Chữ ký số là một trong những công cụ điện tử đang ngày càng phổ biến trong các giao dịch điện tử giữa các doanh nghiệp với nhau và với đơn vị nhà nước, tổ chức khác. Vậy Thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!
1. Chữ ký số là gì ?
Chữ ký số hiện nay được biết đến với nhiều tên gọi như: chữ ký điện tử, chứng thư số, token, chữ ký số. Chữ ký số, theo hướng dẫn tại khoản 6 Điều 3 nghị định 130/2018/NĐ-CP được giải thích là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi chứa thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng mà người có được các thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được các vấn đề sau:
– Việc biến đổi thông điệp dữ liệu được tạo ra bằng việc dùng đúng mã khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khoá;
– Sự toàn vẹn về nội dung trong thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi đó.
Nói một cách dễ hiểu, chữ ký số là một công cụ để người ký thực hiện việc ký xác nhận trên các giao dịch điện tử không thể sử dụng chữ ký tay. Các giao dịch điện tử hiện nay thường được giao dịch qua phần mềm và được ký số như: Kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử, thực hiện các dịch vụ công trên Cổng dịch vụ công quốc gia,…
Chứng thư số cũng là một tên gọi mà mọi người hay dùng để gọi chữ ký số. Thực chất, chứng thư số là một phần của chữ ký số cụ thể, chữ ký số gồm 02 phần chính:
– Phần cứng, có thiết kế như một chiếc USB, có thể kết nối với máy tính hoặc các thiết bị điện tử khác thông qua cổng USB.
– Chứng thư số là các thông điệp dữ liệu là được mã hoá, xác thực thông tin bởi các đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thư số. Nội dung của chứng thư số trong chữ ký số bao gồm các thông tin chính như sau:
+) Tên của đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thư số
+) Thông tin của doanh nghiệp mua chữ ký số và sử dụng dịch vụ chứng thư số. Thường thì đơn vị gửi tới chữ ký số nào cũng sẽ gửi tới dịch vụ chứng thư số.
+) Số seri của chứng thư số;
+) Hiệu lực của chứng thư số;
+) Các thông tin về khoá công khai của doanh nghiệp, cảnh báo về phạm vi sử dụng, các trường hợp hạn chế trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung ứng dịch vụ chứng thực chữ ký số.
+ Thuật toán mật mã
+) Các thông tin khác theo hướng dẫn pháp luật.
Chứng thực chữ ký số là việc các tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số thực hiện xác thực doanh nghiệp sử dụng chữ ký số đó đúng là người đã ký số trên thông điệp dữ liệu điện tử. Dịch vụ chứng thực chữ ký số là dịch vụ chững thực chữ ký điện tử do chính nhà gửi tới dịch vụ chữ ký số đó thực hiện. Dịch vụ chứng thực chữ ký số bao gồm:
– Dịch vụ tạo hoặc hỗ trợ tạo cặp khoá công khai và bí mật cho thuê bao;
– Dịch vụ gửi tới, gia hạn, tạm dừng, phục hồi và thu hồi chứng thư số;
– Dịch vụ duy trì trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số;
– Dịch vụ gửi tới các thông tin cần thiết để chứng thực chữ ký số của thuê bao đã ký số.
2. Thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số
Thủ tục đăng ký chữ ký số gồm những gì?
Chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp bởi nó giải quyết được nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch. Vậy để sử dụng được chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các thủ tục đăng ký nhất định.
Thủ tục đăng ký chữ ký số tại mỗi đơn vị gửi tới sẽ có những yêu cầu khác nhau, tuy nhiên hồ sơ đăng ký cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:
– Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động (bản sao công chứng)
– Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (bản sao công chứng)
– CMND của người uỷ quyền pháp luật doanh nghiệp (bản sao)
Chỉ với 3 giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị trọn vẹn, doanh nghiệp cần nộp đến các đơn vị gửi tới chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo.
Để xin giấy phép gửi tới dịch vụ chữ ký số cần điều kiện gì?
Đơn vị gửi tới chữ ký số là đơn vị gửi tới chữ ký số cho người dùng là cá nhân, doanh nghiệp hoặc các đơn vị nhà nước sử dụng. Hoạt động gửi tới chữ ký số, doanh nghiệp phải tuân theo một số điều kiện của pháp luật và có giấy phép gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.
