Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Trong nội dung trình bày này LVN Group sẽ giới thiệu đến bạn đọc cách cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử
1. Chữ ký số là gì?
Chữ kỹ số hay còn có tên gọi khác là token. Đây được xem là một thiết bị dùng để kết nối với doanh nghiệp trong công nghệ số hoá. Khi doanh nghiệp đã sở hữu chữ ký số, việc thực hiện các thủ tục khai báo thuế môn bài, thế ban đầu mới được phép thực hiện. Nếu như doanh nghiệp không có chữ ký số thì không được phép kê khai.
Chữ ký số token sẽ được mã hoá bằng thông tin điện tử. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số token để thay thế các chữ ký trên văn bản lẫn tài liệu khi giao dịch. Bên trong chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin:
+ Mã số thuế của doanh nghiệp, tên của công ty
+ Số seri hay còn gọi là số hiệu của chứng từ
+ Thời gian mà các chứng từ có hiệu lực
+ Tổ chức chứng thực cho chữ ký số đã được đăng ký thành công (có thể như là VNPT-CA)
+ Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng của chữ ký số token
+ Những phần hạn chế trong trách nhiệm của nơi gửi tới dịch vụ chữ ký số
+ Một số nội dung cần thiết theo hướng dẫn mà Bộ Thông tin và Truyền thông đã đưa ra
Chữ ký số có hình dạng tương tự giống như một chiếc USB. Người ta còn gọi đây là USB token. Doanh nghiệp sẽ sử dụng mã pin để bảo mật cho chữ ký số của mình. Khi sử dụng hệ thống sẽ hỏi mã pin.
2. Hướng dẫn cập nhật thông tin chữ ký số Viettel-CA trên hệ thống hóa đơn điện tử Sinvoice?
Bước 1: Tải công cụ ký số.
Quý doanh nghiệp tải phần mềm ký số (Tool ký số) và Java 8u121
Bước 2: Cài đặt Java
Nếu máy tính người dùng đã cài đặt Java phiên bản 8 trở lên thì không cần phải cài đặt nữa.
Nếu phiên bản Java trên máy tính là các bản cũ: Java 7, Java 6… thì người dùng phải gỡ bản cũ và cài lại Java 8. Để kiểm tra phiên bản Java trên Window 10, người dùng thực hiện theo các bước trong hình hướng dẫn sau:
Như ví dụ ở hình 1, máy tính người dùng đang được cài đặt Java 8u121.
Bước 2.1. Gỡ phiên bản Java đang cài trên máy.
Gỡ Java trên Windows XP:
- Click biểu tượng Start / Control Panel / Add/Remove Programs.
- Tìm và chọn biểu tượng phần mềm Java, sau đó nhấn Remove.
- Nhấn Yes để cho phép gỡ Java.
Gỡ Java trên Windows 7/8:
- Click vào biểu tượng Start / Control Panel / Programs / Programs and Features.
- Tìm đến biểu tượng Java, Click chuột phải vào biểu tượng và chọn Uninstall.
- Nhấn Yes để cho phép gỡ Java.
Gỡ Java trên Windows 10:
- Click vào Start / Settings / System / Apps & features.
- Tìm đến biểu tượng Java và click vào Uninstall.
- Nhấn Yes đễ cho phép gỡ Java.
Lưu ý: Nếu ở bước 2 trong các trường hợp trên, người dùng không tìm thấy biểu tượng Java thì đồng nghĩa máy tính chưa được cài đặt Java.
Bước 2.2. Cài đặt Java mới 8u121.
Sau khi gỡ bỏ thành công phiên bản Java cũ trên máy tính, ta thực hiện cài Java 8u21 (Phiên bản phù hợp để chạy được Tool ký số). Việc cài đặt Java trên các hệ điều hành là tương tự nhau, trình tự cụ thể là:
- Giải nén và chạy file jre-8u121-windows-i586.exe đã tải ở bước 1.
- Thực hiện theo hướng dẫn: Yes…/ Install… /Next…/Finish cho đến khi được máy tính hiển thị thông báo cài đặt Java thành công.
Bước 3: Kết xuất file chứng thư số *.cer từ USB token.
– Giải nén file tool_ky_so.rar đã tải ở bước 1.
