Đất đai và các vấn đề liên quan đến đất đai luôn là những vấn đề nhận được sự quan tâm rất lớn từ người dân. Một trong số đó là vấn đề tiếp cận với sổ địa chính của người dân hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được những nội dung liên quan đến loại sổ này. Sổ địa chính điện tử là gì? Cách ghi thế nào? Hãy cân nhắc ngay nội dung trình bày của Luật LVN Group về vấn đề này.
1. Sổ địa chính điện tử là gì?
Sổ địa chính điện tử là tài liệu tập hợp thông tin chi tiết về tình trạng, hiện trạng pháp lý của việc quản lý và sử dụng các thửa đất, tài sản gắn với đất nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của Nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của cá cá nhân hoặc tổ chức có liên quan được lập ở dạng số. Sổ địa chính được lưu giữ tại đơn vị chức năng có thẩm quyền tại địa phương theo hướng dẫn tại Luật đất đai năm 2013.
2. Mẫu sổ địa chính điện tử
3. Cách ghi thông tin trên sổ địa chính điện tử
3.1. Thông tin danh bạ điện tử hiển thị hướng dẫn
Nguyên tắc chung
Lập biên bản theo xã, phường, xã; hiển thị kết quả đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo từng thửa đất và từng người không hình thành thửa đất (sau đây gọi tắt là thửa đất); thông tin về từng lô đất được hiển thị trên trang riêng của cuốn sách.
Lô đất có nhà chung cư, ngoài thông tin về lô đất, tòa nhà chung cư quy định tại điểm 1 của phần này; mỗi căn hộ, văn phòng, cơ sở thương mại, dịch vụ (sau đây gọi là tòa nhà chung cư) trong mỗi tòa nhà chung cư cũng phải hiển thị kết quả đăng ký; mỗi căn hộ đều được hiển thị trên một trang riêng biệt.
Việc điều chỉnh thay đổi sổ địa chính chỉ áp dụng đối với các trường hợp đã làm thủ tục đăng ký thay đổi và đáp ứng trọn vẹn các điều kiện quy định của pháp luật về đất đai.
Trường hợp thay đổi đăng ký những thay đổi một trong các thông tin đăng ký sổ địa chính nhưng không hình thành lô đất mới hoặc căn hộ mới thì cập nhật thông tin mới trên trang đăng ký lô đất. Các căn hộ thay đổi thông tin cũ đã thay đổi; chuyển đổi thông tin cũ trước biến động thành thông tin lịch sử để chuẩn bị cho các trường hợp cần thiết.
Trường hợp thay đổi, hình thành lô đất mới thì phải lập trang sổ địa chính mới
Đăng ký thửa đất mới tách ra và hiển thị thông tin lịch sử về hình thành lô đất trên trang đăng ký lô đất mới.
Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi cục Đăng ký đất đai hoặc Người đứng đầu Văn phòng đăng ký đất đai (sau đây gọi tắt là Văn phòng đăng ký đất đai) không thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất sau khi cập nhật, chỉnh sửa sổ địa chính của từng trường hợp đăng ký đất đai làm đơn vị đăng ký đất đai) có chữ ký của mình ở góc trên bên phải (bằng điện tử) trên trang sổ địa chính theo thẩm quyền.
3.2. Đăng ký lô đất
Lô đất thông tin cơ bản về việc hiển thị lô đất bao gồm
Số lô đất: Được thể hiện theo hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 13; Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi tắt là Thông tư 24/2014/TT-BTNMT).
Số tờ bản đồ: Được thể hiện theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 Điều 13 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT và điểm b khoản 2 Điều 14 Thông tư số 2.
Địa chỉ lô đất: Xem Điều 13, Khoản 2 Điều 13 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.
Diện tích: Được thể hiện theo hướng dẫn tại Khoản 4, Điều 13 và Điều 14 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Tài liệu đo lường được sử dụng: Được thể hiện theo hướng dẫn tại Khoản 5, Điều 13 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Người sử dụng đất/người quản lý đất đai
Chọn loại đối tượng đăng ký bạn muốn hiển thị, nếu bạn là người sử dụng đất đã đăng ký, hiển thị “người sử dụng đất”; nếu bạn là người quản lý đất đai, hãy hiển thị “Người quản lý đất đai”.
Người đầu tiên:
Nội dung thông tin thể hiện họ, giấy tờ pháp lý hoặc danh tính, địa chỉ cá nhân của người đó quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 15 Nghị định số 24/2014/TT-BTNMT.
Người thứ hai:
Trong trường hợp có bao nhiêu người được ghi lại trong cùng một lô đất được chia sẻ với người sử dụng đất tại điểm 2.1 của phần này.
