Giấy ủy quyền là một văn bản mang tính pháp lý, ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền uỷ quyền cho người ủy quyền thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi ủy quyền được quy định trong giấy ủy quyền. Trên thực tiễn, có rất nhiều cá nhân đang ở nước ngoài có nhu cầu ủy quyền cho người khác tại Việt Nam thay cá nhân đó làm các thủ tục công việc theo đúng với luật định. Luật LVN Group xin gửi đến quý bạn đọc nội dung trình bày về Cách công chứng hợp đồng uỷ quyền khi ở nước ngoài.
1. Căn cứ pháp lý
– Bộ luật dân sự 2015
– Luật công chứng 2014
– Nghị định 23/2015/NĐ-CP
– Luật đơn vị uỷ quyền của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài
– Luật sử đổi bổ sung một số điều của luật đơn vị uỷ quyền nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.
2. Quy định về uỷ quyền và uỷ quyền
Theo quy định tại Điều 134 và Điều 135 Bộ luật dân sự năm 2015 thì uỷ quyền là việc cá nhân, pháp nhân nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Cá nhân, pháp nhân có thể xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người uỷ quyền.
Theo đó, quyền uỷ quyền được xác lập theo Ủy quyền giữa người được uỷ quyền và người uỷ quyền hay còn gọi là uỷ quyền theo ủy quyền và được xác lập theo quyết định của đơn vị nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo hướng dẫn của pháp luật hay còn gọi là uỷ quyền theo pháp luật.
Vì vậy, cơ chế ủy quyền là một trong những căn cứ để xác lập quyền uỷ quyền. Ủy quyền cũng là căn cứ làm phát sinh quan hệ giữa người uỷ quyền và người được uỷ quyền, đồng thời ủy quyền cũng là cơ sở pháp lý để người được ủy quyền tiếp nhận các kết quả do hoạt động ủy quyền mang lại, thay mặt cho người được uỷ quyền tham gia vào những giao dịch dân sự được ủy quyền.
3. Trình tự thủ tục làm giấy ủy quyền khi đang ở nước ngoài
3.1. Thủ tục công chứng chứng thực văn bản ủy quyền
– Theo quy định tại Chương V Luật Công chứng năm 2014, việc công chứng văn bản ủy quyền cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
+ Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó: phiếu ghi rõ thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời gian tiếp nhận hồ sơ.
+ Hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền dự thảo.
+ Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng tài sản hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp có hợp đồng hoặc giao dịch liên quan đến tài sản đó.
+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng và giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
– Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP việc chứng thực văn bản ủy quyền theo thủ tục chứng thực như sau:
“Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ ký
Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.”
Tuy nhiên theo hướng dẫn tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các văn bản không được chứng thực chữ ký bao gồm: các giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
Văn bản ủy quyền được chứng thực chữ ký theo hướng dẫn tại điểm d Khoản 4 Điều 24 là Giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Nếu người ủy quyền định lập Giấy ủy quyền có những nội dung về thù lao, nghĩa vụ, chuyển quyền sở hữu tài sản,… thì sẽ không thể thực hiện thủ tục chứng thực mà chỉ thực hiện thủ tục công chứng.
3.2. Thủ tục cụ thể cho từng cách thức văn bản
– Trong trường hợp là Giấy ủy quyền thì người ủy quyền chỉ cần nộp hồ sơ và đợi kết quả công chứng hoặc chứng thực.
3.3. Thủ tục cụ thể cho từng cách thức văn bản
– Trong trường hợp là Giấy ủy quyền thì người ủy quyền chỉ cần nộp hồ sơ và đợi kết quả công chứng hoặc chứng thực.
3.4. Hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền
Hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền được quy định tại Điều 40 Luật công chứng 2014, theo đó hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, bao gồm các giấy tờ sau đây:
– Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó phiếu phải ghi trọn vẹn, rõ ràng thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời gian tiếp nhận hồ sơ;
– Hợp đồng, giao dịch dự thảo;
– Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
– Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng tài sản hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
– Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Lưu ý: Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng tài sản hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó và bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch mà pháp luật quy định phải có phải là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung trọn vẹn, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.
4. Thẩm quyền về công chứng chứng thực hợp đồng, giấy ủy quyền của đơn vị uỷ quyền của Việt Nam ở nước ngoài
Thẩm quyền về công chứng chứng thực hợp đồng, giấy ủy quyền của đơn vị uỷ quyền của Việt Nam ở nước ngoài thuộc về đơn vị uỷ quyền của Việt Nam ở nước ngoài, có thể là đơn vị uỷ quyền ngoài giao, Cơ quan uỷ quyền lãnh sự và các đơn vị khách được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Để văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý, người ủy quyền có thể lựa chọn một trong hai cách thức: Công chứng văn bản ủy quyền hoặc chứng thực hợp đồng ủy quyền tại một trong các đơn vị nêu trên. Thẩm quyền chứng thực, công chứng văn bản ủy quyền của các cơ quan uỷ quyền của Việt Nam ở nước ngoài được quy định tại như sau:
– Theo quy định tại khoản 7 Điều 8 Luật các đơn vị uỷ quyền nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài năm 2017 thì đơn vị uỷ quyền nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài có nhiệm vụ thực hiện công chứng, chứng thực phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và quốc gia tiếp nhận là thành viên; tiếp nhận, bảo quản giấy tờ, tài liệu và đồ vật có giá trị của công dân, pháp nhân Việt Nam khi có yêu cầu và không trái với pháp luật của quốc gia tiếp nhận.
– Theo quy định tại Điều 78 Luật Công chứng năm 2014 thì việc công chứng của đơn vị uỷ quyền nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được quy định như sau: “Cơ quan uỷ quyền ngoại giao, đơn vị uỷ quyền lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo hướng dẫn của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.”
– Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản thuộc về phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và các đơn vị uỷ quyền ngoại giao, Cơ quan uỷ quyền lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản ủy quyền. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan uỷ quyền.
Mặt khác, người ủy quyền có thể lựa chọn một trong các cách thức văn bản ủy quyền là hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền. Người ủy quyền cũng có thể lựa chọn công chứng văn bản ủy quyền (công chứng cả chữ ký và nội dung hợp đồng không trái đạo đức, không trái pháp luật) hoặc chứng thực chữ ký trên văn bản ủy quyền (chứng thực chỉ xác nhận chữ ký do đúng người ký, không bảo đảm về nội dung).
Tuy nhiên, cần lưu ý trong trường hợp giấy ủy quyền được lập khi bên ủy quyền đơn phương ủy quyền, không cần có mặt của bên được ủy quyền. Nhưng nếu lập Hợp đồng ủy quyền thì buộc phải thể hiện tên của bên được ủy quyền và có ký tên trên Hợp đồng ủy quyền tại phần “Người được ủy quyền”.
Trên đây là toàn bộ nội dung về Cách công chứng hợp đồng uỷ quyền khi ở nước ngoài do Luật LVN Group gửi tới. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu, nếu quý bạn đọc còn có câu hỏi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website hoặc Hotline để được hỗ trợ trả lời.