Chữ ký số từ xa MISA [Chi tiết 2023]

Chữ ký số chắc hẳn không còn xa lạ với cộng đồng doanh nghiệp và những người làm kế toán Việt Nam, tuy nhiên chữ ký số từ xa lại là một khái niệm khá mới mẻ không phải ai cũng biết. Trong nội dung trình bày này LVN Group sẽ phân tích rõ hơn về chữ số này !!

Chữ ký số từ xa (remote signature) hay còn được biết đến với những cái tên như: chữ ký số online, chữ ký số không dùng USB token, chữ ký số di động,… là một loại chữ ký số kiểu mới sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào. Với ký số từ xa, người dùng không còn phải dùng USB token hay SIM để ký nữa, thay vào đó có thể ký trực tiếp ngay trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.

Đối tượng sử dụng chữ ký số từ xa bao gồm: tổ chức doanh nghiệp, cá nhân trong tổ chức và cá nhân có nhu cầu ký giấy tờ, hợp đồng.

Giải pháp ký số từ xa mang lại những lợi ích cụ thể cụ thể cho người sử dụng như sau:

1. Giảm thời gian lưu trữ hồ sơ, đi lại, chờ đợi, tiết kiệm chi phí hành chính.
2. Ký kết các văn bản: Hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo quản trị,…. mọi lúc, mọi nơi
3. Phục vụ khai thuế điện tử, thực hiện các giao dịch điện tử Hải quan, Ngân hàng, Chứng khoán, bảo hiểm xã hội,….theo hướng dẫn của Pháp luật
4. Tính không thể phủ nhận: Khi đã ký chữ ký số thì không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế.
5. Tiết kiệm thời gian chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký hoặc chờ ký cho đối tác, khách hàng, đơn vị quản lý,…

Hiện nay, chữ ký số từ xa muốn đảm bảo yêu cầu về an toàn bảo mật thì phải đáp ứng được tiêu chuẩn châu u eIDAS. eIDAS là quy định về “Định danh, xác thực điện tử và dịch vụ tin cậy” dành cho Liên minh châu u, được coi là bộ quy định hoàn chỉnh nhất về định danh số. Với quy định này, các tổ chức hoặc cá nhân tại châu u có thể sử dụng hệ thống định danh cấp quốc gia (eID) để xác thực danh tính khi thực hiện các giao dịch điện tử hoặc dịch vụ công tại các quốc gia thành viên sử dụng eID.

Theo eIDAS, nếu chữ ký số thông thường phải sử dụng khóa bí mật được lưu trên thiết bị của người dùng (USB) để tạo chữ ký, thì chữ ký số từ xa chỉ cần thông qua nhà gửi tới dịch vụ chữ ký số ủy thác (TSP – Trust Service Provider) để tạo và quản lý từ xa các khóa này dưới sự ủy quyền của người sử dụng. Theo đó, người ký sẽ phải chứng minh danh tính chính xác cho các đơn vị TSP để có thể tạo được chữ ký số ngay trên thiết bị di động.

Căn cứ, nguyên lý hoạt động của chữ ký số theo tiêu chuẩn eIDAS như sau:

Mỗi đơn vị/cá nhân sử dụng chữ ký số sẽ được cấp một ID số dựa theo chứng thư số được xác thực bởi nhà gửi tới dịch vụ chữ ký số ủy thác TSP. Người ký sẽ xác thực mọi giao dịch ký liên quan đến khóa bí mật của mình bằng cách sử dụng ID và mã PIN cá nhân để xác minh danh tính thông qua thiết bị điện thoại/máy tính. Khi đó, ứng dụng chữ ký số sẽ tạo một thông báo xác minh quyền truy cập chữ ký số được liên kết mật mã với tài liệu được ký, ID của người ký và mã PIN. Thông báo xác minh quyền truy cập này sẽ được ký bằng khóa bí mật lưu trữ trong một con chip chống giả mạo của nhà gửi tới dịch vụ TSP.

Nhờ có sự ra đời của quy định eIDAS, mô hình ký số từ xa và ký số trên thiết bị di động mới được phát triển và có cơ hội ứng dụng rộng rãi, đem lại sự tiện lợi và đổi mới trong phương thức ký số điện tử hiện nay.

Dưới đây là những ưu điểm vượt trội của chữ ký số từ xa mang lại cho người sử dụng.

Ưu điểm lớn nhất của chữ ký số từ xa là loại bỏ được thiết bị phần cứng để ký số trực tiếp ngay trên máy tính, điện thoại. Nhờ đó mà người dùng có thể ký số mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đi công tác hay công tác tại nhà. Mặt khác, việc sử dụng USB token không những đem lại nhiều bất cập mà còn vô cùng nguy hiểm nếu người dùng làm thất lạc token, như vậy eID của người dùng cũng bị sẽ bị mất, từ đó tạo lỗ hổng cho kẻ trộm đánh cắp dữ liệu và mạo danh người dùng.

Với công nghệ ký số từ xa áp dụng tiêu chuẩn eIDAS như đã đề cập ở trên, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật của CKS từ xa, đặc biệt là khi loại chữ ký này còn có khả năng xác thực 2 yếu tố (two-factor authentication) và định danh thiết bị trên điện thoại. Việc xác thực 2 yếu tố giúp đảm bảo việc đăng nhập tài khoản của người dùng trên các thiết bị khác nhau không thể thực hiện một cách dễ dàng, tránh trường hợp bị lộ tài khoản. Còn định danh thiết bị giúp đảm bảo việc ký số chỉ được thực hiện trên các thiết bị tin cậy nhất.

Chính vì không cần sử dụng thiết bị phần cứng nên người dùng CKS từ xa không phải bỏ thêm tiền mua USB token. Có thể khoản chi phí này là nhỏ nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng 1 USB token, nhưng trong trường hợp doanh nghiệp phải nhân bản lên nhiều USB token để đáp ứng nhu cầu ký số của nhiều cá nhân/bộ phận cùng lúc thì việc sử dụng CKS từ xa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

Do sử dụng được trên điện thoại nên CKS từ xa cho phép người dùng điện tử hóa mọi loại văn bản, tài liệu, chứng từ giấy để ký số trực tiếp trên thiết bị. Vì vậy, không chỉ thao tác in ấn được giản lược mà việc trình ký, trao đổi hợp đồng, tài liệu trực tiếp cũng được tối giản để tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người gửi và người nhận văn bản.
Vì vậy, có thể thấy chữ ký số từ xa đã vượt ra khỏi ranh giới của định nghĩa chữ ký số thông thường để trở thành công nghệ ký số hiện đại bậc nhất, mang lại tối đa những giá trị thiết thực cho người sử dụng. Việc sử dụng chữ ký số từ xa không chỉ cải thiện hiệu suất công tác mà còn giúp doanh nghiệp ứng dụng được những công nghệ mới hiện đại nhất để trở thành nhà vô địch trên đường đua chuyển đổi số.

Trên đây là các nội dung về Chữ ký số từ xa MISA Luật LVN Group xin gửi đến các bạn. Chúng tôi tin rằng với những nội dung này sẽ giúp các bạn hiểu hơn về chữ ký số từ xa. Trong quá trình nghiên cứu nếu có vấn đề câu hỏi vui lòng liên hệ qua website hoặc hotline công ty luật LVN Group để được trả lời.