Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Chữ kỹ số hay còn có tên gọi khác là token. Đây được xem là một thiết bị dùng để kết nối với doanh nghiệp trong công nghệ số hoá. Khi doanh nghiệp đã sở hữu chữ ký số, việc thực hiện các thủ tục khai báo thuế môn bài, thế ban đầu mới được phép thực hiện. Nếu như doanh nghiệp không có chữ ký số thì không được phép kê khai.

Chữ ký số token sẽ được mã hoá bằng thông tin điện tử. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số token để thay thế các chữ ký trên văn bản lẫn tài liệu khi giao dịch. Bên trong chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin:

+ Mã số thuế của doanh nghiệp, tên của công ty

+ Số seri hay còn gọi là số hiệu của chứng từ

+ Thời gian mà các chứng từ có hiệu lực

+ Tổ chức chứng thực cho chữ ký số đã được đăng ký thành công (có thể như là VNPT-CA)

+ Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng của chữ ký số token

+ Những phần hạn chế trong trách nhiệm của nơi gửi tới dịch vụ chữ ký số

+ Một số nội dung cần thiết theo hướng dẫn mà Bộ Thông tin và Truyền thông đã đưa ra

Chữ ký số có hình dạng tương tự giống như một chiếc USB. Người ta còn gọi đây là USB token. Doanh nghiệp sẽ sử dụng mã pin để bảo mật cho chữ ký số của mình. Khi sử dụng hệ thống sẽ hỏi mã pin.

Để có thể tiến hành ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị

Chuẩn bị chính là bước đầu tiên của cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.

Theo đó, bạn cần phải chuẩn bị trước chữ ký số đáp ứng các tiêu chí dưới đây:

• Chữ ký số phải còn hiệu lực.
• Đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin token chuyên dụng trên máy tính đang sử dụng.
• Đảm bảo đã cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính sẽ sử dụng để lập xuất hóa đơn và ký số.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử

Bạn tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình đang sử dụng để có thể lập hóa đơn điện tử và ký số lên hóa đơn.

Bước 3: Chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”

Trên giao diện chính của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn chọn chức năng “Sử dụng hóa đơn”, chọn tiếp “2. Quản lý ký số hóa đơn”. Ngay sau đó, giao diện “Quản lý ký hóa đơn” sẽ được hiển thị.

Tại đây, bạn sẽ thấy các hóa đơn chưa được ký số và cần phải tiến hành ký số. Trường hợp không còn hóa đơn nào phải ký số, bạn có thể khởi tạo hóa đơn và sau đó quay lại để thực hiện ký số.

Bước 4: Chọn hóa đơn điện tử cần ký số

Vẫn trên giao diện “Quản lý ký hóa đơn”, bạn nhấn dấu tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số (hoặc nếu không thấy hóa đơn cần ký số, bạn có thể nhập mã hóa đơn vào ô “Số hóa đơn” để dễ dàng tìm kiếm).

Bước 5: Thực hiện thao tác ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Cuối cùng, để hoàn thành cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn.

Sau khi đã tích chọn được hóa đơn cần ký số, bạn kéo xuống cuối trang và nhấn nút “Ký hóa đơn”.

Ngay sau đó, cửa sổ “Danh sách chữ ký số” sẽ hiển thị, bạn nhấn chọn “Ok”.

Tiếp đó, cửa sổ “Kiểm tra PIN code” sẽ hiển thị, bạn cần nhập đúng mã Pin (chính là mã PIN của USB Token) vào ô “PIN code” rồi nhấn ô “Đăng nhập”. Khi này, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tiến hành gán chữ ký số trên token lên đúng văn bản hóa đơn điện tử mà bạn đang thực hiện ký số.

Sau khi đã hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Thông báo” để xác nhận thao tác ký số bạn vừa thực hiện có thành công được không.

Trường hợp khi bạn đã thực hiện trọn vẹn 5 bước theo hướng dẫn ở trên, ko xảy ra bất kỳ sai sót gì thì thao tác ký số chắc chắn sẽ thành công. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử tới đây cũng đã hoàn tất.

3. Vì sao phải ký chữ ký số lên hóa đơn điện tử?

Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được xem là tiêu thức nội dung nhất định, không thể thiếu để đảm bảo tính hợp pháp của mỗi hóa đơn số khi lập và xuất.

Điều này đã được quy định rất rõ tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây nhất của Bộ Tài chính.

Căn cứ hơn về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua và người bán cũng được Bộ Tài chính quy định trong điểm đ, Điều 3, Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Căn cứ:

– Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; còn nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

– Với người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua phải ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.

– Với những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số hay chữ ký điện tử của người bán và người mua thì sẽ được áp dụng theo hướng dẫn tại Khoản 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Trên đây là nội dung trình bàyHướng dẫn cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.