Chữ ký số Easyinvoice là gì? [Chi tiết 2023]

Khi phát hành, khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số sẽ thay thế cho chữ ký tay và dấu đỏ. Trong nội dung trình bày này Luật LVN Group sẽ phân tích Chữ ký số Easyinvoice là gì? Cùng cân nhắc nào.

EasyInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC.

Trong nhiều trường hợp, trên hóa đơn điện tử không cần có chữ ký điện tử của người mua. Tuy nhiên, đó là những trường hợp bên mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng chứng minh được hoạt động gửi tới sản phẩm, dịch vụ bằng các hồ sơ và chứng từ như là hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, các biên bản thanh toán – thỏa thuận….

Căn cứ này được dựa trên Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính. Căn cứ tại điểm e có quy định như sau: chữ ký điện tử của người bán tuân thủ đúng theo hướng dẫn của pháp luật, ngày – tháng – năm và gửi hóa đơn. Đồng thời, chữ ký điện tử của người mua cũng được quy định theo pháp luật trong trường hợp người mua phải là đơn vị kế toán…

Mặc dù đây là một câu hỏi khá dễ dàng để biết được câu trả lời, tuy nhiên những câu hỏi tương tư thế này lại khá phổ biến. Trong tình huống ký hóa đơn điện tử mà chữ kỹ điện tử hết hạn thì bạn không thể thực hiện ký được.

Trong trường hợp này, để thực ký hóa đơn doanh nghiệp cần liên hệ với đơn vị gửi tới chữ ký số để thực hiện gia hạn hoặc là đăng ký chữ ký số mới. Khi gia hạn xong hoặc chữ ký số được mua mới đã được cập nhật dữ liệu thông tin của doanh nghiệp lên hệ thống của Tổng cục Thuế thì bạn mới có thể thực hiện ký số tiếp.

Sử dụng 2 hoặc 3 chữ ký số trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có được không?

Hoàn toàn được, trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hơn một chữ ký số nhưng tuyệt đối phải đảm bảo 2 điều kiện sau đây:

– Thứ nhất, chữ ký số đảm bảo có trọn vẹn những thông tin về mã số thuế doanh nghiệp, hạn sử dụng, được gửi tới từ đơn vị chữ ký số uy tín và không phải là chữ ký số nằm trong danh sách chứng thứ số bị thu hồi.

– Thứ hai, là chữ ký số đã được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục Thuế

Hóa đơn điện tử EasyInvoice là sản phẩm của Công ty Cổ phần đầu tư công nghệ và thương mại Softdreams. Để giúp khách hàng thực hiện giao dịch điện tử an toàn cũng như ký số trên hóa đơn thuận lợi, mới đây Softdreams đã nghiên cứu và cho ra thị trường sản phẩm chữ ký số EasyCA đáp ứng được trọn vẹn các tiêu chuẩn về dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo hướng dẫn của Chính phủ.

Chữ ký số EasyCA là giải pháp an toàn, xác thực chính xác danh tính người dùng, là ứng dụng tiện ích, dễ sử dụng nhất trong các giao dịch điện tử trên thị trường. Sở hữu nền tảng công nghệ cao, EasyCA có hệ thống dữ liệu bảo mật cao đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế FIPS PUB 140-2. Hiện tại, chữ ký số EasyCA phục vụ tối ưu cho các đối tượng là các nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn có nhu cầu ký số nhiều và nhanh.

Bước 1: Quý khách mở thư mục easyincoi_kyso.exe vừa tải xuống, bấm mở file cài đặt easyincoi_kyso.exe như hình ảnh minh họa bên dưới

Cửa sổ cài đặt xuất hiện, quý khách bấm Tiến (Next) -> Cài Đặt (Set up) -> Hoàn Thành (Finish). Vì vậy là đã cài xong bước 1 của công cụ ký
Bước 2: Tại trang web công cụ ký điện tử Quý khách click vào button Add to chrome và bấm tiếp Thêm tiện ích để thêm vào chrome
Tiếp theo, quý khách bấm vào công cụ ký điện tử Softdream, chọn Quản lý tiện ích ở dưới cùng
tại đây, quý khách kéo thanh trượt để mở 2 tính năng như hình minh họa bên dưới là hoàn tất bước 2, cũng là hoàn tất việc cài công cụ hỗ trợ ký vào chrome

a) Hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng

Theo công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

Bên mua không phải đơn vị kế toán;

Trường hợp nếu bên mua là đơn vị kế toán nhưng có trọn vẹn hồ sơ, chứng từ chứng minh việc gửi tới hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,…

b) Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của doanh nghiệp hết hạn

Nếu chữ ký số bị hết hạn mà cần phải gia hạn thì sau khi gia hạn sẽ được cập nhật lên hộ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website: www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.

c) Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn

Hóa đơn điện tử EasyInvoice kết nối với mọi chữ ký số hợp lệ

Quý doanh nghiêp nhanh tay đăng ký để trải nghiệm miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice:

Tiết kiệm 90% thời gian – chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hóa đơn doanh nghiệp;

Bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối, chống làm giả, không lo cháy, thất lạc hay mất hóa đơn;

Gửi nhận hóa đơn ngay sau khi phát hành, thu nợ – quyết toán đơn giản, nhanh gọn;

Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Tự động tổng hợp tờ khai thuế, hạch toán điện tử;

Trên đây là nội dung về Chữ ký số Easyinvoice là gì? Luật LVN Group cập nhật được xin gửi đến các bạn đọc. Trong quá trình nghiên cứu nếu có câu hỏi vui lòng liên hệ công ty luật LVN Group qua website hoặc hotline để được chúng tôi hỗ trợ và trả lời nhanh nhất có thể !. Cảm ơn và hẹn gặp lại trong các nội dung trình bày hướng dẫn tiếp theo.