Nội dung lần lượt hiển thị từng người sử dụng đất (“người thứ hai”; “người thứ ba”; “;…) và thông tin của mỗi cá nhân được quy định cho người sử dụng đất đầu tiên tại điểm 2.1.
Trường hợp lô đất có nhiều người sử dụng cùng một thửa đất nhưng không xác định được tên của người sử dụng chung thì phải hiển thị thông tin của người đã xác định và ghi rõ ở cuối: “Còn một số người sử dụng cùng một thửa đất. Đất đai không được chỉ định”.
3.3. Quyền sử dụng đất/quyền kinh doanh đất đai
Chọn một trong hai quyền để thể hiện loại đối tượng tương ứng với mục 2; nếu đăng ký người sử dụng đất thì hiển thị “quyền sử dụng đất” và “quyền quản lý đất đai” nếu nhà nước chỉ định người quản lý đất đai.
Sử dụng
Hình thức sử dụng đất được quy định tại khoản 1 Điều 16 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Loại đất
Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất được giao, cho thuê, nhà nước công nhận, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc chuyển nhượng cho Nhà nước quản lý; trường hợp đăng ký quyền sử dụng đất không có giấy phép hoặc không có giấy phép thì được liệt kê loại đất theo mục đích sử dụng tại thời gian đăng ký.
Loại đất được thể hiện theo tên quy định tại điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT. Ví dụ: Đất chuyên trồng lúa ướt.
Nếu lô đất được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau cùng một lúc , bất kể ranh giới sử dụng giữa các mục đích, các mục đích này sẽ được hiển thị lần lượt. Ví dụ: đất chuyên trồng lúa ướt; đất nuôi trồng thủy sản.
Trường hợp thửa đất được sử dụng đồng thời với nhiều mục đích khác nhau thì căn cứ vào việc giao đất, chuyển nhượng đất, cấp giấy phép chuyển mục đích sử dụng đất hoặc đăng ký người sử dụng đất có mục đích sử dụng chính, mục đích sử dụng thứ cấp. Dấu ngoặc đơn () sau mỗi mục đích phải được thêm vào “chính” hoặc “thứ cấp)”. Ví dụ: đất chuyên trồng lúa ướt (chủ yếu); đất nuôi trồng thủy sản (cấp II).
Trường hợp lô đất có nhiều mục đích sử dụng, có thể xác định diện tích theo mục đích sử dụng thì phải liệt kê từng mục đích sử dụng và diện tích phụ trợ. Ví dụ: Đất ở đô thị 200m²; đất cây trồng lâu năm 300m2.
Thời hạn sử dụng/Quản lý
Nội dung thông tin được thể hiện theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 16 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Nguồn sử dụng
Trong trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 16 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT, nguồn gốc sử dụng đất được thể hiện bằng tên và mã (ký hiệu) của từng loại nguồn.
Nghĩa vụ tài chính
Thông tin về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính trên đất đai được thể hiện theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 16 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Trường hợp miễn nghĩa vụ tài chính thì được thể hiện các dòng sau: Được miễn thuế sử dụng đất theo Quyết định số 250/QĐ-UBND ngày 15/10/2011 của UBND tỉnh;
Hạn chế sử dụng
Khoản 6 Điều 16 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT quy định nội dung thông tin hạn chế quyền sử dụng đất.
Ví dụ: Hồ sơ thừa kế quyền sử dụng đất có hạn chế đối với việc không được chuyển nhượng quyền sử dụng đất: Theo văn bản thừa kế ngày 15/5/2013, lô đất này chỉ được sử dụng và không được chuyển nhượng.
Nếu toàn bộ lô đất thuộc hành lang an toàn quốc lộ 1A: Lô đất này thuộc hành lang an toàn thi công quốc lộ 1A.
Quyền sử dụng hạn chế đối với lô đất liền kề
Điều 7 Điều 16 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT quy định nội dung quyền sử dụng hạn chế đối với lô đất liền kề.
3.4. Tài sản gắn liền với đất
3.4.1. Thuộc tính đầu tiên
Tên loại thuộc tính
Nếu là nhà ở thì hiển thị loại nhà ở: nhà ở riêng biệt; căn hộ;
Công trình xây dựng phải ghi rõ tên công trình theo quyết định giao đất của đơn vị có thẩm quyền hoặc quy hoạch chi tiết dự án đầu tư xây dựng hoặc giấy phép đầu tư hoặc giấy phép xây dựng;
Trường hợp dự án có nhiều thì căn cứ vào quyết định giao đất hoặc quyết định phê duyệt quy hoạch chi tiết xây dựng hoặc quyết định phê duyệt dự án đầu tư, lần lượt nêu tên các hạng mục công trình chính.
