Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Trong nội dung trình bày này LVN Group sẽ giới thiệu đến bạn đọc cách kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử
1. Chữ ký số là gì?
Chữ kỹ số hay còn có tên gọi khác là token. Đây được xem là một thiết bị dùng để kết nối với doanh nghiệp trong công nghệ số hoá. Khi doanh nghiệp đã sở hữu chữ ký số, việc thực hiện các thủ tục khai báo thuế môn bài, thế ban đầu mới được phép thực hiện. Nếu như doanh nghiệp không có chữ ký số thì không được phép kê khai.
Chữ ký số token sẽ được mã hoá bằng thông tin điện tử. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số token để thay thế các chữ ký trên văn bản lẫn tài liệu khi giao dịch. Bên trong chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin:
+ Mã số thuế của doanh nghiệp, tên của công ty
+ Số seri hay còn gọi là số hiệu của chứng từ
+ Thời gian mà các chứng từ có hiệu lực
+ Tổ chức chứng thực cho chữ ký số đã được đăng ký thành công (có thể như là VNPT-CA)
+ Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng của chữ ký số token
+ Những phần hạn chế trong trách nhiệm của nơi gửi tới dịch vụ chữ ký số
+ Một số nội dung cần thiết theo hướng dẫn mà Bộ Thông tin và Truyền thông đã đưa ra
Chữ ký số có hình dạng tương tự giống như một chiếc USB. Người ta còn gọi đây là USB token. Doanh nghiệp sẽ sử dụng mã pin để bảo mật cho chữ ký số của mình. Khi sử dụng hệ thống sẽ hỏi mã pin.
2. Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Căn cứ:
1. Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin sau:
- Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;
- Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;
- Đối với chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên cả hệ thống của Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và hệ thống của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó.
2. Người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra như sau:
- Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời gian thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 130 trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;
- Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời gian thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 Điều này đồng thời có hiệu lực.
Người bán và người mua khi sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phải thỏa thuận rõ về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử và thực hiện nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận hóa đơn điện tử.
3. Dịch vụ chữ ký số của LVN Group
Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay nhưng là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Bởi nên, với dịch vụ chữ ký số tại LVN Group, quý khách hàng sẽ được những lợi ích như sau:
- Ký duyệt điện tử thao tác nhanh gọn tiết kiệm thời gian
- Ký duyệt ngay trên file doc, pdf,… giải quyết bài toán chi phí in ấn và tiết kiệm chi phí doanh nghiệp, góp phần bảo vệ môi trường
- Gửi chứng từ online mọi lúc mọi nơi mà không cần phải chờ đợi chữ ký thực như trước
- Tối ưu quỹ thời gian xử lý công việc chuyên môn, đặc biệt thuận tiện kê khai thuế điện tử, khai hải quan điện tử, đăng ký BHXH, đấu thầu giấy phép trực tuyến, giao dịch trực tuyến, email,…
- Giảm tình trạng gián đoạn công việc và đảm bảo việc bảo mật và tính an toàn khi lựa chọn phần mềm chữ ký số tốt nhất để sử dụng.
Trên đây là nội dung trình bày Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.