Chữ ký số là một trong những công cụ điện tử đang ngày càng phổ biến trong các giao dịch điện tử giữa các doanh nghiệp với nhau và với đơn vị nhà nước, tổ chức khác. Vậy Chữ ký số doanh nghiệp là gì? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!
1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì?
Định nghĩa về chữ ký số doanh nghiệp
Chữ ký số dành cho các tổ chức, doanh nghiệp là chữ ký trên môi trường điện tử, có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay, chữ ký số doanh nghiệp được coi như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, an toàn cho các hoạt động giao dịch qua Internet. Bên cạnh đó, trong Luật doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận con dấu của doanh nghiệp được tồn tại dưới 2 cách thức. Căn cứ: Con dấu của doanh nghiệp được làm ở cơ sở khắc dấu và dấu của doanh nghiệp dưới cách thức của chữ ký số theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử. Quy định đã chính thức công nhận chữ ký số là con dấu của doanh nghiệp.
Nói cách khác, để trả lời cho câu hỏi “Chữ ký số công ty là gì?” hay “Chữ ký số doanh nghiệp là gì?”, thì dưới góc nhìn của một doanh nghiệp, chữ ký số là một thiết bị đã được mã hóa tất cả các thông tin, dữ liệu của một doanh nghiệp và có chức năng như một chữ ký điện tử dùng để ký trên các loại văn bản/ tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.
Những thông tin bắt buộc cần có trong chữ ký số cho doanh nghiệp
Một số thông tin cần có nếu muốn sử dụng chữ ký số dành cho doanh nghiệp như sau:
- Tên của tổ chức, doanh nghiệp
- Số hiệu chứng thư số (Serial number)
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
- Khóa công khai của chứng thư số
- Tên của Nhà gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp
- Chứng thư số của Nhà gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
2. Lợi ích của chữ ký số doanh nghiệp
Không chỉ giúp thực hiện ký trên các tài liệu điện tử, chữ ký số còn có giá trị sử dụng vô cùng lớn bởi những lợi ích hữu dụng và thiết thực mà nó mang lại. Vậy cụ thể thì doanh nghiệp nhận được những lợi ích gì khi sử dụng chữ ký số?
Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin
Quá trình ký số được thực hiện dựa trên công nghệ mã hóa công khai (PKI) và sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA), theo đó, đảm bảo chỉ có người nhận văn bản đã ký mới có thể mở văn bản chữ ký số. Từ đó, đảm bảo văn bản đã ký điện tử không bị tác động bởi bên thứ 3.
Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử
Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử được coi là cơ sở để khẳng định giá trị pháp lý của những văn bản điện tử có giá trị tương đương với tài liệu giấy. Đây là bởi vì chữ ký số doanh nghiệp sử dụng công nghệ có khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử cũng như xác định danh tính của chuyên gia một cách tuyệt đối.
Đảm bảo tính “thật” của văn bản điện tử
Việc tạo ra một chữ ký số khác giống hoàn toàn với chữ ký số đang sử dụng và có khả năng kiểm tra bằng mã hóa công khai gần như là bất khả thi. Hơn nữa, sau khi tài liệu điện tử đã được ký số thì không có cách nào thay đổi được, bởi mọi thay đổi dù lớn hay nhỏ đều sẽ bị phát hiện nhờ công nghệ mã hóa công khai, từ đó dẫn đến bị vô hiệu do không trùng khớp với văn bản gốc.
Tiết kiệm thời gian xử lý văn bản hành chính
Không chỉ giúp người dùng ký được trên văn bản điện tử, chữ ký số còn làm giảm thời gian và công sức xử lý giấy tờ cho doanh nghiệp cũng như kế toán. Mặt khác, ngay cả khi người ký không thể có mặt thì việc ký vẫn hoàn toàn có thể thực hiện được trên ứng dụng điện thoại với loại chữ ký số sử dụng công nghệ ký từ xa.
3. Chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp dùng để làm gì?
Trong xu thế chuyển đổi số hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp luôn cần có chữ ký số là công cụ thiết yếu để ký kết các hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử,… Căn cứ, các ứng dụng của chữ ký số có thể được nêu ra như sau:
Chữ ký số của doanh nghiệp để kê khai và nộp thuế qua mạng
Doanh nghiệp, công ty sử dụng chữ ký số để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai thuế hải quan điện tử, lĩnh vực ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán môi trường điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, đơn vị hành chính… mà sẽ không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty.
Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử
Trong quá trình doanh nghiệp thực hiện khai bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với đơn vị BHXH Việt Nam, nộp hồ sơ tới đơn vị BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu để hoàn thành hợp lệ các thủ tục chữ ký số.
Chữ ký số công ty dùng để ký hợp đồng với đối tác trực tuyến
Một trong những sự tiện lợi của chữ ký số doanh nghiệp là các doanh nghiệp, tổ chức sẽ có thể dùng chữ ký số để ký hợp đồng với các đối tác để làm ăn trực tuyến mà không cần gặp nhau. Tất cả mọi việc được rút gọn vào việc ký vào file văn bản hợp đồng và gửi qua email.
4. Quy định sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp
Không thể phủ nhận, chữ ký số đã và đang trở thành công cụ phục vụ công việc vô cùng hữu ích cho doanh nghiệp/cá nhân trong các giao điện tử như kê khai, nộp thuế, BHXH hoặc ký trực tiếp trên các văn bản điện tử, hợp đồng điện tử mà không cần gặp gỡ hay chuyển phát qua lại. Vì vậy, trong quá trình sử dụng, chúng ta cần phải nắm chắc những quy định sử dụng chữ ký số doanh nghiệp hiệu quả, an toàn và đúng quy định.
Một số quy định sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp
Cơ sở pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp
Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp được quy định như sau:
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký của đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của đơn vị tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số đơn vị, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Việc sử dụng chữ ký số và chứng thư số của đơn vị, tổ chức và người có thẩm quyền của đơn vị, tổ chức
Đối với việc sử dụng chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập, Quý khách hàng cần cân nhắc các quy định như sau:
- Chữ ký số của đối tượng được cấp chứng thư số theo hướng dẫn chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của đơn vị, tổ chức và chức danh được cấp chứng thư số.
- Việc ký thay, ký thừa lệnh theo hướng dẫn của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số.
Một số điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký số doanh nghiệp mới thành lập
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc đảm bảo an toàn cho chữ ký số trong giai đoạn đầu là một trong những việc tối cần thiết để doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các đơn vị, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời gian ký.
Chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập
Để được cấp phép sử dụng chữ ký số hợp lệ, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị trọn vẹn những hồ sơ sau:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp (bản sao)
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (bản sao)
- Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu của người uỷ quyền pháp lý cho doanh nghiệp (bản sao)
Sau khi chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp cần tiến hành gửi bộ hồ sơ này cho đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín, đã được Bộ Thông tin và truyền thông cấp phép, ví dụ như MISA, và thanh toán lệ phí theo gói thời gian sử dụng mà doanh nghiệp có nhu cầu.
5. Thủ tục đăng ký chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp mới, việc sử dụng chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi, bởi nó giải quyết được nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch. Vậy để sử dụng được chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các thủ tục đăng ký nhất định.
Một bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:
- Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
- Bản sao công chứng Chứng minh thư nhân dân của người uỷ quyền pháp luật doanh nghiệp, tổ chức (hoặc hộ chiếu).
Chỉ với 3 giấy tờ nêu trên, các tổ chức, doanh nghiệp đã có thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị trọn vẹn, Quý khách hàng cần nộp đến các đơn vị gửi tới chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.
Với dịch vụ chữ ký số FastCA, chúng tôi luôn muốn đem đến cho Quý khách hàng những giải pháp chất lượng nhất, với thủ tục đăng ký đơn giản, nhanh chóng, thực hiện bàn giao và hướng dẫn chi tiết giúp khách hàng giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí.
6. Bảng giá chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp
Như Quý khách hàng đã biết, chữ ký số dành cho các tổ chức, doanh nghiệp là chữ ký trên môi trường điện tử, có giá trị pháp lý như con dấu của tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay trên thị trường có 16 nhà gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn được nhà gửi tới phù hợp với các tiêu chí của mình. Trong nội dung trình bày này, FastCA sẽ mang đến cho quý khách hàng bảng giá chữ ký số FastCA dành cho tổ chức, doanh nghiệp.
