Thông tư 32/2011/TT-BTC Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng chứng từ điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Trong nội dung trình bày này cùng Luật LVN Group nghiên cứu Sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC ngay nào.
Sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC
1. Khái niệm về hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011
Thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành ngày 14/03/2011, có hiệu lực vào ngày 01/05/2011 quy định rõ:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
Tất cả những loại hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng sau đó được xử lý, lưu truyền hoặc được lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử thì không được coi là hóa đơn điện tử.
2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011
Thông tư số 32/2011/TT-BTC áp dụng đối với các đối tượng sau:
Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Các tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử.
Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011
Nguyên tắc sử dụng theo Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử
Người bán sử dụng hóa đơn điện tử phải:
Thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử.
Thông báo rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua: truyền trực tiếp hay gián tiếp.
4. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011
Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp trước khi được khởi tạo phải đáp ứng các điều kiện sau:
Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với đơn vị thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.
Có địa điểm và cơ sở vật chất, hạ tầng đáp ứng cho việc sử dụng và lưu trữ chứng từ điện tử.
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ và khả năng tương xứng.
Có chữ ký điện tử theo hướng dẫn của pháp luật.
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán theo thời gian thực khi lập hóa đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
Điều kiện của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011
Tổ chức trung gian khi muốn gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử thì cần thỏa mãn các điều kiện sau:
Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử phù hợp với quy định.
Đã triển khai hệ thống gửi tới giải pháp công nghệ thông tin phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức.
Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo.
Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các cách thức tấn công trên môi trường mạng.
Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu.
Có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu.
Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống.
Định kỳ 6 tháng một lần, phải có văn bản báo cáo đơn vị thuế.
5. Nội dung của hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011
Hóa đơn điện tử bắt buộc phải có trọn vẹn các nội dung sau:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng:
Ngoài dòng đơn giá không có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký điện tử của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
Chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt và có thể ghi thêm phần phiên dịch bằng tiếng Anh.
Trong trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán, ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn xuất khẩu là tiếng Anh.
6. Quy định về khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử
Khởi tạo hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử
Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập trọn vẹn các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền trước khi bán hàng. Việc khởi tạo hóa đơn điện tử phải làm theo hướng dẫn của pháp luật.
Trước khi khởi tạo, đơn vị phải thông báo cho đơn vị thuế bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử và chịu trách nhiệm về quyết định này.
Phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập “ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng” gửi đơn vị thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử làm theo Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử, hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử.
Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều cách thức hóa đơn khác nhau và phải thực hiện thông báo phát hành từng cách thức hóa đơn theo hướng dẫn.
Lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011
Các cách thức lập hóa đơn điện tử:
Người bán tự lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán.
Người bán sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử.
Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập theo Thông tư 32/2011
Đối với mỗi trường hợp hóa đơn bị sai thông tin thì sẽ có các cách xử lý hóa đơn điện tử sai khác nhau.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập ra và gửi cho người mua, nhưng bên gửi tới (chưa thực hiện giao hàng hóa dịch vụ, hoặc chưa kê khai thuế) phát hiện sai sót, hóa đơn đã lập ra có thể được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
Trong trường hợp mọi thủ tục mua bán, giao hàng, lập hóa đơn và kê khai thuế đều đã hoàn tất, sau đó mới phát hiện ra sai sót, 2 bên bán và mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên, ghi trọn vẹn chi tiết sai sót và tiến hành lập hóa đơn mới chính xác.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử được gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử theo đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của đơn vị thuế.
Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử
Sau khi lập, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
Có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
Được lưu trữ trong chính khuôn dạng được khởi tạo/gửi/nhận, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó.
Được lưu trữ sao cho người dùng có thể xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận chứng từ điện tử.
Biên bản hủy hóa đơn
Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng: hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo hướng dẫn của Luật Kế toán thì được phép tiêu hủy.
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định 51 hóa đơn điện tử của Chính phủ và Thông tư 39 về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính.
Trên đây là các quy định về Sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC Luật LVN Group xin gửi đến các bạn đọc, hi vọng đây sẽ là những kiến thức hữu ích dành cho các bạn đang quan tâm đến vấn đề này. Trong quá trình nghiên cứu nếu có câu hỏi cần được hỗ trợ vui lòng liên hệ website hoặc hotline công ty Luật LVN Group để được trả lời !!