Hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ chữ ký số

Chữ ký số là một trong những vấn đề được đông đảo quý bạn đọc quan tâm. Trong thời đại kinh tế số đang ngày càng phát triển, những dữ liệu, tài liệu đang dần chuyển đổi thành những tập tin lưu trữ trên các thiết bị điện tử. Chữ ký số đã ra đời nhằm giải quyết nhu cầu công tác với các dạng văn bản điện tử ngày nay. Việc cập nhật, nghiên cứu các thông tin vè chữ ký là vô cùng cần thiết, Chính vì thế, mời quý bạn đọc cùng cân nhắc nội dung Hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ chữ ký số trong nội dung trình bày dưới đây của LVN Group.

1. Chữ ký số để làm gì?

Theo quy định của pháp luật và căn cứ vào Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP nêu rõ:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Bên cạnh đó, nếu hiểu theo tính ứng dụng thì chữ ký số được hiểu là một loại chữ ký điện tử. Chữ ký này sẽ thay thế hoàn toàn chữ ký thường bằng tay và sử dụng trên các thiết bị điện tử.

Vai trò của chữ ký số được hiểu như là một chữ ký tay của cá nhân hay một con dấu của đơn vị, doanh nghiệp. Sử dụng chữ ký số, các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp sẽ được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. Tiêu biểu một số giao dịch như ký kê khai thuế, hợp đồng điện tử, giao dịch tài chính,…

2. Đặc điểm của chữ ký số 

Sử dụng chữ ký số, bạn chắc chắn phải biết đến 5 đặc điểm nổi bật như sau:

– Tính xác thực: Thông qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có thể giúp xác thực danh tính chủ nhân của chữ ký số.

– Tính bảo mật: Chữ ký số có tính bảo mật gần như tuyệt đối và thông tin không dễ bị đánh cắp bởi các hacker. Vì chữ ký số có tới 2 lớp mã khóa bảo mật đó là khóa bí mật và khóa công khai.

– Tính toàn vẹn: Văn bản/tài liệu có chữ ký số chỉ có thể được mở bởi duy nhất một người đó là người nhận văn bản/tài liệu đó. Vì vậy, trong môi trường giao dịch điện tử, mọi thông tin của tài liệu/văn bản đều được đảm bảo toàn vẹn một cách tuyệt đối.

– Tính chống chối bỏ: Khi các văn bản/tài liệu/hợp đồng đã có chữ ký số thì chữ ký số này không thể thay thế cũng không thể xóa bỏ.

3. Cách kiểm tra thời hạn và thủ tục gia hạn chữ ký số

Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các đơn vị gửi tới chữ ký số sau: Viettel, FPT, BKAV, CK, Vina, Newtel, CA2 (Nacencomm), Safe-CA…

Tùy vào mục đích sử dụng và quy mô hoạt động mà doanh nghiệp sẽ chọn đơn vị gửi tới và thời hạn sử dụng của chữ ký số. Tuy nhiên, để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như các giao dịch hành chính qua phương pháp điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn thời hạn sử dụng.

Doanh nghiệp có thể kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số theo hai cách sau:

Cách 1: Sử dụng tài khoản thuế của doanh nghiệp.

• Bước 1: Truy cập trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/;
• Bước 2: Đăng ký tài khoản, sau đó đăng nhập theo hướng dẫn trên hệ thống;
• Bước 3: Sử dụng các tính năng được tích hợp theo từng mục hiển thị trên hệ thống. Tại bước này, nếu chữ ký số hết hạn sẽ có thông báo hiển thị tình trạng hết hạn của chữ ký số.

Cách 2: Cài đặt phần mềm chữ ký số của đơn vị gửi tới.

• Bước 1: Cắm chữ ký (USB) vào máy tính;
• Bước 2: Chọn chế độ “cài đặt tự động”;
• Bước 3: Sau khi cài đặt, ở góc màn hình máy tính sẽ hiển thị thông tin về thời hạn sử dụng của chữ ký số.

4. Hướng dẫn cài đặt và cách dùng chữ ký số

Sau đây các các bước hướng dẫn chi tiết về quy trình cài đặt và cách sử dụng chữ ký số, bạn hãy theo dõi ngay !!

4.1. Cách cài đặt USB Token

Lưu ý trước khi cài đặt USB Token:
Tắt các chương trình đang chạy trên máy tính và chỉ mở một trình duyệt Chrome.
Kiểm tra chữ ký online của của doanh nghiệp còn hạn sử dụng không.

Các bước cài đặt USB Token:

• Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính. Khi thấy icon của Token tức là máy tính đã nhận chữ ký số của doanh nghiệp
• Bước 2: Nhấn đúp chuột để truy cập vào USB Token. Màn hình sẽ hiện ra giao diện của USB Token để bạn đăng ký.
• Bước 3: Cài đặt các phần mềm chữ ký online vào máy => chọn “More info”.
• Bước 4: Chọn “Runaway” để tiến hành cài đặt trên máy của bạn.
• Bước 5: Chọn “Install” => sau khi cài xong,  chọn “Finish”.
• Bước 6: Cài đặt thêm extension cho phần mềm Token bằng cách nhấn vào “Thêm vào Chrome”.
• Bước 7: Chọn “Thêm tiện ích”. Vậy là phần mềm USB Token đã được thêm vào Chrome của bạn.
• Bước 8: Cài đặt chương trình giúp đọc PDF cho Token. Sau khi cài đặt ấn chọn “Next” => “Change” => “Next” => chọn “Finish”. Lưu ý, hãy chọn download các Java phù hợp với cấu hình máy tính của bạn !!
• Bước 9: Chọn “Tải lại” và ấn “Lưu cấu hình” để hoàn thành việc cài đặt chữ ký Token.

4.2. Cách dùng chữ ký số

Cách dùng chữ ký số thực ra rất đơn giản và thuận tiện cho người dùng. Căn cứ, khi máy của bạn đã cài đặt phần mềm chữ ký số thì hãy kiểm tra lại các thông tin và thời gian sử dụng của USB Token.
Chọn biểu tượng của đơn vị bạn đăng ký dịch vụ chữ ký số và nhấn  “Chứng thư số”. Sau đó nhập mã pin, chọn thông tin doanh nghiệp để kiểm tra.
Nếu cần sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng, thanh toán hóa đơn điện tử hay kê khai thuế thì chỉ cần chọn chữ ký online trên tài liệu là được. Cách thực hiện là:
+ Đăng nhập vào phần mềm chữ ký online của đơn vị gửi tới dịch vụ.
+ Xác thực lại bằng mã pin USB Token

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Chữ ký số có giá trị pháp lý không?

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 130/2018.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của đơn vị tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số đơn vị, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này.

3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo hướng dẫn tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

5.2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số?

Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

5.3. USB chữ ký số là gì?

Về cấu tạo của chữ ký số sẽ được chia thành 02 phần như sau:

+ Phần cứng – giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng (pass word) mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;

+ Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.

5.4. Ai được sử dụng chữ ký số?

Nhìn chung các cá nhân, tổ chức đều có thể là đổi tượng sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên xét về giá trị pháp lý của chữ ký số thì theo Quy định tại Điều 8 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì:

Trên đây là nội dung Hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ chữ ký số. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm và theo dõi nội dung trình bày của chúng tôi. Mong rằng nội dung trình bày này sẽ gửi tới cho quý bạn đọc những thông tin hữu ích về nội dung trên. Nếu có câu hỏi hay cần tư vấn, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với công ty luật LVN Group để chúng tôi có thể trả lời và tư vấn cho quý bạn đọc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.