Cách phát hành hóa đơn điện tử qua mạng thế nào? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì để phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Cùng Luật LVN Group nghiên cứu về Phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC qua nội dung trình bày bên dưới.
Phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo điều 3, Thông Tư 32/2011/TT-BTC khái niệm về hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
Theo quy định của Chính phủ, Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020. Căn cứ tại Khoản 3, Điều 59 quy định:
“Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2023.”
Theo đó, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện không phải từ ngày 1/11/2020 như trước, mà thay vào đó các doanh nghiệp có thời gian để chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
2. Cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng chứng từ điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Trước đây: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến đơn vị Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Từ ngày 12/6/2017: Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Quy định về thông báo phát hành hóa đơn mới nhất
Cách phát hành/đăng ký hóa đơn điện tử gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, đơn vị Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày công tác kể từ ngày nhận được Thông báo, đơn vị thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”
3. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng?
“Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành chứng từ điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn”.
2.2 Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế
Tất cả hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế theo Thông tư 32/2011/TT-BTC gồm 3 mẫu dưới đây:
Quyết định sử dụng chứng từ điện tử (Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Thông báo phát hành chứng từ điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể trực tiếp kê khai trên phần mềm. Sau đó ký số vào hồ sơ và tải về máy tính để nộp cho đơn vị thuế qua cách thức trực tiếp hoặc nộp online. Nhiều đơn vị thuế khuyến khích doanh nghiệp nộp hồ sơ online để tiết kiệm thời gian, công sức và dễ quản lý.
4. Các bước đăng ký sử dụng HĐĐT với đơn vị thuế
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với đơn vị thuê như sau:
Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn.
Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử.
Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử trên bản thử nghiệm.
Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 4: Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị thuế.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm 3 bước dưới đây:
Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn trên HTTK
Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)
Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”.
Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn (Sử dụng trình duyệt Internet Explorer ). Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.
Tiếp đó, Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.
Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành chứng từ điện tử.
Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục
Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”
Việc nộp thông báo phát hành chứng từ điện tử giống như việc bạn nộp Tờ khai thuế GTGT
Bước 3: Nộp hóa đơn, mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành bản word qua mạng
Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành chứng từ điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in gửi tới và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà đơn vị Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.
+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn
– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong.
Trên đây là các quy định về Phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC Luật LVN Group xin gửi đến các bạn đọc, hi vọng đây sẽ là những kiến thức hữu ích dành cho các bạn đang quan tâm đến vấn đề này. Trong quá trình nghiên cứu nếu có câu hỏi cần được hỗ trợ vui lòng liên hệ website hoặc hotline công ty Luật LVN Group để được trả lời !!