1. Quản trị dự án là gì?
Quản trị dự án (Project Governance) là tập hợp tất cả các hoạt động quản trị liên quan đến việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng chuyên môn, công cụ và kỹ thuật vào quá trình thiết lập dự án (từ khâu lên ý tưởng cho đến khâu kết thúc dự án) nhằm hoàn thành một mục tiêu chuyên biệt nào đó.
Nhà quản trị dự án chính là người thực hiện toàn bộ chức năng quản trị như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.
2. Vai trò của quản lý dự án
Quản trị dự án là vị trí cần thiết, không thế thiếu trong hoạt động doanh nghiệp. Nhà quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả các công việc nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Nhà quản lý dựa vào kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng của mình để điều phối và phân bổ nguồn lực hơn lý.
Quản trị dự án sẽ là người phân tích tình hình thực tiễn và lên kế hoạch thực hiện cụ thể. Sau đó phân bổ nguồn lực phù hợp để thực hiện các hạng mục theo từng giai đoạn. Từ đó, doanh nghiệp sẽ không bị lãng phí về nguồn lực và vẫn hoàn thành được mục tiêu đã đề ra.
Mục đích của quản lý dự án là điều phối để các hoạt động được hoàn thành theo đúng tiến độ. Nếu nhà quản trị phân bổ nguồn lực không đồng đều, gây trễ tiến độ thì dự án rất có thể sẽ đứng trên bờ vực của sự thất bại.
3. Quy trình quản trị dự án là gì?
Quy trình 5 bước quản trị dự án dưới đây sẽ giúp nhà lãnh đạo công tác chuyên nghiệp, chặt chẽ hơn:
BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH DỰ ÁN/KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN
Đây là bước giúp nhà quản trị dự án nhắm rõ các yêu cầu của chủ đầu tư. Từ đó, có thể đưa ra các ý tưởng sáng tạo, dự đoán rủi ro và đề xuất các phương án giải quyết phù hợp nhất.
Ở giai đoạn này, nhà quản trị sẽ cũng họp bàn để đưa ra mục tiêu, tầm nhìn, xác định các công việc cần làm để đạt được mục tiêu và đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan. Vì thế, nhà quản trị cần xây dựng điều lệ dự án và sổ đăng ký cho các bên hợp tác cùng triển khai.
Vậy điều lệ dự án là gì? Là một dạng tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại và hoạt động của dự án và cho phép người quản lý sử dụng nguồn lực để thực hiện các hoạt động của dự án. Nội dung của bản điều lệ dự án bao gồm các nội dung:
– Mục tiêu tổng quát
– Các bên liên quan
– Các rủi ro có thể xảy ra
– Những lợi ích có thể thu được
– Tổng quan ngân sách dự trù
BƯỚC 2: LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN
Sau khi bản phác thảo dự án được hoàn thiện và phê duyệt thì các bên liên quan sẽ bắt đầu thực hiện dự án.
Ở bước này, nhà quản trị cần đặt mục tiêu cho từng hạng mục. Có hai cách để đặt mục tiêu chính là dựa vào mô hình SMART hoặc CLEAR.
Mô hình SMART:
– Specific – Tính cụ thể: Mục tiêu phải trả lời được câu hỏi cụ thể như dự anms được thực hiện cho sản phẩm, dịch vụ nào, diễn ra ở đâu, người tham gia,…
– Measurable – Có thể đo lường: Mục tiêu đề ra phải được đo lường bằng chỉ số cụ thể.
– Achievable – Tính khả thi: Mục tiêu đề ra phải phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp và đảm bảo thời gian thực hiện.
– Relevant – Tính phù hợp: Mục tiêu cần đảm bảo có tính thực tiễn, phù hợp với những công việc liên quan đến dự án.
– Time-bound – Thời hạn: Đặt ra các mốc thời gian cụ thể để hoàn thành công việc.
Đặt mục tiêu theo phương pháp SMART
Mô hình CLEAR:
– Collaborative – Hợp tác: Mục tiêu đề ra phải có sự kết nối, hợp tác giữa các bộ phẩm để mọi người công tác nhóm hiệu quả hơn.
– Limited – Giới hạn: Mục tiêu cần nằm trong giới hạn phạm vi, nguồn lực , thời gian thực hiện.
