Nghiệp vụ hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp là một trong những nghiệp vụ khiến kế toán băn khoăn nhất vì không rõ nên đưa vào mục chi phí hay công cụ dụng cụ. Vì lý do trên, trong nội dung trình bày này Luật LVN Group sẽ hướng dẫn các bạn hạch toán mua chữ ký số trên MISA !.
Hướng dẫn hạch toán mua chữ ký số trên MISA
1. Khái quát về chữ ký số
1.1 khái niệm
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên;
Vì vậy, hiểu một cách đơn giản rằng, chữ ký số là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp/cá nhân dùng thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng Internet.
1.2 Cấu tạo của chữ ký số
Chữ ký số dự trên công nghệ RSA – công nghệ mã hóa công khai: Mỗi đơn vị kinh doanh sẽ có cặp khóa gồm 01 khóa bí mật và 01 khóa công khai. Căn cứ:
Khóa bí mật (Private Key): Là một cặp khóa trong cặp khóa dùng để tạo chữ ký số và thuộc hệ thống mã không đối xứng;
Khóa công khai (Public Key): Là một cặp khóa trong cặp khóa dùng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mạt tương ứng trong cặp khóa và thuộc hệ thống mã không đối xứng;
Người ký: thuê bao dùng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên mình;
Người nhận: Tổ chức hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, bằng việc sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó tiến hành các hoạt động, giao dịch liên quan;
Ký số: Là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu nào đó;
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp
Căn cứ theo chứng chứng từ kế toán, chi phí bỏ ra để mua chữ ký số thuộc về nghiệp vụ mua thiết bị phục vụ công tác quản lý (chữ ký số) và sử dụng trong dài hạn (tầm 3 năm), có thể đưa vào công cụ dụng cụ.
Nhưng vì giá trị của chữ ký số không quá lớn nên kế toán có thể đưa danh mục này vào chi phí của bộ phận quản lý. Căn cứ, kế toán sẽ hạch toán chi phí mua chữ ký số theo bút toán sau:
Nợ TK 6428
Nợ TK1331
Có TK 111
Bên cạnh đó, tùy thuộc vào cách phân bổ thời gian sử dụng của chữ ký số mà kế toán có thể hạch toán theo 2 trường hợp dưới đây
a) Hạch toán chi phí mua chữ ký số trong trường hợp phân bổ 1 lần
Trường hợp này được áp dụng khi chi phí mua chữ ký số nhỏ và doanh nghiệp muốn phân bổ hết vào 1 lần. Khi này, kế toán sẽ ghi như sau:
Nợ TK 642
Có TK 111, 112, 113
Hoặc:
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 113
b) Hạch toán chi phí mua chữ ký số trường hợp phân bổ nhiều kỳ
Trường hợp chữ ký số có giá trị lớn, doanh nghiệp thấy cần thiết phải phân bổ nhiều kỳ thì kế toán cần ghi như sau:
Nợ 142, 242
Có 111, 112, 331
Hoặc:
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 113
Đồng thời, kế toán cũng cần xem nên phân bổ bao nhiêu kỳ để hàng tháng tính chi phí phân bổ cho mỗi tháng:
Nợ TK 642
Có TK 142, 242
(Giá trị phân bổ 1 kỳ)
Chú ý: Với trường hợp này thì kế toán có thể khai báo chữ ký số như CCDC để được phân bổ tự động hàng tháng, giúp thuận tiện hơn trong việc theo dõi về sau.
3. Hướng dẫn chọn thời gian phân bổ hợp lý
Căn cứ tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về việc doanh nghiệp sẽ tự xác định thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ sao cho phù hợp nhất với mình. Thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm.
Theo chuẩn mực số 01 của chế độ kế toán thì doanh nghiệp sẽ lựa chọn thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ phù hợp dựa theo doanh thu và chi phí của mình.
Bên cạnh đó, kế toán cần cân nhắc xem công cụ, dụng cụ đó có thời gian sử dụng hữu ích trong bao lâu và doanh thu tương ứng với khi sử dụng công cụ, dụng cụ đó. Cũng theo chuẩn mực này, việc phân bổ cần căn cứ vào tính chất và mức độ của loại chi phí để lựa chọn thời gian sao cho phù hợp nhất.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp chữ ký số phù hợp, tiện ích để hỗ trợ công tác thuận tiện và hiệu quả hơn, thì chữ ký số EasyCA chắc chắn là ưu tiên lựa chọn hàng đầu.
Trên đây là các nội dung tư vấn của Luật LVN Group, hi vọng đây là những kiến thức hữu ích giúp các bạn trong quá trình tiềm hiểu. Nếu có vấn đề câu hỏi xin vui lòng liên hệ công ty Luật LVN Group để được hỗ trợ !!