Chữ ký số là một trong những công cụ điện tử có vai trò cần thiết trong thời đại số hiện nay với chức năng hỗ trợ kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế điện tử. Thường chúng ta sẽ hiểu chữ ký số và chữ ký điện tử là một. Tuy nhiên không hẳn là vậy bởi khái niệm chữ ký điện tử rất rộng và chữ ký số chỉ là một loại phổ biến trong chữ ký điện tử. Mặt khác còn khá nhiều vai trò khác của chữ ký số mà bạn có thể nghiên cứu. Hãy cùng theo dõi nội dung trình bày dưới đây về chữ ký số mà LVN Group chia sẻ để biết thêm thông tin chi tiết về khái niệm này.
chữ ký số efy
1. Chữ ký số EFY-CA là gì?
Chữ ký số EFY-CA là 1 loại chữ ký điện tử do Công ty Cổ phần tin học và công nghệ EFY Việt Nam gửi tới và khởi tạo và được Bộ Thông Tin và Truyền Thông cấp phép vào ngày 05/04/2018. Chữ ký số EFY-CA được tích hợp trọn vẹn thông tin cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức… trong Token USB, hỗ trợ ký số trong các hoạt động giao dịch điện tử cho doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức.
Hiện tại, EFY-CA gửi tới 2 loại chữ ký số là chữ ký số Token và đang phát triển chữ ký số từ xa EFY – eREMOTESIGNING với 4 loại hình cấp phát chứng thư bao gồm:
- Chứng thư số dành cho đơn vị, tổ chức
- Chứng thư số dành cho cá nhân, cá nhân thuộc tổ chức – doanh nghiệp
- Chứng thư số Code Signing dành cho các ứng dụng, phần mềm
- Chứng thư số SSL dành cho Website
2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số điện tử Efy-ca
- Thực hiện nhanh chóng, thuận tiện ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, không bị giới hạn khoảng cách địa lý.
- Thực hiện trên giao dịch nền tảng internet, không phải in hồ sơ, tiết kiệm chi phí hành chính.
- Tiết kiệm thời gian đi lại, chờ đợi.
- Chuyển hồ sơ, tài liệu đã ký cho khách hàng, đơn vị quản lý tiện lợi, nâng cao hiệu suất công việc và nhanh chóng.
3. Chữ ký số dùng để làm gì?
Chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay (đối với cá nhân) và tương đương con dấu & chữ ký của người uỷ quyền (đối với tổ chức, doanh nghiệp). Vì vậy, chữ ký số được dùng để thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử thương mại trong môi trường số giúp hoạt động giao dịch được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm.
Ngày nay chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các ngành, là một giải pháp công nghệ giúp rút ngắn thời gian và quy trình ký văn bản, làm cho thủ tục kê khai dần chuyển sang quy trình số hóa hoàn toàn hay ứng dụng trong các hoạt động giao dịch trực tuyến, thương mại điện tử….
* Đối với các hoạt động giao dịch trực tuyến, thương mại điện tử
Chữ ký số được dùng trong các hoạt động giao dịch thư điện tử, email, để các đối tác, khách hàng của bạn xác định bạn có phải là người gửi thư/ email không.
Bên cạnh đó, có thể sử dụng chữ ký số trong việc đầu tư chứng khoán trực tuyến, mua bán hàng trực tuyến, thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với đối với các tài khoản VISA, Master…
Các doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số, cũng có thể dùng chữ ký số với các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp của mình với mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao hơn hay ký hợp đồng với các đối tác làm ăn hoàn toàn trực tuyến trên mạng Internet mà không cần gặp nhau. Việc ký kết cũng có thể diễn ra ở bất kì đâu, bất kì thời gian nào, 2 bên chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email là hoàn thành việc ký kết hợp đồng
* Đối với các giao dịch điện tử chính phủ, hành chính công
Bạn có thể sử dụng chữ ký số trong việc ký chứng từ điện tử, kê khai và nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan, bảo hiểm xã hội điện tử, đăng ký kinh doanh, tạm ngừng, thay đổi thông tin…tại Cổng thông tin quốc gia và Cổng tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của các đơn vị hành chính nhà nước mà không cần phải in ấn các tờ kê khai, đóng dấu của công ty rồi sau đó chạy xe đến đơn vị thuế để chen lấn, xếp hàng và ngồi đợi đến vài tiếng đồng hồ có khi đến cả ngày để nộp tờ khai.
Mặt khác, thủ tục kê khai dần chuyển sang quy trình số hóa hoàn toàn. Vì vậy, trong tương lai các đơn vị nhà nước sẽ công tác với nhân dân hoàn toàn trực tuyến và một cửa. Bạn có thể sử dụng chữ ký số khi cần làm thủ tục hành chính hay xin một xác nhận của đơn vị nhà nước ở bất cứ đâu, điều cần thiết là bạn khai vào mẫu và ký số vào để gửi là hoàn tất thủ tục.
4. Cách ký chữ ký số vào file văn bản, hợp đồng, bản khai
Để thực hiện ký số trên các file văn bản, hợp đồng, bản khai định dạng .PDF, người dùng cần tuân thủ thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF với phần mềm Foxit Reader.
Bước 2: Tại giao diện Foxit Reader chọn [Protect] với chức năng [Sign&Certify] -> chọn [Place Signature …] để tiến hành ký vào văn bản.
Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.
Sau khi chọn Place Signature… bây giờ người dùng hãy kẻ 1 khung hình vuông hoặc chữ nhật tùy thích ở chỗ tên giám đốc (chỗ đóng mộc đỏ). (Trên thực tiễn thì người dùng có thể kẻ khung để chữ ký ở đâu bất kì trên file PDF đều được.)
Bước 4: Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign.
Sau khi bấm Sign để ký số thì ứng dụng sẽ hỏi người dùng nơi lưu file sắp được ký (Người dùng lưu ở ổ đĩa hoặc thư mục bất kì nào tùy thích)
Lưu ý các mục:
Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng);
Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp;
Hy vọng nội dung trình bày trên đã gửi tới những thông tin chi tiết và cụ thể về chữ ký số efy. Nếu có những câu hỏi hay câu hỏi liên quan đến các vấn đề pháp lý hãy liên hệ Công ty Luật LVN Group để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.