– Emotional – Cảm xúc: Nếu nhà quản trị có thể truyền cảm hứng để chuyên viên không ngừng cố gắng, cống hiến và nỗ lực.
– Appreciable – Có thể đánh giá được: Mục tiêu cần có tính khả thi và nên chia thành những mục tiêu con để dễ thực hiện và đánh giá.
– Refinable – Dễ điều chỉnh: Mục tiêu không nên quá cứng nhắc mà có thể linh hoạt, tinh chỉnh theo trường hợp thực tiễn.
BƯỚC 3: TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN
Khi dự án đã được chấp thuận và có thể tiến hành thực hiện, nhà quản trị nên bắt đầu bằng một cuộc họp kick – off( khởi động). Cuộc họp này là điều kiện để giới thiệu về doanh nghiệp của mình, đội nhóm và nhân lực thực hiện, đồng thời trình bay về dự án và kế hoạch thực hiện.
Trong bước này, nhà quản trị cần thực hiện một số công việc khác như:
– Chọn nhân sự và hình thành đội nhóm.
– Chỉ định nguồn lực.
– Thực hiện kế hoạch quản lý dự án.
– Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát quy trình thực hiện.
– Phân công nhiệm vụ.
– Tạo lịch trình dự án, cập nhật tình hình dự án.
– Cập nhật kế hoạch dự án theo từng giai đoạn.
BƯỚC 4: THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ
Ở bước này, nhà quản trị dự án cần:
– Theo dõi về thời gian thực tiễn triển khai so với thực tiễn.
– Giám sát các công đoạn của dự án.
Việc theo dõi và giám sát giúp nhà quản trị luôn chủ động trong việc điều chỉnh và có các biện pháp xử lý kịp thời khi có vấn đề xảy ra. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án.
BƯỚC 5: NGHIỆM THU VÀ ĐÓNG DỰ ÁN
Trước khi đóng dự án, nhà quản trị dự án tiến hành nghiệm thu đánh giá mức độ hoàn thành dự án, phân tích tính hiệu quả của các hoạt động trong nhóm, phân tích thành tựu và những điểm còn hạn chế của dự án. Sau cùng là tất toán ngân sách dự án.
Sau khi dự án đã được khách hàng đồng ý về kết quả. Nhóm dự án tiến hành đánh giá toàn bộ dự án để học tập và phát huy những thành tựu đã đạt được. Sau cùng là đánh giá và tuyên dương những cá nhân đã hoàn thành xuất sắc các công việc trong lúc triển khai dự án. Điều nảy có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của các cá nhân và trách nhiệm công việc của chuyên viên trong tương lai.
4. Tố chất trở thành nhà quản trị dự án thành công
Nhà quản trị dự án có thể được ví như thuyền trưởng chèo lái doanh nghiệp chạm đến những mục tiêu đã đề ra. Để có thể giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh trên thị trường thì nhà quản trị dự án chỉ có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thôi là chưa đủ mà còn phải rèn luyện các tố chất cần thiết khác.
Nhà quản trị dự án cần đảm bảo 3 tiêu chí về kiến thức, kỹ năng và thái độ
Một nhà quản trị dự án giỏi sẽ được đánh giá dựa vào:
– Kiến thức: Nhà quản trị cần phải nắm vững kiến thức về: quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, quản trị rủi ro, nghiên cứu thị trường,… và các kiến thức chuyên môn phù hợp với lĩnh vực dự án phụ trách. Đồng thời, nhà quản trị cũng cần trang bị thêm các kiến thức vĩ mô, vi mô khác như: pháp luật, nền kinh tế, thị trường, cung cầu,…
– Kỹ năng: Các kỹ năng cần có của một nhà quản trị dự án là: kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định,…
– Thái độ: Điều này thể hiện qua trách nhiệm của nhà quản trị đối với công việc mà mình đảm nhận. Nếu họ luôn nhiệt huyết, là người truyền lửa cho chuyên viên, sáng tạo trong mọi tình huống, quyết đoán trong những trường hợp cần thiết, hòa đồng và khéo léo trong việc giao tiếp với chuyên viên,… thì chắc chắn, đây chính là một nhà lãnh đạo tài – đức mà ai cũng muốn công tác.