Ví dụ: Viện nghèo A1; Nhà máy chế biến gỗ.
Trường hợp rừng sản xuất là rừng trồng thì phải thể hiện “rừng sản xuất là rừng trồng”;
Nếu tài sản là cây lâu năm thì phải hiển thị tên của loại “cây lâu năm”.
Đặc điểm của bất động sản
Đặc điểm của tài sản được quy định tại Khoản 2 Điều 17 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.
Chủ sở hữu thứ nhất:
Theo quy định tại Các Khoản 2, 3 và Điều 4 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT, nội dung thông tin của chủ sở hữu lần lượt thể hiện tên, giấy tờ, địa chỉ của người đó;
Trường hợp chủ đầu tư đồng thời là người sử dụng đất thì phải thể hiện dòng chữ “Đồng thời là người sử dụng đất”.
Nếu tòa nhà chung cư được bán hoặc kết hợp với cho thuê để bán, khi đăng ký bán căn hộ đầu tiên phải thêm các thông tin sau: “Chủ sở hữu căn hộ có hướng dẫn chi tiết trong phần đăng ký căn hộ. ”。
Hình thức sở hữu thể hiện thông tin quy định tại Khoản 3 Điều 17 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT;
Thời hạn sở hữu thể hiện thông tin quy định tại Khoản 4 Điều 17 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT;
Chủ sở hữu thứ hai
Chỉ hiển thị trong trường hợp tài sản tại điểm 4.1 của Hướng dẫn này có nhiều hơn một chủ sở hữu;
Nội dung thông tin chủ sở hữu được hiển thị theo thứ tự chủ sở hữu đầu tiên của điểm c tại điểm c này;
Trường hợp tài sản có nhiều chủ sở hữu nhưng chưa xác định được tên của chủ sở hữu chung thì phải hiển thị thông tin của người đã xác định; tại điểm cuối cùng tại điểm 4.1 cho thấy: “Còn nhiều người khác cùng sở hữu tài sản nhưng chưa xác định được danh tính”.
3.4.2. Thuộc tính thứ hai
Đối với nhiều tài sản, thông tin được hiển thị dưới dạng thuộc tính đầu tiên tại điểm 4.1 của hướng dẫn này.
Nếu tại thời gian cấp giấy chứng nhận, thửa đất đó không có tài sản gắn liền với đất hoặc có tài sản gắn liền với đất nhưng người sử dụng đất (cũng là chủ sở hữu) chưa yêu cầu chứng minh quyền sử dụng đất. Trường hợp sở hữu tài sản hoặc xin giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản nhưng không đủ điều kiện chứng minh thì tài sản gắn liền với đất nêu trên phải có dấu hiệu “-/-“. Ví dụ: “Thuộc tính đầu tiên”.
3.5. Tình trạng pháp lý của quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất
Thời điểm nhận hồ sơ đăng ký lần đầu: Hiển thị ngày, năm đơn vị có thẩm quyền nhận hồ sơ đăng ký tài sản gắn liền với đất và đất hợp lệ lần đầu;
Thời gian đăng ký địa chính: Ngày, năm hiển thị thông tin đăng ký tài sản gắn liền với đất, đất mà đơn vị đăng ký nhập vào sổ địa chính;
Tài liệu về nguồn gốc sử dụng, quyền sở hữu: Được thể hiện theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 18 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT. Các tệp pháp lý được hiển thị phải được liên kết (thông qua liên kết) để quét bản ghi.
Chứng chỉ: Được thể hiện theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 18 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT. Số sê-ri phát hành chứng chỉ phải được liên kết (thông qua liên kết) đến bản sao của chứng chỉ.
Số thủ tục đăng ký: Hiển thị số thứ tự đơn đăng ký tài sản gắn liền với đất đai và đất đai quy định tại điểm b khoản 2 Điều 30 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT. Số tệp đăng ký phải được liên kết (có liên kết) đến tài liệu quét được quy định tại Khoản 4, Điều 23 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
3.6. Thay đổi sổ địa chính được cập nhật và giống như tiếp theo
Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất để hình thành lô đất mới, điền phần
“Chuyển đổi mục đích sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất” trên trang đăng ký lô đất trước khi tách thửa. . (chèn số lô đất tách biệt với lô đất cũ), theo số ứng dụng … (Điền mã hồ sơ đăng ký)”; thành lập trang đăng ký mới để đăng ký thửa đất mới tách biệt theo hướng dẫn tại các điểm 1, 2, 3, 4 và 5 của Hướng dẫn này và phần “Chuyển mục đích sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất”. “Hiển thị” của trang sách địa chính mới dựa trên số ứng dụng … (Mã hồ sơ đăng ký) tách biệt với số lô đất (chèn số lô đất trước khi tách ra)”.
