Có nên giao chữ ký số cho kế toán? [Chi tiết 2023]

Chữ kỹ số hay còn có tên gọi khác là token. Đây được xem là một thiết bị dùng để kết nối với doanh nghiệp trong công nghệ số hoá. Khi doanh nghiệp đã sở hữu chữ ký số, việc thực hiện các thủ tục khai báo thuế môn bài, thế ban đầu mới được phép thực hiện. Nếu như doanh nghiệp không có chữ ký số thì không được phép kê khai.

Chữ ký số token sẽ được mã hoá bằng thông tin điện tử. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số token để thay thế các chữ ký trên văn bản lẫn tài liệu khi giao dịch. Bên trong chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin:

+ Mã số thuế của doanh nghiệp, tên của công ty

+ Số seri hay còn gọi là số hiệu của chứng từ

+ Thời gian mà các chứng từ có hiệu lực

+ Tổ chức chứng thực cho chữ ký số đã được đăng ký thành công (có thể như là VNPT-CA)

+ Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng của chữ ký số token

+ Những phần hạn chế trong trách nhiệm của nơi gửi tới dịch vụ chữ ký số

+ Một số nội dung cần thiết theo hướng dẫn mà Bộ Thông tin và Truyền thông đã đưa ra

Chữ ký số có hình dạng tương tự giống như một chiếc USB. Người ta còn gọi đây là USB token. Doanh nghiệp sẽ sử dụng mã pin để bảo mật cho chữ ký số của mình. Khi sử dụng hệ thống sẽ hỏi mã pin.

2. Có nên giao chữ ký số cho kế toán? 

Chữ ký số có rất nhiều ứng dụng trong các hoạt động nộp thuế, phí dịch vụ, hải quan, thanh toán chứng từ, thu chi trong công ty. Do đó, việc giao chữ ký số cho kế toán là điều cần thiết.

Chữ ký số giúp:

• Tiết kiệm thời gian ký kết các văn bản, việc ký kết có thể diễn ra bất kỳ đâu, bất cứ khi nào và giúp việc giải ngân, thu chi được nhanh chóng, thuận tiện hơn.
• Ngăn chặn gian lận và các hoạt động bất hợp pháp nhờ khả năng bảo mật cao, khả năng xác thực các văn bản và nội dung được ký kết.
• Theo dõi quá trình sử dụng dễ dàng từ những người có quyền truy cập, từ đó giúp theo dõi sát sao việc thu chi trong doanh nghiệp, hỗ trợ việc cân đối thu chi và phòng ngừa thất thoát ngân sách.
• Giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay giúp đảm bảo ràng buộc về mặt pháp lý.

3. Quy định về sử dụng và quản lý chữ ký số

Việc sử dưng chữ ký số mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đi kèm với đó, doannh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân nên lường trước các rủi ro dưới đây:

Khi thực hiện ký số thì “Người ký” và “Người nhận” cần thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 78 và Điều 79 của Nghị Định 130/2018/NP-CP để đảm bảo tính pháp lý của việc sử dụng chữ ký số và văn bản được ký số.

3.1 Quy định chữ ký số đối với người ký

Theo Điều 78. Nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số. Trước khi ký số, người ký phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái chứng thư số như sau:

1. Kiểm trang trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó.
2. Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số cho mình trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
3. Trường hợp kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 điều này đồng thời có hiệu lực, người ký thực hiện ký số. Trường hợp kết quả kiểm tra tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này là không có hiệu lực, người ký không thực hiện ký số.

3.2 Quy định chữ ký số đối với người nhận dữ liệu được ký số

Theo Điều 79. Nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu được ký số

1. Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin sau:

a) Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;

b) Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;

2. Người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra như sau:

a) Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời gian thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định này trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;

b) Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời gian thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

c) Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 Điều này đồng thời có hiệu lực.

3. Người nhận phải chịu trách nhiệm trong các trường hợp sau:

a) Không tuân thủ các quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này;

b) Đã biết hoặc được thông báo về sự không còn tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký.

Trên đây là nội dung trình bàyCó nên giao chữ ký số cho kế toán? [Chi tiết 2023] Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.