Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký số điện tử, có tác dụng tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký. Tuy nhiên lại có nhiều người chưa hiểu rõ về vấn đề này. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu các thông tin về cách sử dụng chữ ký số cá nhân thông qua nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này !.
cách sử dụng chữ ký số cá nhân
1. Chữ ký số cá nhân là gì?
Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký số điện tử, có tác dụng tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Chữ ký số cá nhân được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong các trường hợp sau:
- Ký các văn bản, tài liệu điện tử như: hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn,…
- Tham gia các giao dịch trực tuyến: kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến,…
Để được phép sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị gửi tới chữ ký số.
Nội dung thể hiện trên chữ ký số cá nhân bao gồm:
- Tên của cá nhân là chủ thể của chứng thư số đó;
- Tên công ty gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số;
2. Các đối tượng được sử dụng chữ ký số cá nhân trong tổ chức
Mọi công dân Việt Nam có nhu cầu sử dụng chữ ký số đều có thể đăng ký với đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số và sử dụng tương đương với chữ ký tay của mình.
Các đối tượng cụ thể cần sử dụng chữ ký số cá nhân trong doanh nghiệp là: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán,…
3. Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân
Căn cứ vào Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT quy định như sau:
- Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị gửi tới đã được cấp phép thì sẽ có hiệu lực tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó;
- Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu có giá trị như văn bản giấy được lý tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu;
4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân
4.1. Giảm thiểu chi phí hành chính
Nếu như việc in ấn và lưu trữ tài liệu giấy sẽ tốn một khoản chi phí, thậm chí không hề nhỏ thì việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được những khoản chi phí không cần thiết.
4.2. Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ
Việc chuyển văn bản giấy giữa các phòng ban trong công ty, hoặc giữa các cá nhân, đối tác bên ngoài doanh nghiệp sẽ gây ra mất thời gian và phải chờ đợi. Việc ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp bạn cùng doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ chỉ với một thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.
4.3. Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng
Nếu như chữ ký tay cần phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì chữ ký số sẽ giúp người dùng thuận tiện xem tài liệu trên máy tính/điện thoại và ký số trực tiếp trên đó. Việc sử dụng chữ ký số cá nhân cũng giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu, tránh làm thất lạc hồ sơ khi mọi văn bản đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
4.4. Ký duyệt mọi lúc mọi nơi
Thay vì chỉ có thể ký văn bản trực tiếp tại văn phòng trong giờ hành chính thì người dùng chữ ký số cá nhân hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu chỉ với thiết bị chữ ký số.
5. Hướng dẫn cách đăng ký và sử dụng chữ ký số cá nhân trong tổ chức
- Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token
Để nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token, người dùng liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị gửi tới.
- Bước 2: Nhà gửi tới kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân;
- Bước 3: Cài đặt và kích hoạt USB Token sau khi hồ sơ đăng ký được nhà gửi tới thẩm định thành công.
- Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế. Người dùng sử dụng thành công chữ ký số sau khi trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia trả lại kết quả xác nhận với đơn vị thuế.
6. Tiêu chí chọn chữ ký số cá nhân từ nhà gửi tới
Doanh nghiệp khi lựa chọn chữ ký số cá nhân cần đảm bảo những tiêu chí sau đây:
- Chữ ký số đảm bảo tính bảo mật – an toàn tránh tình trạng giả mạo chữ ký;
- Tìm nhà gửi tới uy tín trên thị trường, tránh để xảy ra rủi ro khi chữ ký gặp lỗi không được hỗ trợ;
- Phần mềm có tích hợp với các hệ sinh thái phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, khai thuế,…
Trên đây là một số thông tin về cách sử dụng chữ ký số cá nhân. Hy vọng với những thông tin LVN Group đã gửi tới sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật LVN Group, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.