Theo đó, để có thể trở thành đơn vị gửi tới dịch vụ chữ ký số trên thị trường, doanh nghiệp cần phải đáp ứng trọn vẹn 04 điều kiện dưới đây:
Thứ nhất, điều kiện chủ thể
Để đảm bảo tính pháp lý trong việc gửi tới chữ ký số, về mặt chủ thể doanh nghiệp xin giấy cấp phép phải là doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Thứ hai, điều kiện tài chính
Doanh nghiệp cần phải có cam kết bảo lãnh của tổ chức tính dụng đang hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị là 5 tỷ đồng. Qũy này sẽ được dùng để thực hiện bồi thường hoặc giải quyết rủi ro trong quá trình gửi tới dịch vụ.
Thứ ba, điều kiện về nhân sự
Đối với việc quản trị/vận hành hệ thống và thực hiện gửi tới chứng thư số
Thứ tư, điều kiện kỹ thuật
Hệ thống kỹ thuật của đơn vị gửi tới phải đảm bảo những yêu cầu nhất định về lưu trữ, bảo mật cụ thể như sau:
– Hệ thống có khả năng lưu trữ một cách trọn vẹn và chính xác, cập nhật thông tin của thuê bao phục vụ việc cấp chứng thư số trong suốt thờ gian chứng thư số có hiệu lực
– Tiếp đó, hệ thống có khả năng lưu trữ trọn vẹn, chính xác và cập nhật được danh sách các chứng thư số có hiệu lực, đã hết hiệu lực hoặc đang tạm dừng. Đồng thời, cho phép và hướng dẫn người dùng truy cập trực tuyến 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần
– Hệ thống chữ ký số phải đảm bảo được các vấn đề về bảo mật như khóa bí mật không của người không bị phát hiện khi xuất hiện khóa công khai nào đó tương ứng và phải đảm bảo rằng các cặp khóa chỉ có thể cho mỗi cặp khóa được tạo ra một cách ngẫu nhiên và duy nhất.
– Bên cạnh đó, hệ thống phải có tính năng cảnh báo những truy cập bất hợp pháp và có khả năng ngăn chặn và phát hiện kịp thời nhưng truy cập trái phép đó.
– Hệ thống được xây dựng và thiết kế theo giải pháp giảm thiểu được tối đa sự tiếp xúc của con người với Internet.
– Cuối cùng, hệ thống phải chắc chắn đảm bảo có sự toàn vẹn và bảo mật của các cặp khóa khi thực hiện phân phối khóa cho thuê bao. Khi phân phối khóa thông qua máy tính thì phải dùng những giao thức bảo mật tuyệt đối nhằm bảo mật thông tin trên đường truyền.
Mặt khác còn một điều kiện chi tiết khác mà hệ thống đơn vị gửi tới cần đảm bảo, khi đáp ứng trọn vẹn các điều kiện doanh nghiệp xin cấp giấy phép.
3. Hình thức hợp đồng gửi tới dịch vụ đường truyền và chữ ký số
Đối với các đơn vị gửi tới dịch vị đường truyền và đóng vai trò đơn vị bên thứ 3 để thực hiện chuyển giao công cụ chữ ký số, thì cách thức hợp đồng khi ký kết cần tuân theo những quy định cụ thể.
Hiện tại, hợp đồng gửi tới dịch vụ đường truyền và chữ ký số do luật thương mại và luật sự thực hiện điều chỉnh cụ thể. Theo đó, căn cứ vào Điều 74 Luật thương mại hợp đồng dịch vụ được quy định như sau: “Hợp đồng dịch vụ được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể”
Tuy Luật thương mại quy định về cách thức của hợp đồng gửi tới dịch vụ có thể bằng lời nói, tuy nhiên để đảm bảo tính chống chối bỏ khi có tranh chấp xảy ra giữa các bên cũng như đảm bảo thỏa thuận giữa các bên được thực hiện minh bạch thì 2 bên cần có hợp đồng văn bản và có ký xác nhận giữa các bên.
Mặt khác, theo hướng dẫn tại Điều 398 Luật dân sự 2015 có nêu các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng. Theo đó, trước khi làm hợp đồng cả bên bán và bên mua có thể thỏa thuận thêm những phương thức giải quyết tranh chấp và phấp luật sẽ không giới hạn sự thỏa thuận của các bên.
Theo đó khi lựa chọn đơn vị gửi tới chữ ký số, khách hàng cần cân nhắc thật kỹ về tính hợp pháp, khả năng bảo mật của hệ thống cũng như chất lượng hỗ trợ sau bán hàng của đơn vị đó nhằm đem đến hiệu quả tốt nhất trong quá trình sử dụng.
Trên đây là Thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!