Bảng giá chữ ký số cho Tổ chức, doanh nghiệp (Đơn vị: VND)
Hiện tại, FastCA đang triển khai gửi tới dịch vụ, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng với bảng giá chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp hiện tại như sau:
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đăng ký mới
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đăng ký gia hạn
Trường hợp khách hàng gia hạn trước hạn sẽ được Nhà gửi tới chữ ký số FastCA cộng bù thời gian hiệu lực của chứng thư số cũ sang chứng thư số mới theo công thức như sau:
7. Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp
Với sự phát triển mạnh mẽ của các giao dịch điện tử, cùng với đó là sự tác động mạnh mẽ của quá trình chuyển đổi số, chữ ký số thực sự là công cụ không thể thiếu để đáp ứng nhu cầu công việc, ký số của các doanh nghiệp hiện nay. Chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số hiện nay đã trở thành một dịch vụ CNTT cần thiết và ngày càng phổ biến với nhiều doanh nghiệp. Vậy cách sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp được quy định thế nào? Cùng nghiên cứu chi tiết trong nội dung trình bày.
Cách sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp
Tổ chức, doanh nghiệp là những đối tượng đang triển khai sử dụng chữ ký số phổ biến, rộng rãi nhất hiện nay. Pháp luật đã quy định rõ về đối tượng sử dụng chữ ký số, giá trị pháp lý của chữ ký số trong các giao dịch điện tử.
Về đối tượng sử dụng
Tất cả các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam và người có thẩm quyền của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp theo hướng dẫn của pháp luật Việt Nam đều có quyền sử dụng chữ ký số.
Về giá trị pháp lý
Theo điều 24 Luật giao dịch điện tử 2005, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử dành cho doanh nghiệp được quy định như sau:
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký của tổ chức, doanh nghiệp thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;
- Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của đơn vị, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của đơn vị, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
Về ứng dụng của chữ ký tổ chức, doanh nghiệp
Chữ ký số hiện nay chủ yếu được các doanh nghiệp sử dụng trong các giao dịch với đơn vị thuế, hải quan,…thực hiện ký kết các giao dịch, thanh toán trực tuyến.
Khi giao dịch với các đơn vị, tổ chức nhà nước
Chữ ký số được ứng dụng nhiều nhất trong các thủ tục hành chính với đơn vị nhà nước như: đăng ký thành lập doanh nghiệp, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi con dấu, thay đổi người uỷ quyền pháp luật, kê khai và nộp thuế điện tử, kê khai và đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp,… mà không cần đến trực tiếp đơn vị nhà nước để thực hiện các thủ tục hành chính.
Khi giao dịch điện tử thông thường
Chữ ký số được sử dụng thay cho chữ ký thông thường trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử và luôn bảo đảm tính pháp lý tương đương theo hướng dẫn của chuyên giao dịch điện tử như khi ký kết hợp đồng của các cá nhân, đơn vị tổ chức.
Khi giao dịch với đối tác
Để giao dịch được với các đối tác từ xa, doanh nghiệp nhất định không thể không sử dụng chữ ký số. Chữ ký số giúp cho việc trao đổi hợp đồng, văn bản, chứng từ hay mua bán hàng hóa có thể được thực hiện mà không cần gặp mặt trực tiếp nhưng vẫn đảm bảo an toàn về bảo mật thông tin cũng như danh tính của các bên.
Bảo mật thông tin doanh nghiệp
Mặt khác, các cá nhân, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số như trong những công cụ bảo mật các email của mình để thực hiện việc trao đổi các thông tin, giấy tờ nhanh chóng, an toàn.
8. Một số lưu ý khi đăng ký sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp
Để có thể đăng ký sử dụng chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
Thứ nhất, cần đảm bảo chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
Thứ hai, cần đảm bảo chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
- Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
- Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
- Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các đơn vị, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng
Thứ ba, cần đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời gian ký.
Trên đây là Chữ ký số doanh nghiệp là gì? mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!