Chứng thực chữ ký là gì?

Đến ủy ban nhân dân xã hay ủy ban nhân dân huyện thấy người dân hay yêu cầu các công chức ở bộ phận một cửa chứng thực chữ ký. Vậy,thủ tục cũng như trình được thực hiện thế nào? Hãy cùng LVN Group tìm hiểu nhé!

Văn bản quy định

Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Nội dung tư vấn

Khái quát về chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là việc đơn vị; tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ; văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Chữ ký đó có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

Thẩm quyền thực hiện

Thẩm quyền cùng trách nhiệm chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

• Phòng Tư pháp huyện; quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh cùng Cơ quan uỷ quyền ngoại giao; Cơ quan uỷ quyền lãnh sự; Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài .
• Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn cùng công chứng viên có thẩm quyền cùng trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ; văn bản; trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

Lưu ý: Việc chứng thực chữ ký sẽ không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày đơn vị, tổ chức tiếp nhận yêu cầu; trong ngày công tác tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ trừ trường hợp:

• Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà đơn vị, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày công tác hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
• Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo hướng dẫn trên; có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
• Thời hạn chứng thực hợp đồng; giao dịch không quá 02 (hai) ngày công tác; kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực; có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Chứng thực đối với chữ ký trong giấy tờ, văn bản

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký cùng người thực hiện chứng thực chữ ký:

• Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ; văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký;
• Không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ; văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền; kích động chiến tranh; chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;
• Không chứng thực giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng; giao dịch, trừ các trường hợp Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao; không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền cùng không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản; quyền sử dụng bất động sản; trường hợp pháp luật có quy định khác.

Các trường hợp không được chứng thực

• Tại thời gian chứng thực; người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức cùng làm chủ được hành vi của mình.
• Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân; Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
• Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký cùngo có nội dung trái pháp luật; đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh; chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng; giao dịch; liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản; quyền sử dụng bất động sản; trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thủ tục chứng thực chữ ký

Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu gồm:

• Bản chính; bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân; Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
• Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Bước 2: Kiểm tra, thụ lý

Đối với trường hợp chứng thực tại bộ phận tiếp nhận cùng trả kết quả theo cơ chế một cửa; một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ; nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn; nhận thức cùng làm chủ được hành vi của mình thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký cùngo giấy tờ cần chứng thực cùng chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Đối với các trường hợp còn lại người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực; nếu thấy đủ giấy tờ theo hướng dẫn; tại thời gian chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức cùng làm chủ được hành vi của mình cùng việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực thì yêu cầu người yêu cầu ký trước mặt cùng thực hiện hoạt động chứng thực.

Việc chứng thực chữ ký được thực hiện như sau: Người có thẩm quyền sẽ:

• Ghi trọn vẹn lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của đơn vị; tổ chức thực hiện chứng thực cùng ghi cùngo sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng cùngo trang cuối; nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Bước 3: Nhận kết quả cùng trả phí

Chứng thực chữ ký người dịch

Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng; trước đơn vị thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.

Các giấy tờ, văn bản sau không được dịch để chứng thực:

• Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa; sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
• Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung. 
• Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của đơn vị; tổ chức có thẩm quyền; không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định trái pháp luật; đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
• Giấy tờ, văn bản do đơn vị; tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo hướng dẫn pháp luật trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

Bước 1: Người dịch nộp hồ sơ yêu gồm:

Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch cùng giấy tờ, văn bản cần dịch.

Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân cùng có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; 
• Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;
• Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.

Bước 2: Kiểm tra, thụ lý, chứng thực

Trong trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch của người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp so với chữ ký mẫu thì người thực hiện chứng thực yêu cầu người dịch ký trước mặt.

Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp thì gười thực hiện chứng thực yêu cầu người này ký trước mặt; trường hợp chứng thực chữ ký người dịch tại bộ phận tiếp nhận cùng trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu người này ký trước mặt, kiểm tra giấy tờ cùng chuyển cho người có thẩm quyền.

Sau khi kiểm tra nếu thấy đủ giấy tờ theo hướng dẫn cùng giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp không được dịch thì người thực hiện chứng thực sẽ:

• Ghi trọn vẹn lời chứng của người dịch theo mẫu quy định;
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của đơn vị, tổ chức thực hiện chứng thực cùng ghi cùngo sổ chứng thực.

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng cùngo trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Bước 3: Nhận kết quả cùng trả phí

Mời bạn đọc xem thêm

• Thủ tục chứng thực di chúc theo hướng dẫn của pháp luật
• Sự khác biệt giữa công chứng cùng chứng thực

Liên hệ ngay

Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc cùng cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết cùng nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu tư vấn về các vấn đề liên quan của LVN Group, hãy liên hệ: 1900.0191

Giải đáp có liên quan