức văn bản.

SOẠN HỢP ĐỒNG, ĐƠN, VĂN BẢN THEO YÊU CẦU CHỈ 500.000đ

--- Gọi ngay 1900.0191 ---

(Tư vấn Miễn phí - Hỗ trợ 24/7)

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam

Gmail: luatlvn@gmail.com