– Double click (nhấn đúp) vào file sinvoice-sign-tool.jar trong thư mục tool_ky_soviettel-sinvoice-tool
Lưu ý: Nếu khi chạy file sinvoice-sign-tool.jar mà không xuất hiện chương trình “Phần mềm kí số” như trên thì bạn có thể nhấn chuột phải vào file sinvoice-sign-tool.jar chọn Open with Java TM Platform SE Binary.(Java8)
– Tiếp theo vào danh mục Đăng nhập sau đó nhập mã PIN của USB Token và nhấn vào Đăng nhập.
Nếu người dùng nhập đúng mã PIN của USB token, chương trình sẽ hiển thị thông tin chứng thư số như hình dưới.
– Nhấn chuột phải vào chứng thư số và chọn chức năng Tạo chứng thư số.
– Chọn đường dẫn lưu file chứng thư số và nhấn Save.
Bước 4: Khai báo Chứng thư số lên hệ thống Hóa đơn điện tử.
Bước 4.1. Đăng nhập vào hệ thống SInvoice
Truy cập hệ thống tại địa chỉ: https://business-sinvoice.viettel.vn/ và đăng nhập với tài khoản Viettel gửi tới.
– Chọn menu Quản lý phát hành / Khởi tạo thông tin doanh nghiệp
– Chọn (2)Tra cứu chứng thư số, sau đó nhấn vào Thêm mới.
Bước 4.2. Thêm mới chứng thư số từ file Cer, Cert đã kết xuất ở bước 3.
Tại giao diện thêm mới, người dùng chọn các thông tin:
- Chi nhánh/Doanh nghiệp: Chọn thông tin doanh nghiệp hoặc chi nhánh.
- Loại chứng thư số: chọn USB Token.
- Cách tải lên: chọn Tải file *.cer hoặc cert.
- Chứng thư số: Nhấn nút Tải lên tử file; sau đó chọn đến file đã kết xuất ở Bước 3
– Nhấn Open: Chờ đến khi thông báo Upload File 0100109106-999.cer thành công
– Nhấn nút Thêm mới để hoàn thành quá trình thêm mới chứng thư số. Danh sách thông tin chứng thư số như sau:
– Tuy nhiên Trạng thái của Chứng thư số Usb token hiện đang là “Không hoạt động”, bạn cần chuyển nó sang trạng thái “Hoạt động” bằng cách nhấn vào dòng “Không hoạt động” như hình sau:
Tiếp đến, chọn Có:
Đến đây quý doanh nghiệp đã cập nhật thành công serial chứng thư số mới lên hệ thống Hóa đơn điện tử.
Mặt khác, người dùng còn có thể thêm chứng thư số trực tiếp từ USB token (Cách 2 của bước 4.2)
Bước 4.3. Tải chứng thư số từ Usb token lên hệ thống Hóa đơn điện tử.
Tại giao diện thêm mới thông tin, bạn chọn như sau:
- Chi nhánh/Doanh nghiệp: Chọn thông tin doanh nghiệp hoặc chi nhánh.
- Loại chứng thư số: Chọn USB Token.
- Cách tải lên: Chọn tải từ USB – Token.
- Chứng thư số: Chọn nút Tải lên từ USB – token.
Sau khi nhấn Tải lên từ USB-token hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mã PIN để xác thực
– Nếu nhập đúng mã PIN, chương trình sẽ yêu cầu người dùng chọn chứng thư số. Nếu có nhiều hơn 1 chứng thư số hiện ra, người dùng cần chọn chứng thư số còn hạn sử dụng.
Tiếp theo, người dùng nhấn Thêm mới để hoàn thành việc thêm chứng thư số mới.
Sau đó, người dùng cần thay đổi trạng thái chứng thư từ “Không hoạt động” thành “Hoạt động” như đã hướng dẫn ở bước 4.2.
3. Hướng dẫn cập nhật chữ ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử VNPT
Bước 1: Trong mục Hệ thống, chọn Thông tin chữ ký số. Nhấn vào ô Cập nhật để thực hiện việc cập nhật chữ ký số.
Bước 2: Nhập mật khẩu đăng nhập phần mềm, sau đó nhấn Xác nhận
Bước 3: Chọn chữ ký số NewCA sau đó đó nhấn OK để phần mềm cập nhật sang chữ ký số của NewCA
Bước 4: Xác nhận OK để hoàn tất tiến trình cập nhật chữ ký số.
Chú ý: Nếu trong trường hợp thực hiện xong bước 3 mà xuất hiện lỗi Chứng thư số không có private key thì liên hệ nhà gửi tới phần mềm VNPT để được hỗ trợ.
Trên đây là nội dung trình bàyHướng dẫn cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.