Trường hợp chuyển nhượng quyền sử dụng đất đồng thời thực hiện tách thửa đất, phần “Chuyển đổi mục đích sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất” trên trang đăng ký thửa đất mới tách, điền vào phần “Nhận chuyển nhượng (thay đổi, thừa kế… ）… (Chèn tên và địa chỉ của người cấp phép); theo số ứng dụng … (Mã hồ sơ đăng ký) từ số lô đất… (Số lô đất trước khi chuyển nhượng quyền) được tách ra”; Hướng dẫn cách ghi trọn vẹn thông tin trên sổ địa chính điện tử và cách thay đổi địa chính.
Trường hợp lô đất là lô đất mới thì phải điền một phần
“Chuyển đổi mục đích sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất” trên trang đăng ký lô đất trước khi sáp nhập lô đất “Thay đổi quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất”. Theo số ứng dụng… (Chèn mã hồ sơ đăng ký)”; lập trang sách mới để đăng ký thửa đất mới theo hướng dẫn tại các điểm 1, 2, 3, 4, 5 của Hướng dẫn này và phần “Thay đổi mục đích sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất”. Đất “hiển thị” từ tổ hợp số lô đất… Theo số ứng dụng… (Mã hồ sơ đăng ký)”.
Trường hợp chấp nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hoặc hợp nhất quyền sử dụng đất trong khi đối chiếu lô đất, điền vào phần “Chấp nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, thừa kế、…… hoặc sáp nhập quyền sử dụng đất) và sáp nhập các lô đất, đến từ … Số lô đất… (Số lượng lô đất và quyền sử dụng đất được chèn vào) tên của người được cấp phép) theo số đơn… (Chèn mã đăng ký)”.
Trường hợp thửa đất chưa xây dựng mới để đăng ký thay đổi
Thì cập nhật thông tin mới trong nội dung tương ứng trên trang đăng ký thửa đất thay đổi, thay thế phần II của Hướng dẫn thông tin cũ quy định tại các điểm 1, 2, 3, 4, 5; phần “Thay đổi quyền sở hữu quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất” như sau:
Thời gian đăng ký: Hiển thị thông tin ngày và năm cập nhật, điều chỉnh thay đổi sổ địa chính.
Thay đổi nội dung và cơ sở pháp lý: Được thể hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 19 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
3.7. Đăng ký dịch vụ trong các căn hộ, văn phòng, cơ sở kinh doanh, chung cư
Tên tài sản
Hiển thị thông tin được quy định tại điểm a Khoản 6 Điều 17 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Thuộc về tòa nhà chung cư (nhà hỗn hợp)
Hiển thị thông tin được quy định tại điểm b Khoản 6 Điều 17 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Chủ sở hữu
Hiển thị thông tin được chỉ định trong phần IV của hướng dẫn sử dụng này.
Diện tích căn hộ
Theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều 17 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Hình thức sở hữu căn hộ
Theo quy định tại Điểm 06 Điều 17 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Vật dụng chung bên ngoài căn hộ
Theo quy định tại điểm e Khoản 6 Điều 17 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Ví dụ: Hành lang tầng 12; lối đi tầng 1; Phòng họp cộng đồng số 203 (100m), thang máy và các vật dụng khác theo hướng dẫn của pháp luật về nhà ở
Thời hạn sở hữu
Theo quy định tại điểm g Khoản 6 Điều 17 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.
Quyền sử dụng đất chung
Số lô đất: Hiển thị số lô đất nơi tòa nhà chung cư được đặt.
Số lượng hình ảnh: Hiển thị số bản đồ vị trí của lô đất trong tòa nhà chung cư;
Diện tích đất chung: là diện tích đất theo quyền sử dụng chung của chủ sở hữu căn hộ quy định trong hợp đồng mua bán nhà ở theo hướng dẫn của pháp luật; đơn vị được biểu thị là m2 (m²) và làm tròn đến một chữ số thập phân (01).
Tình trạng pháp lý của quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất
Hiển thị thông tin theo hướng dẫn tại Mục 5, Phần II của Hướng dẫn này.
Cập nhật và điều chỉnh thay đổi sổ địa chính
Việc thay đổi quyền sử dụng đất được thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 6 Điều 2 Của Hướng dẫn này.